提高中學檔案工作管理水平探析

黎文采

摘要：社會主義市場經濟條件下，人們的教育理念、教學觀點等都發生了翻天覆地的變化，這就要求學校在提升教育水平方面要能夠落實到實處，實際工作中不僅僅要關注教學水平的提升，還要注重提高學校檔案管理的水平，只有這樣，才能真正意義上的提高學校的實力。就中學檔案而言，更多的會采用圖片、文字、錄音以及錄像等形式去記錄學校的各種活動與信息。通過這些信息不僅可以分析學校的教育系統以及教學活動，還可以幫助學校管理者做出科學的決策，具有較高的利用價值。

關鍵詞：中學 檔案工作 管理水平 問題 措施

中圖分類號：G637文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（a）-0000-00

眾所周知，學校管理工作中，最為重要的就是檔案管理工作，其在學校管理中占有舉足輕重的地位，是提高學校工作效率、實現教學改革的前提與基礎，也是衡量學校教育教學水平的重要標志。值得注意的是，受各種各樣因素比如制度落實不到位、自動化程度較低等的影響，目前我國中學檔案管理工作中還存在嚴重的滯后性，這些問題得不到解決，會嚴重阻礙學校的進步以及發展。本文筆者結合自身經驗，就新形勢下中學檔案管理工作中暴露出來的諸多問題以及相應的解決措施進行了論述，旨在通過建立健全規章制度、廣泛應用自動信息管理技術等手段，不斷的提高中學檔案管理水平。

1 中學檔案管理工作的定義、內容以及作用

中學的檔案管理，更多的是指通過圖片、文字以及聲像等形式記錄學校的各項活動并加以保存的過程，是學校教育教學中的重要組成部分，也是學校信息資源以及原始記錄的總稱。其涉及的內容很多，具體包括學校教學活動、日常管理、檔案收集以及信息保管利用等工作，做好這些工作，對學校來說有著至關重要的作用，譬如可以充分的整合并優化學校各方面的信息資源、更好更快的促進學校檔案工作的順利進行等。

2 新形勢下中學檔案管理工作中存在的問題

2.1學校領導缺乏相應的重視

作為學校管理工作的重要組成部分，檔案管理工作理應被學校領導所重視。我國《檔案法》以及《中小學校檔案管理暫行辦法》中明確規定了學校檔案的定義，明確指出：中學檔案是國家檔案的重要組成部分，是學生檔案的最初形式，必須高度重視其管理工作，任何單位以及個人不得私人占有，也不得拒絕歸檔。但當前我國存在的最為普遍的問題就是學校領導對檔案管理不夠重視，檔案意識薄弱以及管理難度加大等問題的存在使得學校檔案收集越來越難，加之檔案室資金投入不足，檔案室逐漸淡出人們的視線，成為被遺忘的冰山一角。領導也只有在上級部門進行檢查的時候才會想起要抓緊這方面的工作，檔案室工作人員也一直抱著坐、等、靠等心態，得過且過，不思進取，導致學生檔案得不到充分的開發利用。

2.2檔案管理工作缺乏健全的規章制度

就學校而言，應當根據已有的《檔案法》制定相應的各項制度，讓學校檔案管理工作有章可循、有法可依。但實際工作中我們發現，我國中學的檔案管理制度更多的是流于形式，管理分散、混亂，管理方式落后以及整理分類方法不科學等都成為限制學校發展的重要因素。可見，在我國中學檔案管理還存在嚴重的重藏輕用現象，這是檔案不能充分發揮教育功能以及服務功能的根本原因。其中，不健全的規章制度主要表現在一下幾點：首先，不能按照已有的規章制度要求檔案案卷形成的全過程，從檔案材料的用紙、收集、整理以及編目的全過程都沒有統一的標準，不能實現科學的分類，更不能保證編目的清晰；其次，管理更多的趨于混亂，各種檔案不能做到分門別類，交接手續更是模糊不清；最后，檢索工具、檢索體系落后，不能實現有效的檢索。

2.3重文字檔案輕實物檔案且檔案編研工作滯后

很多時候，我們對檔案的理解就只是簡單的對一般文字資料的管理，實際生活中我們發現，對檔案的管理確實大多是以文字資料為主，但這并不表示實物檔案要被輕視，可見，我國的實物資料也需要科學的進行管理。很多學校在編寫校史紀念冊和建設校史陳列室時會發現自身面臨的嚴重問題，即學校檔案資料嚴重不足。其中各種紙質的文件資料確實能夠滿足學校的基本需求，但實物檔案、歷史照片等則嚴重匱乏，有的學校甚至會丟失重要的獎杯以及錦旗。從這些方面不難看出，我國中學檔案中實物資料的缺失異常嚴重，且這些檔案的丟失都是學校難以彌補的，因此，學校必須高度重視自身實物檔案的收集工作。此外，我國中學檔案的編研也比較滯后，存在著編研成果少、編研檔次低等一系列問題，這些都給檔案編研人員的工作帶來了較大的困難。

3 改善當下中學檔案管理工作的措施

3.1努力提升管理人員素質

當下，專業培訓成為提升工作人員自身素質的重要途徑，這也是最直接有效的方式。中學檔案管理工作人員，無論是兼職還是全職的工作人員，都必須經過專業的培訓，都必須到檔案館或者是其他學校進行研修，只有這樣才能更好更快的適應中學的檔案管理工作。中學的檔案管理工作人員，不僅要能夠自學相關的專業知識，還要勇敢的將學到的理論知識應用到實踐中去。學校在招聘工作人員時要著重聘用那些專業的檔案管理人才，這可以最大限度的避免人才資源的浪費。此外，針對在職的檔案管理工作人員，也要進行專業的培訓，不斷的加強工作人員的計算機操作能力，通過現代化的管理手段不斷提高工作人員的綜合素質，最終實現檔案管理與現代化的接軌。可見，中學檔案管理工作人員必須具備良好的服務觀念，具有較高的職業道德與責任感，在工作中更要保持認真負責的工作態度以及兢兢業業的素養。總之，中學檔案管理水平的提高很大程度上取決于檔案管理人員，這就要求工作人員要能夠從自身出發，不斷提高自身的管理水平，通過各種學習以及培訓不斷的提升自己的專業技能，繼而實現檔案管理的科學化以及規范化。

3.2提高領導重視度，樹立正確的檔案觀

學校檔案管理部門可以充分的利用學校的板報以及校園網，切實做好檔案知識宣傳工作，讓人們可以明確檔案管理的重要性，從而引起學生、教師乃至領導者對檔案的重視程度。作為學校的領導者，要能夠堅持以身作則，將檔案管理工作納入到教學管理工作以及學校責任考核體系中去，從而提高學校對檔案工作管理的重視程度。又或者，檔案室可以在校園內積極的宣傳《國家檔案法》的相關知識，讓全校師生都可以認識到檔案管理的重要性，自覺的投身到檔案管理工作中去。就學校而言，還要根據自身檔案管理工作中存在的問題，不斷的完善自身的管理體制，通過完善規章制度中的分類、排列檢閱以及檢索等工作，確保檔案管理工作的科學化。現實生活中我們會發現一系列重視文字資料輕視實物資料管理的現象，而這一現象存在的最重要原因便是人們缺乏正確、科學的檔案觀，這就要求學校要給與相關檔案管理人員專業的培訓，幫助其形成正確的檔案觀，同時，檔案管理人員要能夠從自身出發，樹立正確的服務觀，明確檔案管理的本質。中學檔案管理并不是為了管理而管理，相反的，它是學校全面發展的前提和基礎，是新形勢下學校謀求發展的根本途徑。

3.3運用現代化的管理方式，不斷開發檔案的信息資源

中學檔案之所以重要，是因為其能夠為學校的管理活動、學校的發展以及學校的其他社會活動提供有用的信息支持，由此可見檔案信息資源開發利用的重要性以及必要性。如今，各行各業面臨的競爭日益加劇，這在一定程度上揭露了信息資源爭奪的激烈程度，科學技術以及生產力高速發展的今天，信息已然成為經濟建設中不可或缺的組成部分，檔案管理工作人員要做的就是不斷的適應信息化程度的加深，緊跟時代發展的步伐，積極革新傳統的管理理念、方式方法以及管理機制，通過建立科學有效的溝通方式、傳播新型管理方法等手段，不斷的豐富檔案管理工作的手段，讓中學檔案管理能夠更好的滿足時代發展的需求。檔案信息資源的開發是新形勢下人們最為重視的問題，由此可見提高檔案信息資源量的重要性以及必要性。為此，檔案工作人員必須充分的利用該類信息資源，通過各種各樣的檔案管理手段、檔案管理方式方法，為檔案信息資源的開發提供便利的條件。具體教學中，可以根據學校教學管理的實際需要，制作相應的檔案信息資源，譬如《校園大事記》、《學校榮譽總編》以及《學校革新風雨》等，通過這些信息的展示，不斷提升學校在公眾面前的形象以及口碑，為學校的未來發展奠定堅實的基礎。

3.4制定切實可行的檔案管理制度，實現檔案的信息化管理

當下，學校必須著手完善自身的檔案管理體制，要能夠從自身實際出發，建立健全學校檔案的分類、檢索以及配列，最終實現檔案管理工作的科學化。同時，學校還要努力完善自身的檔案資料收集工作，在做好紙質檔案收集的同時，做好電子檔案的收集工作，針對那些借閱了檔案的，也要做好相應的登記與記錄，根據實際的情況進行分析、收集與補充，最終保證檔案的完整。針對更新的內容，要時時保持更新與補充，整理與歸檔要做到嚴謹、科學，確保檔案閱覽制度以及外借制度的規范化，只有這樣，才能更好的將中學檔案的服務功能發揮出來。檔案的信息化管理，具體的是指學校在檔案管理的過程中充分的應用先進的方式，不斷的提高檔案的管理效率以及實際操作水平，同時學校還要加大在檔案管理方面的投入，建立起開放性較強的、能夠為教學活動提供有效參考意見的檔案管理體系，這不僅有利于學校各種資料以及數據的收集整理，也能夠為中學檔案管理工作提供依據。

4 結語

綜上所述，中學檔案管理工作是學校發展過程中必不可少的組成部分，但目前我國中學檔案管理工作中還存在諸多問題。切實解決這些問題，更多的去鉆研中學檔案管理工作，是實現學校全面、健康發展的前提和基礎，是衡量一個學校綜合素質的重要標準。因此，我們必須在檔案管理的過程中及時的發現問題并解決問題，最終建立起高效、務實的檔案管理模式。

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