常見公文寫作中存在的問題

劉哲

【摘要】：公文寫作，通常是指文件的擬稿工作，它是一個企業或者機關制定文件的重要環節。所以，公文寫作質量的好與壞，將會直接影響到企業或者機關的工作質量，本文就將針對公文寫作中容易出現的問題進行詳細的分析，希望有關單位引以為戒，在今后的工作中，盡量減少這些方面的失誤出現。

【關鍵詞】：公文寫作;問題;規范

公文寫作，是指公務文書的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。現代公文，主要指黨政機關在實施領導和行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是進行領導管理和公務活動的重要工具。也泛指各級各類機關、社會團體、企事業單位制訂、使用的公務文書。

1.公文的分類

公文按性質可分為通用公文和專用公文兩大類。

1.1通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文;按流通來源分為收進公文、外發公文和內部公文;按作者性質分為黨內公文、行政公文和社會團體公文;按發文性質分為問文和復文;按內容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文;按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文;按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文;按特點和作用分為規范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務公文。根據2012年7月1日開始實施的《黨政機關公文處理工作條例》規定，行政公文種類包括以下15種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、紀要、公報、決議。事務公文包括：計劃、總結、調查報告、領導講話稿、典型材料等。

1.2專用公文指具有專門職能的機關在專門的領域中形成、使用的書面材料，具有專指內容、特定格式。主要包括：財經文書（市場調查報告、經濟合同）、司法文書（起訴書、判決書、筆錄）、外交文書（國書、照會、護照、條約）及軍用文書等。

2.公文寫作中容易出現的問題

在公文寫作中，存在一些不夠規范、不合要求的問題。它影響公文的質量，有時還延誤工作，主要表現在以下幾方面：

2.1主報單位不明確。

在現行“請示”公文中，經常出現主報單位不明確的情況，其中，主報單位有兩個及兩個以上的，有主報單位既報單位又報個人的，等等。由于主報單位不明確，往往該辦的單位沒有辦，或兩個單位一起辦，結果既造成時間的浪費，又延誤問題的解決。筆者認為，主報單位是指發文單位主要報送的單位，它負責審批或答復發文單位的請示或報告。“請示”的主報單位只應有一個，不應多頭主報，以便受文單位及時處理。且“請示”件一般不應報送領導者個人。

2.2行文時“黨政不分”。

由于行文“黨政不分”，把屬于政府部門的事向上級黨委部門請示，黨委部門只好轉送政府部門，而政府部門則認為是向黨委部門的請示，便擱置不問;也有以行政名義直接向黨委行文、請示工作。在這類文件中，有些事項是屬于黨委管的，以行政名義向黨委行文，就違背行文關系，黨委也不便處理。因此，筆者認為，凡是屬于行政部門的事，應直接向上級部門請示，如需要黨委部門知道，可用抄報形式。給黨委部門的請示，一定要以黨委（或黨組）的名義，主送機關與落款應是同一隸屬關系。當然，在實際工作中，也往往有一些黨政職權交叉的情況，需要黨政聯合發文，但這屬于少數。

2.3文字使用不當。

公文的文字，要求是嚴密的。然而，在撰寫公文時由于沒有準確地理解詞語的涵義或使用時缺乏認真的推敲而出現文字使用不當的現象也屢有發生。如文件中經常可以看到“二十一級以上”、“十八歲以下”等的說法，這里的“以上”、“以下”詞義界限不清，如“二十一級以上”，包括二十一級還是不包括二十一級;“十八歲以下”，包括十八歲還是不包括十八歲，難以理解。準確的寫法，應是：“二十一級和二十一級以上”、“十八歲和十八歲以下”。又如有個文件中說：“各單位在落實知識分子政策時，要嚴格按‘56號文件精神辦理。”這句話中的“56號文件”是哪個56號文件？交代不明確。因此，有必要寫明文件的發文機關、發文時間及發文的編號，或者具體引用文件的條文，力求使文件嚴密、準確。

2.4錯用漏用標點符號。

公文寫作中，標點符號的任何遺漏或誤用，都會給工作帶來不良影響，甚至產生嚴重后果。可是，它又常常不被人們所重視，致使公文中漏用標點符號的情況屢見不鮮。如某單位在下發的一個通知中有這樣一句話：“高中畢業生可由省招委負責分配500名初中畢業生由市招委負責分配”，這句話，要是在“500”名前加逗號，就說明這500名是指初中畢業生，要是把逗號放在“500”名后面，就是指高中畢業生了。這樣的逗號疏漏，致使收文單位捉摸不定，無所適從。可見，在公文寫作中，一個標點的疏忽，都會貽誤工作。

2.5公文落款的年月日不全不規范。

如某年一月一日寫成“1/元”或“1/1”，有的只署月日無年份，有的不署年月日或只署*月或*日，等等。公文落款日期寫得不全不規范，將對日后查準留下麻煩。如上述落款日期的寫法，外人要辨明它是哪年就十分困難。建議撰寫公文的同志，一定要多多注意提筆落款嚴謹，寫時間應寫具體的年月日，切忌用“分子式”的寫法，以免給工作帶來不便。

3.結語

本文只針對公文寫作中常見的一些問題進行了膚淺的分析，并沒有做到深層次的分析探討，所以，還希望我國各企業或機關單位針對于從事公文寫作的相關同事，加大對這方面的深入研究，以此為我國的公文寫作方面，提供一份詳細而又準確的參考資料。

參考文獻：

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[2]許華君. ?公文寫作常見的問題和解決辦法[J]. 辦公室業務. 2015（08）

[3]馬淑杰. ?如何有效提高公文寫作水平[J]. 寫作（上旬刊）. 2016（03）