芻議中外合資合作經營企業檔案管理的特點

徐春梅

摘 要：隨著社會的繁榮發展，在合資企業的經營模式發展上也比較突出，中外合資經營過程中的檔案管理是重要的管理內容。由于是中外合資的企業，所以在經營企業的檔案管理特征上也比較鮮明，基于此，本文主要就檔案形成的特征以及檔案組織的特征進行分析，然后就中外合資經營企業的檔案管理特征和具體的管理策略加以深入探究，希望此次理論研究對實際的檔案管理有著積極作用。

關鍵詞：中外合資；檔案管理；特征

中外合資經營企業是為能夠擴大國際經濟合作以及技術交流，允許外國的公司企業以及經濟組織、個人等，按照平等互利的原則并經政府批準在國內和中國的企業公司等進行的合作。在改革開放三十多年來，吸收外資的工作作為基本國策的一個構成，中外合資經營就是比較好的模式，在這一過程中檔案形成的背景相對比較復雜化，并有著諸多的環節，所以在發展中就會有比較鮮明的特點。

1 檔案形成的特征以及檔案組織的特征分析

1.1 檔案形成的特征分析

檔案形成的特征層面，在內容上外商投資企業檔案就有企業創建階段形成的文件，以及經營管理和生產技術活動形成的文件等。外商投資企業都是屬于跨國公司，所以在轉讓技術材料的形成者的復雜特點就相對比較突出。首先是外方所提供的文件材料有著比較多樣的形式，在提供的圖樣上主要是PDF格式的光盤，也有著底圖以及文字材料等，同時還有多種系統軟件。這些材料文件的材質以及規格層面都有著比較大的差別。

另外，在材料文件的來源多樣性上比較突出，由于國別比較多合作商遍布，所以在形成文件材料的國家也比較多。這些方面的特征對實際的檔案管理有著很高的要求，管理的程序也就會比較多。

1.2 檔案組織的特征分析

首先，檔案收集的來源較為廣泛。外商投資企業檔案材料的渠道來源較為廣泛，且檔案資料所涉及的范圍也較寬廣，導致檔案收集需要花費大量的人力和物力，檔案收集和整理工作較為煩瑣，困難重重。這與我國國內的檔案收集方式不同。我國多數企業以及科技文件材料等保存形式都有著成套性的特征，但是合資企業在管理方式和成套管理的原則上與我們國家有著很大的區別，他們所引進的技術檔案材料中，檔案的編號以及排列缺乏相連性和成套性。

再者，中外合資經營企業對檔案管理人員的工作要求相對較高。由于檔案的內容所涉及的行業，以及專業類別，會由于外商投資企業的因素存在著多樣性和復雜性等因素導致檔案管理的要求提高。外商投資企業對高額利潤的追求目標，使得組織結構設置以及人員配合的高效性方面也有著高要求。

2 中外合資經營企業的檔案管理特征與具體的管理策略

2.1 中外合資經營企業的檔案管理特征分析

對于中外合資經營企業的檔案管理特征也是體現在多方面的，其中在法律性的文件以及涉外性的文件比較多，中外合資企業的各方權益以及經營生產方式都是在合同下簽署規定的。所以一旦遇到法律糾紛就會通過法律性的文件規定來實施解決。管理過程中是堅持以我國檔案法為準則進行展開的。要能夠嚴格遵守以及貫徹中國人民共和國檔案法的相關規章制度，外資企業也要能夠在這一法律的學習以及宣傳和培訓層面進行加強，在相關的法律認識上能夠深化。

先進性是中外合資經營企業檔案管理的又一突出特征，具體表現為：其檔案的形成時間領先于其他類型的企業；項目洽談到合約簽訂過程中所產生的一系列文件材料的歸檔時間明顯先于其他企業；此外，還有部分的材料檔案在歸檔之后會成為合資企業最先產生的檔案。另外，多元性也是檔案管理的特征之一，具體體現為檔案來源的多元性以及文書檔案形式的多元性。

再有，就是檔案管理的實用性特征，在這一方面主要體現在檔案在企業經營活動中所發揮的依據性作用，在維護合資者合法權益上有著法律效益，這成為了組織以及檢驗企業工作的必要依據。

2.2 中外合資經營企業的檔案具體的管理策略

對中外合資經營企業的檔案管理進行有效優化，要從多層面進行措施的實施，在管理層面要能得到強化管理，并要能將合資企業歸入到檔案監督指導的范圍當中；在管理職能上進行明確化，并要能夠建立必要管理體制，不能無序和隨意地建立檔案管理，要把建立檔案管理機構以及管理制度雙管齊下，參照國內企業檔案工作機構的設置方法實施靈活性的設置。然后制定檔案管理的有效標準，進而來避免由于標準的不同造成管理上的混亂問題發生。

再者，對中外合資經營的檔案管理要在宣傳上加強提高認識，對檔案的管理要能主動了解及掌握多樣化的信息，并要能和外經委的相關部門進行密切的配合。要能讓更多的人以及中外企業的領導干部加強檔案管理的意識，在領導的帶頭下將檔案管理工作得到有效完善。在實際的管理過程中要能因地制宜一起分類指導，對各部門的管理要能得到分散管理。

另外，要能對中外合作經營企業的檔案管理辦法得到規范化，并要能夠在檔案管理的業務建設層面得到有效強化。對文件材料的收集整理以及分類立卷等具體辦法的實施要細致，在方法的應用上也要能夠靈活的變通，為能夠適應保密工作的需要，針對一些比較特殊性的文件材料要采取特殊的方法進行管理。

檔案的管理過程中要加強檔案管理人員的培訓工作，能夠通過專業化的培訓方式加強檔案管理水平。建立中外合資企業相適應的檔案管理形式，在檔案管理上既要能夠統一化，也要能夠分散化進行管理，這樣才能將檔案工作的作用得到充分發揮。

3 結語

總而言之，對于中外合作經營企業的檔案管理過程中，要能通過多種管理方法并用的形式，針對性的加以實施。只有從實際出發才能夠發揮中外合作經營企業的檔案管理工作的良好作用，也才能夠保障中外企業的合作效率提升。此次主要從中外合資企業經營檔案管理的特征及具體管理方法進行了簡要分析，希望能對實際檔案管理有所啟發。

參考文獻：

[1]覃靜.院校學生檔案管理的問題與改革[J].大眾科技，2014（03）.

[2]姜丹洋.淺談企業檔案對企業文化建設的作用[J].經營管理者，2013（23）.

[3]秦燕.檔案保密管理探微[J].安徽電氣工程職業技術學院學報，2013（02）.

[4]陳琬.信息技術與檔案利用服務模式的創新[J].辦公室業務，2013（03）.

[5]張靜.淺談企業檔案對企業文化建設的作用[J].經濟研究導刊，2013（01）.