信息化背景下成教學(xué)籍管理系統(tǒng)建設(shè)初探

周晶晶

摘要：隨著我國成人高等教育的迅速發(fā)展以及杭州市總工會資助千人上大學(xué)計劃，我校成教學(xué)生數(shù)量逐年遞增，于是加強學(xué)籍管理促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高顯得尤其重要。本文通過對我校成教學(xué)籍管理現(xiàn)實狀況的總結(jié)，提出了加強學(xué)籍管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的幾點意見。

關(guān)鍵詞：信息化；成人教育；學(xué)籍管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）13-0008-02

隨著終身教育理念的不斷深入以及21世紀(jì)初高等教育大眾化的不斷推進(jìn)，成人教育被確認(rèn)為傳統(tǒng)的學(xué)校教育向終身教育發(fā)展的一種新型的教育制度，已成為終身教育體系中不可或缺的重要組成部分。成教的發(fā)展和辦學(xué)形式的多樣化，教務(wù)管理工作與管理模式、管理水平和管理設(shè)施之間的矛盾日益突出，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，高效地開展成人教育教務(wù)管理是解決這些矛盾的最佳途徑之一。

一、研究背景與現(xiàn)狀

高校成人高等教育的學(xué)籍管理工作是一項即具體細(xì)致又繁瑣事務(wù)性很強的工作，是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。近些年本校的成人教育在市總工會“資助千人上大學(xué)”計劃的推動下，招生規(guī)模逐年增長、校外開辟的教學(xué)站點不斷增多，從之前的各地工會培訓(xùn)學(xué)校到給企業(yè)送教上門，先后在杭汽輪、廣汽吉奧、珀萊雅等大型企業(yè)開展成人高等教育提高企業(yè)職工學(xué)歷水平和素質(zhì)，本校有校外教學(xué)點21個，遍布在全省各地。我校成教教學(xué)點的學(xué)生數(shù)量急劇增加，有關(guān)學(xué)生的各種信息量也成倍增加，若還是利用手工操作方法，不僅容易出錯，還增加了人工成本，因此必須依靠現(xiàn)代信息化技術(shù)，通過對學(xué)籍檔案的信息化管理，可以做到信息的規(guī)范管理、科學(xué)統(tǒng)計和快速的查詢，從而減少管理方面的工作量、人為錯誤以及時間成本。

目前成教學(xué)籍管理系統(tǒng)也出現(xiàn)了不同層次的各類系統(tǒng)，成教學(xué)籍管理方面也從單純的錄入、查詢、統(tǒng)計發(fā)展為有一定綜合處理能力的完整管理平臺。但是，所有這些引進(jìn)與建設(shè)并沒有打破以往的學(xué)籍管理模式：各部門之間成績的傳遞、教師排課、成績登分表、學(xué)號編排、查閱成績等依舊還是人工或者QQ完成，所謂用計算機僅僅是利用excel來單機輸入記錄而已，本校的學(xué)籍管理只能獨立完成自己的工作任務(wù)，這種半手工操作，電腦單機化的學(xué)籍管理系統(tǒng)已經(jīng)很難適應(yīng)我校成人教育發(fā)展的要求，借助校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來構(gòu)建一個成教學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，合理地利用因特網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)資源和跨平臺數(shù)據(jù)訪問能力，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各種教務(wù)、教學(xué)信息的共享與交流。

成教學(xué)生的學(xué)習(xí)特點和普通高校全日制學(xué)生不一樣，他們的時間跨度比較大，學(xué)習(xí)時間多為晚上的業(yè)余時間，平時跟他們的交流基本通過QQ、電話等通訊方式，十分不便，并且他們的信息素養(yǎng)并不高，因此為了適應(yīng)信息化時代的管理要求，建立一個界面友好易于學(xué)習(xí)，能讓成教學(xué)生經(jīng)過短期摸索或培訓(xùn)就能上手操作的成教學(xué)籍管理信息化系統(tǒng)平臺顯得尤其重要。

二、基于信息化的成教學(xué)籍管理系統(tǒng)構(gòu)建

成教學(xué)籍管理系統(tǒng)由學(xué)生的基本信息管理部分、學(xué)期教學(xué)計劃管理、學(xué)生成績管理、注冊學(xué)籍管理、畢業(yè)生報盤管理等幾個部分組成，能夠完成本校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)等一系列學(xué)籍信息化。

（一）學(xué)生學(xué)籍信息化

網(wǎng)上招生工作結(jié)束以后，招生辦便從招錄系統(tǒng)中直接導(dǎo)出當(dāng)年錄取的一屆新生信息，再進(jìn)行適當(dāng)處理，通過字段同名匹配，形成本屆新生的基本數(shù)據(jù)：姓名、性別、考生號、出生日期、身份證號、學(xué)習(xí)形式、聯(lián)系方式、家庭住址、錄取專業(yè)、學(xué)制等等。教務(wù)人員再根據(jù)學(xué)生的入學(xué)年份、所在教學(xué)站點、專業(yè)等信息來編制學(xué)號，建立完整的學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫，方便快捷地根據(jù)不同條件查詢到各年級、各專業(yè)的學(xué)生情況，簡介明了地對各學(xué)生進(jìn)行退休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍異動處理。

每年新生入學(xué)都要求填寫一張學(xué)籍大卡，新生報到注冊之后，信息不完整的地方可以補錄一些學(xué)生信息，直接進(jìn)入學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫。讓學(xué)生用自己的賬號和密碼登陸學(xué)籍管理系統(tǒng)，可以查看自己的相關(guān)信息，授予一定的權(quán)限范圍，學(xué)生校對補充，確認(rèn)無誤后可以自動提交，完成學(xué)生基本信息庫的建立。這個部分將原來提取數(shù)據(jù)并手工編學(xué)號、以備注來記錄學(xué)生的學(xué)籍異動等工作分散為由學(xué)生操作自己操作補錄和電腦數(shù)據(jù)庫記錄這樣兩種方式，在目前只增加學(xué)生而不增加管理員的情況下，對本校的學(xué)籍管理工作是非常有益的。學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫建立以后，為學(xué)生的學(xué)籍注冊、教材管理、學(xué)費繳納等管理工作提供了數(shù)據(jù)共享，不僅是教務(wù)部門，招生處以及財務(wù)處也能大大提高工作效率。

（二）教學(xué)計劃排課信息化

成教學(xué)生大多都是利用業(yè)余時間來上課，針對他們的社會性和特殊性，教學(xué)計劃既要有穩(wěn)定性，又要滿足各教務(wù)人員對教學(xué)計劃的調(diào)整與變更，本系統(tǒng)能夠根據(jù)這些特點自動生成每個學(xué)期的教學(xué)任務(wù)。教學(xué)任務(wù)管理要求能夠根據(jù)定制好的教學(xué)計劃和課程生成一學(xué)期的教學(xué)計劃表單。教務(wù)管理員根據(jù)本學(xué)期的教學(xué)大綱，分專業(yè)分學(xué)制錄入教學(xué)計劃，并根據(jù)教師授課時間以及教室的空余情況形成排課表，全面掌握學(xué)生攻讀時期的教學(xué)組織，避免了手工排課時產(chǎn)生授課時間、教室的沖突。

（三）學(xué)生成績管理信息化

成績是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的量化體現(xiàn)，是學(xué)籍管理中的核心模塊，該系統(tǒng)能夠達(dá)到對學(xué)生每一個學(xué)期所學(xué)的課程成績進(jìn)行有效管理，并且直接導(dǎo)出畢業(yè)生成績登分表。原本手工操作的成績表、補考成績安排，兩者合并為一個統(tǒng)一的web成績數(shù)據(jù)庫，里面包括了學(xué)生的學(xué)號、專業(yè)、年級、班級等字段。每當(dāng)學(xué)生考試完畢，由任課教師登錄學(xué)籍信息管理系統(tǒng)錄入各學(xué)生的成績并進(jìn)行試卷分析，點擊提交，成績就輸送給教務(wù)學(xué)籍管理處。教務(wù)部門可以直接查詢某門課程缺考的學(xué)生名單，安排補考并打印。任課教師終端能夠打印學(xué)生成績，留存?zhèn)浒?；各班主任終端也能查看學(xué)生成績并通知學(xué)生參加補考；學(xué)生本人也只需用各自賬戶登錄系統(tǒng)查看自己的成績以及補考信息。

通過web錄入成績系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)異地成績管理，并且大大減少了教師和成績管理員的重復(fù)勞動，真正實現(xiàn)學(xué)生成績管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（四）畢業(yè)生電子圖像采集信息化

畢業(yè)生圖像采集工作是畢業(yè)生電子注冊工作鐘的一個重要內(nèi)容，從2002年開始，教育部和新華社協(xié)議，為了保證畢業(yè)生圖像信息的真實性，由各省新華社圖片部負(fù)責(zé)對本省各高校畢業(yè)生圖像信息的采集工作。各高校在學(xué)生畢業(yè)前半年組織好學(xué)生，由本省新華社圖片采集工作人員采集圖像信息，上傳到北京新華社總部進(jìn)行統(tǒng)一沖洗、刻盤，再發(fā)送回本校學(xué)籍管理處。采集圖像后，學(xué)生可以在網(wǎng)上校對自己的圖片信息，沒有參加畢業(yè)生電子圖像采集的學(xué)生不予辦理畢業(yè)證。

我校成教學(xué)生大多都是在業(yè)余時間前來學(xué)習(xí)，有些出差在外地，于是電子圖像采集工作的任務(wù)完成顯得困難重重。要做好電子圖像采集工作，學(xué)籍管理部門要做好以下工作：一方面，在下半學(xué)期伊始就要積極和本省新華社圖片部聯(lián)系，定好合適的拍照時間，本校成教學(xué)生每年3月份入學(xué)，2.5年學(xué)制畢業(yè)時間為6月，退役士兵班學(xué)生為2年學(xué)制，畢業(yè)時間為1月份，因此拍照時間盡量放在十月份完成，在拍照時間選擇上盡量關(guān)照到每個班的學(xué)生，選在畢業(yè)班學(xué)生都有課程的時候進(jìn)行拍攝。另一方面，在采集圖像之前，做好學(xué)生的信息核對審查工作，照片上學(xué)信網(wǎng)的關(guān)鍵字段為身份證，從去年開始新增學(xué)號代碼，因此，在拍攝之前就組織好學(xué)生做好關(guān)鍵字段的審核工作，確保網(wǎng)上網(wǎng)下信息一致。本系統(tǒng)增加一個二代身份證刷卡錄入終端，學(xué)生持本人身份證刷卡以后自動出現(xiàn)學(xué)生信息進(jìn)行拍攝，生成拍攝序號。當(dāng)所有學(xué)生都完成拍攝以后，系統(tǒng)自動生成本次圖像采集信息表報新華社，其中包括如下字段：學(xué)號、姓名、性別、身份證號、專業(yè)、學(xué)校代碼、地區(qū)碼等等。圖像采集信息化既有效地降低了人工校對容易產(chǎn)生的錯誤率，又提高了工作效率。

（五）畢業(yè)生報盤信息化

學(xué)籍管理系統(tǒng)的最后一步便是畢業(yè)生報盤，即將畢業(yè)生在學(xué)信網(wǎng)上進(jìn)行電子注冊，保證上報畢業(yè)生電子信息的真實性。畢業(yè)生電子注冊信息以招生錄取審批表和省教育廳審批的學(xué)籍異動審批表為依據(jù)，經(jīng)過省教育廳畢業(yè)生總數(shù)據(jù)庫一對一電腦檢索、審核，確保每一份畢業(yè)文憑的真實性。上報的畢業(yè)生電子注冊信息包括：考生號、學(xué)號、姓名、性別、出生日期、身份證號、專業(yè)代碼、專業(yè)名稱、學(xué)校代碼、學(xué)校名稱等關(guān)鍵字段，這些信息都來源于本學(xué)籍管理系統(tǒng)，認(rèn)真做好前面幾步學(xué)籍信息的收集和整理工作，特別是要關(guān)注有些讀音相近相同的名字，生僻字，或者出生日期與身份證號碼不符合等一些容易犯的錯誤，確保信息的正確性以便于系統(tǒng)生成正確的畢業(yè)生電子注冊表，保證畢業(yè)生電子注冊的順利進(jìn)行。

三、小結(jié)

成教的教學(xué)工作是學(xué)校工作的中心內(nèi)容，而學(xué)籍管理工作又是教學(xué)工作的重中之重，學(xué)籍管理信息化工作是以為學(xué)生服務(wù)為宗旨，“以人為本”為理念的高效率、低錯誤的重要措施。在學(xué)校推進(jìn)學(xué)籍管理信息化的同時，學(xué)籍管理人員也要不斷學(xué)習(xí)和充實新的計算機應(yīng)用技能，利用現(xiàn)代化信息手段管理好全校的成教學(xué)籍，提高學(xué)籍管理的服務(wù)質(zhì)量，給廣大師生帶來更大的利益。

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