國際會議的財務運行管理

馬昆齡

摘 要：財務運行管理是國際會議能夠順利完成的重要保證。財政部于 2015年 7月 30日發布《在華舉辦國際會議經費管理辦法》，對在華舉辦國際會議的收入、支出等費用管理做出了新的規定。依據財政部的新規定，結合參加國際會議財務運行管理方面的工作經驗，對于國際會議財務預決算及會議過程的財務管理進行了探討，為相關財務人員提供參考。

關鍵詞：國際會議；預算；決算；財務管理

中圖分類號：F233；F713.83 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）20-0134-03

國際會議是指經由相關外事管理部門批準、在國內舉辦的有其他國籍人員參加的會議。為保證國際會議能夠順利舉行，必須加強財務的運行管理。筆者從財務預算、結算和會議過程管理等幾個方面，對國際會議的財務運行管理方式和內容進行探討。

一、國際學術會議的財務預算工作

預算對于會議財務管理是至關重要的，因為估算出會議總收入、總支出的金額，就能預知最終的盈虧。預算的結果應該是收入大于支出，否則就要調整預算中的支出金額或者努力尋找其他會議收入來源，以保證會議不出現虧損。

（一）收入部分

1.會議注冊費

注冊費是會議最主要的收入，是決定會議能否做到收支平衡的重要因素，對它的定價至關重要，定低了必然虧損，定高了就有可能減少參會代表的數量。

國際會議的注冊費主要包括代表注冊費和陪同人員注冊費兩大類型。陪同人員交納的注冊費通常僅為代表注冊費的一半或更少，這要視注冊費中所包含的項目而定。

會議組織者希望盡可能早掌握會議的盈虧程度，所以鼓勵會議代表提前注冊、提前交納注冊費。為此可以設置一個截止日期，在這個日期之前注冊的代表，其注冊費可適當減少。

2.贊助費

當估計會議注冊費的總收入不夠支出時，要想增加收入的辦法使會議的財務預算達到平衡，首先考慮的是尋求贊助商，其次是政府部門的補助、基金贊助或私人贊助。

3.中央財政拔款收入是指在無會議注冊費收入、贊助費以及國際組織專項資助，或者已有收入但不足以彌補會議支出時，中央財政對國際會議的補助。

4.飯店優惠傭金

飯店接待會議代表時會在各方面給會議提供一些優惠條件，給組織者一定比例的返還。

5.旅游與展覽收入

來參加國際會議的人員大部分來自國外及外省市，如果在會議之余聯系當地的旅行社安排幾天自費、自愿參加的可了解當地人文歷史的旅游項目，這也是頗受歡迎的。這是和會議內容完全不相關的另一項活動。如果組織成規模了，不但是為參會者提供另外的增值服務，還可從旅行社拿取傭金。另外，會議過程中還可招商，請相關行業或公司做展覽、展示也可以增加會議收入。

（二）支出部分

根據財政部財行（2015）371號文件《在華舉辦國際會議經費管理辦法》的要求，筆者以表格的形式整理出國際會議的各支出項，給財務人員計算預算數和結算數提供便利。

按以上表1與表2相減編制會議預算，還要在預算中加入預算總支出約10%的資金備用，以防一些不可預料的事件發生。如果預算總結中收入大于支出則可；反之，則要進行調整。

二、國際會議的財務結算工作

財務結算是國際會議所有后續工作中最重要的一環。下面就針對核算各項收入支出時可能出現的諸多復雜情況加以分析說明。

（一）收入部分

1.注冊費

注冊費是國際會議最主要的收入，雖然在會前幾個月這項核算工作就開始了，但是由于國際會議的注冊費有時即使到了會議快結束時有些采用銀行轉賬或以匯票托收方式交納的仍沒有到賬，這時就不得不讓這些會議代表現場再交納一次費用。當收到這些遲交的注冊費時，應及時將費用退還。這是很細致和復雜的工作，一般需要約2個月的時間才能最后完成。

2.企業贊助費

企業贊助費是國際會議的第二項主要收入，通常贊助企業都會按承諾付款。但一些跨國公司的贊助款就不一定及時到賬。這樣，會議就不能如期完成結算工作，會議組織者須安排專門人員落實這項工作。

3.住房傭金

住房的傭金要根據不同的飯店和房型逐間計算。

4.旅游費用

會議在組織旅游活動時常常規劃幾個不同的路線來滿足參會者的需要，也允許他們隨時更換取消已選路線，可見，結算旅游費用也不是簡單的工作。

5.其他收入

國際會議還可能有其他收入。例如，不交注冊費的陪同人員要參加會議的宴會等活動、有些在會議現場出售的會議論文集、紀念品，等等。

（二）支出部分

國際會議通常是在會議結束后才開始支付各項費用。會議的各項活動在會前都必須與服務機構簽訂嚴格的包括付款金額和付款方式的合同，在前文提到的支出各項如果是據實核算還算比較簡單，但以下幾點在計算支出項目時要特別注意。

1.向國外機構組織付款

如果國際會議的論文集的編輯印刷和某些活動是委托國外機構完成的，則一般步驟如下：向國外機構支付外匯要經過嚴格的審核（因為我國是外匯管制國家），通常需要向會議組織提供一份付款憑證，憑證上面要寫明機構的名稱、付款的項目和金額；財務人員要給當地有關政府主管部門提交申請報告和這份付款憑證，經審核批準后才能通過銀行辦理匯款手續。

2.退款

有些會議代表交納了各項費用，但沒能如期前來，組委會就要按政策向代表退款。在會議結束前要盡早辦理完退款手續，因為它關系到組織者的信譽和國家形象問題。

3.設備租用費

會議組織者是否能如期支付給設備使用費主要依據會議期間設備公司服務人員的工作和設備的質量。有些設備公司為會議提供的設備陳舊老化、運算速度慢，在使用時經常出現如死機等故障，嚴重干擾會議的正常進行，會議組織者可以向這樣的設備公司提出索賠。

4.餐飲費

在任何一個國際會議中，餐飲費都是很大的支出，如果出現會議代表在宴會后產生腹瀉和嘔吐的現象，就不能按合同規定付款，要求提供餐飲的服務方承擔一定的經濟賠償責任以支付當事人的醫療賠償等款項。

5.工作人員勞務費

國際會議大多數工作人員都是兼職人員，因此，不管會議盈利還是虧損，會議組織者都要給這些工作人員一些勞務補助，并要為每位工作人員代繳個人所得稅。

三、 國際會議進行過程中的財務管理

在會議進行中，把財務信息納入計算機管理，利用相關軟件，達到每個人、每筆賬、每類收入、每類支出都納入統一管理，做到查詢便利又計算準確。收繳費用時，按各種匯款類型及現場的支票、刷卡、現金分類等及時整理計算。在工作流程中優化管理，提高效率。收款后，要及時開據發票，有些不需要發票的國外來賓，也要按財經紀律給他們開正式發票，保證每筆款項及時入賬。

雖然國際會議的財務工作分預算、結算等步驟，但在預算階段就要把控好各種收支因素，在保證質量的前提下節約開支；同時，把該收的錢足額收上來，把財務工作作為貫穿整個會議進程的一條主線，使這項工作在經濟上有所收益，從而為后續事業的發展做資金上的積累。

參考文獻：

[1] 財政部.《在華舉辦國際會議經費管理辦法》財行，〔2015〕371號.

[2] 武少源.國際會議的財務預算[J].中國會展， 2008，（5）.

[3] 武少源.國際會議的財務結算[J].中國會展，2008，（17）.

[4] 賈奇，徐瑾瑜.淺談在華國際會議費用的模板式管理與會計審核[J].會計師， 2014，（2）.