實施事業單位檔案信息化管理

唐淑鳳

摘要：一直以來，不論任何一個國家對于事業單位來說，檔案管理工作都十分重要。檔案管理工作承載著重要的信息資源，尤其對于事業單位來說，檔案管理甚是重要。從目前我們國家事業單位檔案管理的現狀來看，仍存有一些問題。為了實現檔案管理的信息化建設，作為檔案管理的工作人員更要認清工作中存在的不足，并找出更好的處理辦法。為此，文章對實施事業單位檔案信息化管理做了論述分。從多角度剖析了檔案管理工作中存在的問題，并提出了提升事業單位檔案信息化管理建設的方法。僅供參考。

關鍵詞：事業單位； 檔案管理；問題； 信息化建設措施

中圖分類號： G27 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2016）04（b）-0000-00

眾所周知，事業單位是國家建設與發展的核心命脈，是黨和政府的重要宣傳部門和管理部門。檔案管理工作作為事業單位的一個核心組成部分，其此項工作顯得極為重要。可以說，按照事業單位的工作性質來看，檔案管理工作是一項機密性和專業性很強的工作，它不僅關系著事業單位的內部信息資源，更影響著我們國家各個行業的信息資料和一些相關數據是否外漏。因此，我們要正確認識此項工作的重要性。不論在任何一個國家，還是任何一個企業或事業單位，檔案管理工作都承載著重要的信息。對此，我們一定要高度的看清事業單位檔案管理工作存在的諸多問題，并理清思路，加強做好檔案管理工作。為了提高檔案管理工作的利用效率以及降低檔案管理成本，實現事業單位檔案信息化管理建設，文章提出了幾點提升事業單位檔案信息化管理建設措施。首先，本文從多角度剖析了事業單位檔案管理工作存在的問題，在此基礎之上也并提出了提升事業單位檔案信息化管理建設措施。并分別對其進行了一下論述分析。以下是具體闡述：

1事業單位的檔案管理實現信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當前的事業單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統”或“人事檔案管理系統”，也會因為系統功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發展。新形勢下，要求事業單位須改變這一傳統模式，進行信息化建設。

2從目前事業單位檔案管理工作現狀來看，存在的一些問題。

2.1忽視了檔案管理工作的重要性

現今，事業單位的很多管理人員都是有著經驗豐富的實踐工作管理能力，幾乎每位管理領導者都是通過一步步的實踐考核才被錄用。因此，久而久之，高層領導在內部制度考核中更加重視專業人才知識與實踐管理相結合的人員，因為，很多高層領導一直覺得只有具備精湛的管理技術和專業豐富的理論知識的人員才會提高事業單位的經營管理能力。所以在日常工作中，比較看重對專業人才的培養，因此，時間一長進而忽視了對檔案管理工作重要性的認識。要知道，檔案管理工作承載著事業單位重要的信息資源，是一項具有專業性、機密性很強的工作。并不是像很多人認為其工作就是抄抄寫寫、一項保管工作，只要守攤、不泄密就行的工作。實際上，對于事業單位來說，檔案管理工作不僅關系著事業單位內部信息，更關系著各個行業運行資料和數據是否外漏，所以，工作中，一定要重視檔案管理工作發揮的重要性，不要對其忽視而影響國家利益。

2.2缺少專業的檔案管理人才

現今，由于事業單位是我們國家重要的宣傳和管理部門，作為國家發展命脈事業單位的檔案管理工作一定要具備一直專業很強的主力軍。大家都知道，任何一項管理工作都離不開人員的管理，因此人員作為檔案管理工作的一個主體，其專業管理水平的高低直接影響著此項工作管理水平的高低。從目前，事業單位檔案管理工作隊伍人員現狀來看，很多工作人員都是沒有經過專業的檔案管理知識培訓，他們缺少對檔案管理工作重要性的認識，對日常工作中一些檔案材料的收集和整理以及歸檔等業務工作不了解更不熟悉，另外，很多檔案管理工作人員他們的年齡普遍的都是偏高，這些大齡工作人員他們達不到現代信息化檔案管理工作的需求；同時，在日常工作中，很多工作人員工作不認真、不投入，由于工作馬馬虎虎，導致一些歸檔的資料不真實、準確。可見，事業單位檔案管理工作人員需要進行強化與培訓，才 能適應新形勢下現代信息化檔案管理建設工作。

2.3事業單位檔案管理信息化程度不足

雖然信息化在現階段內已經得到全面的普及，但是很多事業單位的檔案管理工作尚未實現全面的信息化，一些重要的檔案信息仍然采用紙質檔案管理的方式進行收藏，紙質檔案很容易因為天氣等原因發生損毀，一旦損毀就基本上很難以修復，很多重要的檔案都是在時間的流逝中漸漸失去應有的價值，且紙質的檔案在翻查起來難度也很大，因此，事業單位必須要全面做好檔案管理工作的信息化，保證重要檔案的安全性。

3提升事業單位檔案信息化管理建設措施

3.1提高事業單位檔案管理人員的整體業務素質

事業單位檔案管理工作人員中，大多數年齡偏大。正因如此，在檔案管理工作中仍然采取傳統的管理工作手段。他們知識面狹小，很多計算機系統知識掌握的不夠透徹，所以在進行處理一些檔案管理工作中的過程中，依然采采取手工措施。大家都知道，手工抄寫很容易出現錯誤，并寫工作效率很低而且更浪費時間，因此達不到當今社會檔案管理工作的需求。我們一定要對事業單位的檔案管理工作人員進行長期的采取相關方面的專業培訓，進而加強它們掌握現代電腦知識，從而達到電腦系統信息化檔案管理要求水準，這樣才會有助與當今信息化檔案管理工作的順利進行與開展，并且更有利于事業單位檔案管理工作人員工作效率高、順應社會發展。總之，通過傳統檔案管理工作手段與現代信息化檔案管理工作方式相融合，才會提高他們的業務整體水平。

3.2實施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工作。

事業單位管理人員應該充分的意識到檔案信息化的重要作用，根據實際情況，改善單位現有檔案管理設施，使用行之有效的方式促進檔案工作的全面信息化，提高工作人員的工作質量和效率。在實施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全，為了應對這一點，事業單位管理人員就要明確檔案管理信息化的政策，將每一類檔案的密級程度劃分好，要求檔案管理人員運用好電腦的加密功能，對檔案進行全面的掌控，同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，確保資料的完整與安全。

4結束語

由此可見，事業單位作為黨和政府國家發展的命脈，檔案管理工作更是事業單位核心的組成部分，因此說，此項工作顯得極為重要。在社會主義現代化建設發展的當下，我們要高度的了解事業單位的檔案管理實現信息化的必要性，同時還要看清檔案管理工作中當下存在的問題，可以說，事業單位實現檔案管理信息化勢在必然才會適應新社會形勢的發展。為此，希望通過本文的淺談與論述分析，真正強化事業單位檔案管理的信息化建設管理，并在實現檔案信息化管理的過程中真真做好此項工作，這樣才會促進社會主義現代化建設發展。

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