研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)在汽車企業(yè)的實(shí)施與應(yīng)用

黎蕓

【摘 要】我國的汽車企業(yè)在研發(fā)項(xiàng)目管理方面還處于探索階段，在競爭激烈、復(fù)雜的市場環(huán)境中，如何提高汽車新產(chǎn)品的開發(fā)能力，項(xiàng)目管理技術(shù)的應(yīng)用起到關(guān)鍵性的作用。文章以汽車企業(yè)為背景，介紹了東風(fēng)柳州汽車有限公司商用車技術(shù)中心研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、主要功能和實(shí)施過程，闡述了實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)對構(gòu)建汽車企業(yè)信息化平臺的重要性與必要性，并指出在項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)，為實(shí)施與應(yīng)用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的汽車企業(yè)提供借鑒與幫助。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理；項(xiàng)目管理系統(tǒng)；汽車企業(yè)

【中圖分類號】U468 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2016）11-0082-04

0 引言

目前，國內(nèi)汽車企業(yè)競爭格局持續(xù)升級，產(chǎn)品更新?lián)Q代周期越來越短，產(chǎn)品同質(zhì)化嚴(yán)重，顧客對汽車的選擇標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，如何在最短的時(shí)間內(nèi)，集中企業(yè)的資源，用最低的成本，創(chuàng)造出客戶滿意的產(chǎn)品，是車企面臨的重大挑戰(zhàn)。為了應(yīng)對挑戰(zhàn)，不少企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)的過程中引入了項(xiàng)目管理的理論與方法，快速整合資源，響應(yīng)市場和顧客需求。科學(xué)合理的項(xiàng)目管理體系的建立與運(yùn)行將直接影響產(chǎn)品開發(fā)的最終結(jié)果，因此項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的支撐和項(xiàng)目管理工具開始成為企業(yè)實(shí)施信息化過程中的新熱點(diǎn)。

1 項(xiàng)目背景

東風(fēng)柳州汽車有限公司商用車技術(shù)中心（簡稱技術(shù)中心）目前采用的項(xiàng)目管理模式是弱矩陣式，其主要的特點(diǎn)是項(xiàng)目經(jīng)理、行政人員及項(xiàng)目成員均由兼職人員擔(dān)任，項(xiàng)目經(jīng)理在組織中擁有的職權(quán)和可用的資源較為有限，對于過程管控力度較弱。技術(shù)中心一直以來主要采用Excel表格編制工作計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目管理，包括項(xiàng)目大時(shí)程、小時(shí)程、年度產(chǎn)品工作計(jì)劃、降成本計(jì)劃等，從2013年下半年開始，技術(shù)中心逐步開始采用微軟Project軟件編制項(xiàng)目計(jì)劃，部門負(fù)責(zé)將項(xiàng)目內(nèi)容按大類、平臺劃分，然后具體到車型計(jì)劃，車型計(jì)劃再由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人進(jìn)一步制訂系統(tǒng)及零部件計(jì)劃；整個計(jì)劃采用Project文件鏈接的方式構(gòu)成，并由人工進(jìn)行監(jiān)控。但隨著公司的不斷發(fā)展和壯大，研發(fā)項(xiàng)目不斷增加，由此帶來的項(xiàng)目管理工作量越來越大，使得弱矩陣式管理模式的缺陷越發(fā)凸顯，原有的Project管理手段不能實(shí)現(xiàn)多個項(xiàng)目的并行管理目標(biāo)，無法自動判斷多項(xiàng)目任務(wù)之間的資源沖突，也無法快速有效地統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)人員的工作量與節(jié)點(diǎn)完成情況，存在工作量大、效率低、時(shí)效性差、信息滯后等問題，已不能滿足研發(fā)項(xiàng)目的精細(xì)化管理需求。

專業(yè)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)涵蓋工作任務(wù)的分解與分配、資源管理、進(jìn)度控制、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表等功能，可以覆蓋組織級項(xiàng)目管理、項(xiàng)目組合管理和項(xiàng)目管理，更好地融合多種成熟的管理模式，固化管理流程，積累知識經(jīng)驗(yàn)。技術(shù)中心意識到迫切需要實(shí)施專業(yè)的研發(fā)項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，構(gòu)建公司研發(fā)項(xiàng)目管理信息化軟硬件平臺，支撐技術(shù)中心實(shí)現(xiàn)多維度、多視圖的項(xiàng)目管理，準(zhǔn)確跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展及人員的任務(wù)情況，提高人力資源利用率和節(jié)點(diǎn)完成率，并形成高效的項(xiàng)目管理體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理水平的總體提升。基于公司的業(yè)務(wù)需求，通過對軟件公司深入的調(diào)研，最終確定采用維普公司的Visual Project研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)。

2 研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)

研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)是專門為從事產(chǎn)品研發(fā)工作的單位開發(fā)的一套研發(fā)管理工具，用于所有與研發(fā)活動相關(guān)的日常工作，重點(diǎn)是研發(fā)過程的管理，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，結(jié)合項(xiàng)目管理理論和方法，將研發(fā)項(xiàng)目中的進(jìn)度管理、文檔管理、資源管理等貫穿起來，形成一個研發(fā)項(xiàng)目信息共享的平臺。

3 系統(tǒng)實(shí)施過程

3.1 需求調(diào)研

前期的用戶需求調(diào)研，是系統(tǒng)方案的確定和項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目日后能否成功的關(guān)鍵因素之一。為了充分了解用戶的需求，實(shí)施團(tuán)隊(duì)采用訪談加文檔資料審閱的調(diào)研方式了解用戶需求。訪談主要是從部門代表和項(xiàng)目角色代表兩條線進(jìn)行，采取問答和受訪者自行闡述需求的方式，以了解技術(shù)中心目前的項(xiàng)目管理模式與管理人員的期望。對原有組織及項(xiàng)目文檔資料的查閱，則是實(shí)施團(tuán)隊(duì)在前期訪談的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有管理方式及基礎(chǔ)建設(shè)的進(jìn)一步了解，便于分析現(xiàn)有管理方式的優(yōu)勢與不足。

3.2 業(yè)務(wù)方案確定

實(shí)施團(tuán)隊(duì)經(jīng)過前期的深入調(diào)研，根據(jù)用戶需求及目前項(xiàng)目管理模式的特點(diǎn)，最終制訂了適合技術(shù)中心現(xiàn)狀的業(yè)務(wù)方案，包括系統(tǒng)總體框架、業(yè)務(wù)流程、功能模塊、實(shí)施計(jì)劃等內(nèi)容。

3.2.1 系統(tǒng)總體框架

系統(tǒng)總體架構(gòu)（如圖1所示）為自下而上的塔形結(jié)構(gòu)，底層為基礎(chǔ)信息建設(shè)層，其中包括項(xiàng)目分類、管控流程、預(yù)警規(guī)則和崗位角色定義等前期規(guī)則的制定，以便按照既定的規(guī)范進(jìn)行項(xiàng)目管理，為項(xiàng)目的運(yùn)行打下基礎(chǔ)。中間層為項(xiàng)目管理層，體現(xiàn)了項(xiàng)目從啟動到項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目執(zhí)行與變更直至結(jié)項(xiàng)的整個生命周期過程，主要涵蓋了進(jìn)度管理、資源管理、工時(shí)管理、文檔管理、風(fēng)險(xiǎn)與問題管控幾個功能模塊。頂層是系統(tǒng)的分析決策層，主要是根據(jù)管理層的需求，從已有的項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，直接生成可提交管理層的報(bào)表，為管理層的決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.2.2 系統(tǒng)關(guān)鍵功能

項(xiàng)目組根據(jù)技術(shù)中心研發(fā)項(xiàng)目特點(diǎn)從VP軟件強(qiáng)大的功能中挑選出最符合技術(shù)中心現(xiàn)階段項(xiàng)目管理需求的部分功能，配置出獨(dú)具特色的VP系統(tǒng)，既可滿足個性化的業(yè)務(wù)需求，又可滿足系統(tǒng)的二次開發(fā)。

進(jìn)度管理：項(xiàng)目中任務(wù)計(jì)劃的逐級分解，增強(qiáng)了項(xiàng)目計(jì)劃的可執(zhí)行性與項(xiàng)目成員參與項(xiàng)目的主動性，系統(tǒng)的預(yù)警機(jī)制，將項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)度計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行完成情況進(jìn)行對比分析，督促項(xiàng)目任務(wù)執(zhí)行，提醒項(xiàng)目成員及時(shí)處理到期任務(wù)。

資源管理：通過系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理與部門經(jīng)理能實(shí)時(shí)了解資源的使用狀況，如資源有多少未完成的任務(wù)、有多少新任務(wù)及哪個時(shí)段空閑等，便于管理者及時(shí)發(fā)現(xiàn)資源沖突及合理安排人力資源，確保項(xiàng)目順利、有序地進(jìn)行。

工時(shí)管理：對項(xiàng)目計(jì)劃中的任務(wù)工時(shí)進(jìn)行量化和統(tǒng)計(jì)，建立了預(yù)測工時(shí)與項(xiàng)目成員實(shí)際所報(bào)工時(shí)的關(guān)聯(lián)與對比，項(xiàng)目經(jīng)理與部門經(jīng)理可對項(xiàng)目成員的任務(wù)完成情況及投入工時(shí)進(jìn)行審批，作為個人績效的參考依據(jù)，極大地調(diào)動了項(xiàng)目成員的積極性。

文檔管理：結(jié)合項(xiàng)目類型，整理形成各類項(xiàng)目文件夾模板，對項(xiàng)目交付的文檔進(jìn)行分類管理，相關(guān)任務(wù)責(zé)任人執(zhí)行提交、審批、發(fā)布等操作。在系統(tǒng)中可以通過關(guān)鍵字檢索過程文檔，同時(shí)支持對文檔版本的管理與瀏覽控制，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)知識經(jīng)驗(yàn)的積累和傳承。

問題與風(fēng)險(xiǎn)管理：根據(jù)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，分析項(xiàng)目的趨勢，對可能產(chǎn)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判，提醒項(xiàng)目管理人員及時(shí)采取應(yīng)對措施；根據(jù)相關(guān)問題管理流程和需求，建立了統(tǒng)一的問題管理平臺，項(xiàng)目組可在系統(tǒng)中完成問題輸入、處理和過程跟蹤管理，利用系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能，用最短的時(shí)間解決問題，并將處理后的問題答案轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識。

報(bào)表功能：該功能主要通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)，采用圖表形式，對部門、科室、個人的工作量和節(jié)點(diǎn)完成率等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為后續(xù)的績效考核、量化管理提供參考，通過各類報(bào)表實(shí)時(shí)監(jiān)控分析項(xiàng)目的運(yùn)行狀況，隨時(shí)監(jiān)督項(xiàng)目的執(zhí)行，對統(tǒng)計(jì)及提高項(xiàng)目實(shí)施節(jié)點(diǎn)完成率提供系統(tǒng)支持。

3.2.3 業(yè)務(wù)流程

項(xiàng)目在系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)依靠的是業(yè)務(wù)流程，項(xiàng)目組根據(jù)目前的產(chǎn)品項(xiàng)目開發(fā)流程，以項(xiàng)目角色和項(xiàng)目生命周期為主線，繪制了中心的業(yè)務(wù)流程圖并植入系統(tǒng)，對項(xiàng)目實(shí)施過程管理。業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

3.3 項(xiàng)目實(shí)施

為保證項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量，項(xiàng)目分為2個階段實(shí)施。第一階段為輸入階段，即將現(xiàn)有項(xiàng)目數(shù)據(jù)逐步輸入系統(tǒng)中，此階段可以讓用戶在錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程中對系統(tǒng)有更充分的了解，進(jìn)而才能提出更明確的改善需求。第二階段為輸出階段，也是定制開發(fā)階段，這一階段軟件公司會再次進(jìn)行用戶需求收集，根據(jù)用戶的優(yōu)化需求與報(bào)表需求，在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步定制開發(fā)，輸出用戶所需報(bào)表數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)功能滿足用戶需求，更利于項(xiàng)目管理工作的開展。

4 項(xiàng)目實(shí)施重點(diǎn)與難點(diǎn)

4.1 業(yè)務(wù)流程的確定

技術(shù)中心在確定使用研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)之后，重新梳理優(yōu)化了現(xiàn)有產(chǎn)品開發(fā)流程，并把流程植入項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，要求落實(shí)到產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中各角色都明確自己在開發(fā)過程應(yīng)該做什么、怎么做，這是項(xiàng)目實(shí)施的重點(diǎn)，為先期決策正確性和后期目標(biāo)一致性提供了重要保證，減少了無效勞動，提高了效率。

4.2 系統(tǒng)基礎(chǔ)信息建設(shè)

只有打好基礎(chǔ)，才能筑好上層建筑。在實(shí)施研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)前，技術(shù)中心的項(xiàng)目管理存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，項(xiàng)目分類、管控過程、簽批流程、預(yù)警規(guī)則、生命周期定義、崗位角色定義等并沒有明確定義的問題，在系統(tǒng)中無法管控，系統(tǒng)實(shí)施后項(xiàng)目組對一些原來沒有的或者定義不清、未規(guī)范統(tǒng)一的概念及流程進(jìn)行重新梳理定義，形成適合技術(shù)中心現(xiàn)狀的科學(xué)的管理模式，并在系統(tǒng)中體現(xiàn)，以便按照既定的規(guī)范進(jìn)行項(xiàng)目管理，提高管理效率。

4.3 培訓(xùn)與宣貫

在系統(tǒng)實(shí)施過程中，分別組織了系統(tǒng)管理員培訓(xùn)、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)、全員使用培訓(xùn)等多次培訓(xùn)，通過試用系統(tǒng)不斷地測試，持續(xù)對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善，滿足用戶的要求。新系統(tǒng)的推行，用戶容易產(chǎn)生抵觸情緒，推進(jìn)部門需加大培訓(xùn)和宣傳力度，并尋求領(lǐng)導(dǎo)層的支持，這是推行新系統(tǒng)的有效手段與關(guān)鍵的步驟。

4.4 管理規(guī)范及制度保障

完善的管理制度是保證系統(tǒng)上線后得以正常運(yùn)行的關(guān)鍵，項(xiàng)目實(shí)施以后，項(xiàng)目組完善了原有的《計(jì)劃管理辦法》，重新整理原有的任務(wù)計(jì)劃模板，并根據(jù)新的管理模式，制定了高層計(jì)劃管理模板，用以指導(dǎo)項(xiàng)目計(jì)劃的編制。同時(shí)，制定了《工時(shí)管理辦法》和《項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)范》。《工時(shí)管理辦法》明確了各項(xiàng)主要工作的有效工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)，激勵員工有效地完成各項(xiàng)規(guī)劃工作，保證主要工作順利開展；《項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)范》則規(guī)定了項(xiàng)目管理的管控流程、業(yè)務(wù)流程及審批流程，明確了在系統(tǒng)中一個項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)生命周期全過程的操作流程，強(qiáng)化項(xiàng)目過程管理，起到了指導(dǎo)用戶操作的作用，規(guī)范了項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用，保證了項(xiàng)目管理工作的順利開展。

4.5 與現(xiàn)有系統(tǒng)集成

研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)不是一個孤立的系統(tǒng)，需要與現(xiàn)有的PDM/PLM、文檔管理等系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)交付物與項(xiàng)目進(jìn)度的關(guān)聯(lián)，才能根據(jù)交付物的輸出狀態(tài)判斷任務(wù)的狀態(tài)，更好地把控項(xiàng)目進(jìn)展，保證系統(tǒng)長期有效地運(yùn)行。因此，在系統(tǒng)選型和規(guī)劃的過程中，必須考慮后續(xù)的擴(kuò)展和集成問題。

5 應(yīng)用效果

通過逐步推進(jìn)研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的上線應(yīng)用，所有研發(fā)項(xiàng)目也相繼在系統(tǒng)中進(jìn)行管理和維護(hù)，實(shí)施項(xiàng)目管理軟件對提升項(xiàng)目管理水平的作用也日益凸顯。

（1）提高了資源控制效果：各項(xiàng)目人員的時(shí)間資源在系統(tǒng)中有機(jī)地關(guān)聯(lián)起來，避免沖突及過度分配，進(jìn)而使整個技術(shù)中心項(xiàng)目的資源使用更加合理、準(zhǔn)確。

（2）提高了項(xiàng)目監(jiān)控效率：及時(shí)監(jiān)控、及時(shí)處理，將項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)度計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行完成情況進(jìn)行對比分析，督促項(xiàng)目任務(wù)執(zhí)行，使項(xiàng)目成員能及時(shí)處理到期任務(wù)。

（3）提高統(tǒng)計(jì)分析能力：提供多維度自定義報(bào)表，充分利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成提交管理層及上報(bào)公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并支持不同統(tǒng)計(jì)維度的定義和報(bào)表處理，適應(yīng)報(bào)表的變化需要，節(jié)省了人工統(tǒng)計(jì)報(bào)表的時(shí)間，降低了管理成本。

（4）保證項(xiàng)目質(zhì)量：系統(tǒng)通過將相關(guān)開發(fā)流程規(guī)范化，使用模板，項(xiàng)目任務(wù)及過程得到規(guī)范統(tǒng)一，能有效地保證項(xiàng)目質(zhì)量。

（5）提升項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)完成率：采用系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)控及管理，從項(xiàng)目監(jiān)理、任務(wù)分解、資源管理、項(xiàng)目監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)管理等多個角度建立多維有機(jī)的項(xiàng)目管理，為保證項(xiàng)目進(jìn)度提供有力支撐，可以在一定程度上提升項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)完成率。

本系統(tǒng)建設(shè)的目的是為了規(guī)范工作流程，提高工作效率，系統(tǒng)本身雖然不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，但是由于該系統(tǒng)是項(xiàng)目管理的重要支撐之一，有利于提高資源控制效果、降低管理成本，同時(shí)快速、直觀的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警分析、項(xiàng)目實(shí)時(shí)監(jiān)控等有利于提升各層級人員的工作效率，這無疑會為企業(yè)帶來巨大的間接經(jīng)濟(jì)效益。

6 結(jié)語

研發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的實(shí)施主要是將研發(fā)項(xiàng)目管理方法、流程、定義、模板及過程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，將項(xiàng)目日常運(yùn)行納入信息化平臺管理，通過平臺共享，客觀地反映出項(xiàng)目信息，通過項(xiàng)目的可視化管理，增強(qiáng)項(xiàng)目計(jì)劃的可執(zhí)行性與項(xiàng)目成員的主動性，最終形成高效的項(xiàng)目管理體系，實(shí)現(xiàn)從單個項(xiàng)目離散級管理到全組織級項(xiàng)目管理水平的跨越提升。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：陳澤琦]