探究人事檔案管理中存在的問題及對策

賀娟

【摘要】作為選拔人才的主要信息來源，人事檔案作為人才信息的載體，是企事業單位選擇員工的重要工具。運用科學的管理方式去對人事檔案進行管理、對人才資源的開發和利用起著關鍵的作用。本文著重探究了人事檔案管理中存在的問題及對策。

【關鍵詞】人事檔案；管理；問題及對策

人事檔案記錄著個人實踐經歷，真實地反映出個人的工作能力、業務表現、思想個性、社會關系等諸多文字信息。作為人事管理工作的關鍵性部分，人事檔案為單位發掘人才，管理人才提供了關鍵的信息。人事檔案管理工作的專業性、保密性都非常強，如何充分發揮出人事檔案作為信息載體的優勢相當重要。隨著社會建設進步的加速，經濟發展的逐步加快，各單位人員流動性越來越強，原本的人事檔案管理系統就逐步顯示出一系列的問題。

一、人事檔案管理系統中存在的不足

人事檔案反映著求職者的詳細個人信息，對單位尋求員工起著關鍵性的作用。當前人事檔案存在著諸多不足，勢必影響著人力資源的開發以及人力資源的利用。其中存在著幾個比較明顯的問題，如某些單位人事部員工對人事檔案管理工作沒有起到足夠的認識；部分單位人事檔案管理人員在檔案交接時隨意應付了事，管理水平低下；部分單位人事檔案管理手段較為落后，對檔案的利用率低下。

1.對人事檔案管理工作認識上的不足。單位的人事部管理人員對人事檔案管理工作沒有起到足夠的重視。這樣的現象是比較普遍的，對人事檔案管理的工作普遍認為是保存性質的工作，缺乏人事檔案管理的根本性認知，他們認為的人事檔案管理就像是倉庫管理員一樣只要負責到檔案的不丟失、不外泄，能夠做到查檔，調用就足夠了。大部分人事管理人員就是有著這樣的錯誤的思想，忽視了人事檔案管理工作的重要性和本質意義，消極倦怠。對檔案管理工作絲毫沒有計劃性的安排，在檔案保管方面的所需要的硬件設備上不維護、不更新。導致很多檔案室設備條件差，環境潮濕，甚至出現沒有專用的檔案室保管人事檔案。

2.人事檔案交接體系不健全。部分單位人事檔案管理人員很多情況下并不是專職的，他們更多的負責工資福利、考核考勤、招聘等其他一系列工作，對檔案管理方面并不專業，所以在檔案交接時隨意應付了事。當人事檔案管理人員發生崗位上的調動時檔案交接上手續不健全，不簽字、不檢查已經成為了交接任務的常態。最后致使人事檔案的數量出現問題后找不到責任人等諸多情況。這都是對于檔案管理上的硬件設備沒有產生重視，對人事檔案的管理人員沒有進行專業的培訓造成的。身兼數職的人事檔案管理人員在顧忌其他工作時往往忽略了檔案管理工作，人事檔案的歸檔不及時，信息材料的更新不及時，最后導致人事檔案不能夠真實準確的提現出本人的真實情況，失去的人事檔案的本質意義。

3.檔案的管理手段落后，檔案利用率低下。部分單位人事檔案管理手段較為落后，依然采用老舊的檔案柜，這樣不僅占用比較大的空間，對檔案的查找、調用也將比較繁瑣，頗為浪費時間。對人事檔案的利用率低下根本原因還是由于人事檔案管理上依舊是重在保存、保密，以及很少利用的階段。對人事檔案資源的開發服務以及利用范圍都顯得不足，人事檔案不僅僅能提供簡歷、職稱等基本信息，對單位發現以及選舉人才的工作提供決策性信息的作用不能夠很好的利用出來。

二、解決人事檔案管理上存在問題的對策

其中最關鍵的問題就是改變對人事檔案管理工作的認識，從觀念上發生改變，提高對人事檔案管理工作的重視度。然后完善人事檔案交接體系，有專業水平的人事檔案管理人員負責檔案的管理工作。最后要建立信息化人事檔案管理手段，運用科學的管理方式，才能更好的發揮出檔案的價值。

1.對人事檔案管理工作認知上的改變。更新人事檔案管理者的觀念，對檔案工作起到足夠的重視，樹立具有主動性的服務意識。對檔案管理人員要有系統的培養，專人專職，掌握科學的管理方法和手段。對檔案管理人員的綜合素質要有所要求，不能再被動地管理檔案，確保檔案的真實性和準確性。

2.檔案制度的完善。建立完整的檔案交接體系，做到該檢查的檢查，該簽字的簽字，出現錯誤能夠及時查找到相關負責人。并且檔案管理上要有專人負責，建立信息化管理制度，對檔案的收集歸檔、提取調用的管理制度要嚴格要求，防止出現差錯和紕漏。為人力資源的開發提供更加真實有效的信息。

3.建立信息化人事檔案管理手段。當今計算機技術飛速發展，實現人事檔案的信息化管理是一個大的趨勢，也是社會進步的客觀需求。對人事檔案管理工作進行信息網絡化的管理，不僅能夠極大的提高人事檔案信息檢索的工作效率，也將降低人為性的差錯，方便了檔案管理者及時查找、更新檔案信息，為人事決策上提供了更加準確、真實可靠的信息。

三、結束語

為了讓人事檔案工作充分發揮作用，需要更進一步的學習和創新，緊緊跟隨科學發展的步伐，采用科學的人事檔案管理方式，實現人事檔案的實際利用價值，為人事檔案管理提供更加優化的方案。

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