關于事業單位檔案管理創新的思考

劉曉杰

摘 要：隨著中國社會主義的發展和進步，政治和經濟制度的不斷完善，檔案管理機構已經變得越來越重要，檔案機構管理作為其工作高效、有序的進行，正在受到人們越來越多的關注。由于檔案管理對有效管理人事起著非常重要的作用，隨著科學技術的進步人們對檔案管理的形式和要求的產生了新的標準。本研究在此對事業單位檔案管理創新進行了思考和討論，在分析事業單位檔案處理中出現的問題提出相應的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

檔案管理是對檔案的收集，整理，存儲，識別，統計，并提供相應服務的統稱。具體的檔案管理工作是很復雜的，包括檔案的收集，整理，存儲，檢索，統計，并提供查詢關聯對象文件的服務。隨著當前經濟的快速發展，事業單位的改革不斷的進行深化，事業單位通過改革和重組已經獲得了新的發展機會。為此，建立相應的機制對系統的運行情況進行科學和民主的管理是非常有必要的，它在檔案管理的建設和發展中有著非常重要的意義，它可以有效地保證事業單位檔案管理工作高效，協調的進行。

一、目前事業單位檔案管理工作中所存在的問題

1.管理制度落實不到位，形式化嚴重。事業單位在檔案管理中所面臨的主要問題就是檔案管理系統混亂，不少單位都沒有給予檔案管理足夠的重視，缺乏對國家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》等有關法律法規的認知，沒有建立健全相關的管理制度，一些建立了管理制度的事業單位因為執行能力較差，往往流于形式，沒有任何實際作用。檔案管理人員缺乏責任心，在檔案室中檔案文件堆成小山般，檔案收集不全面，缺失現象非常的普遍。特別是一些沒有履行相關外借手續的外借檔案，經常是有借無還。還有不少人鉆事業單位檔案管理的漏洞，在未經授權的的情況下對檔案中的數據進行私自修改，對檔案的真實性造成嚴重的損壞。

2.檔案室環境簡陋，工作效率低下。由于計算機網絡技術的普及，人們處理信息的效率得到大大的提高，在日常生活和工作中很常見管理工具在使用的過程中隨著時間不斷的進步。但令人遺憾的是，大多數事業單位沒有積極的將這項技術引入到日常的檔案管理工作中去，仍然使用效率低下的人工管理檔案文件，檔案管理效率非常低下，錯誤率也非常高。此外，檔案管理辦公室的條件非常簡陋，文件柜陳舊，檔案室的相關設施建設相當落后。許多單位使用電腦只是作為輸入輸出的工具，繼續使用的老式的紙質檔案方式。有的單位甚至檔案室，辦公室，接待室都同處一室，檔案室環境簡陋，工作條件差，設備老化，缺乏檔案保護裝置，有極大的可能會嚴重損壞檔案，不利于檔案的收集，整理和讀取。

3.缺少擁有專業知識的檔案管理人員。許多事業單位都忽視了檔案工作，檔案管理人員大都缺乏檔案管理的專業知識，相當數量的工作人員沒有受到過專業的檔案管理知識技能培訓，專業意識淡薄。一人身兼數職或工作人員變動相當的頻繁，這些都是直接影響到檔案管理的連續性和穩定性的因素。事實上，進行檔案管理工作的工作人員需要有一定的專業素質來進行艱巨檔案管理工作，我們必須提及的是，現在的事業單位中的絕大多數管理管理人員不具備檔案管理相關的專業理論知識和大量的知識經驗的積累，無論是在專業素質和文化水平都有著極大的欠缺。不合理的知識結構導致檔案管理人員專業素質不高。因為對檔案管理的高層管理者對檔案管理的重視程度不夠，導致許多基層管理者的工作積極性普遍偏低，工作態度上消極散漫，浮于形式，這大大降低了檔案管理的效率，影響了管理信息的收集和處理。

二、事業單位檔案管理創新問題的對策

1.提高責任意識。想要讓事業單位檔案管理工作的有序開展，我們必須要建立健全檔案管理制度，讓相關的檔案管理人員在相關制度中明確自己所需要負的責任。隨著檔案管理事業的不斷發展，事業單位的檔案管理工作已經逐步的走上正軌，檔案的使用者的檔案管理意識也得到了加強。事實上，加大檔案管理宣傳力度是做好檔案管理工作的必要前提條件，但是這種宣傳的前提條件是有著一個健全的檔案管理制度。通過宣傳這一有效途徑，可以讓事業單位各級領導干部認識到檔案管理的重要性，同時還要完善事業單位的檔案管理機制，明確每個人的相關責任，也可根據實際情況在內部組織管理人員在事業單位按照時間性質建立一個文件管理網絡進行檔案管理從而提高檔案管理的效率。作為檔案管理人員，應該有務實求真的科學態度，轉變傳統觀念，與時俱進，緊跟時代變化，變被動服務為主動服務甚至是超前的服務。努力開拓思維來創新檔案管理，豐富檔案管理的內容。

2.建立現代化的檔案管理體系。加強事業單位檔案管理創新的一個非常重要的因素，就是把計算機技術引入到檔案管理流程中，以此來提高管理精度，使檔案管理可以適應現代化社會的發展趨勢。通過現代信息技術解決檔案管理工作中所存在的問題，實現檔案管理的現代化，從而提高了檔案的利用效率。這既能滿足現代社會的客觀需要和信息技術的發展，也能滿足檔案管理服務機構發展和改革的需要。為了提高檔案的利用效率，使檔案資源利用得到最大程度的發揮，有必要對檔案的管理和先進的信息技術相結合，把現代科學技術用于檔案管理機構，從而改善檔案利用效率以及使用壽命。要做到這一點，事業單位要及時的改善檔案管理信息的時效性從而對相關信息進行及時，準確的傳輸的；事業單位可以利用計算機來進行檔案管理工作，通過使用計算機和掃描器裝置的技術中將檔案中的數據輸入到計算機文件中，利用相關的軟件和技術來把文字，聲音，圖像和視頻等其他信息轉換為數據流，從而實現數據檔案和紙質檔案共存；此外，要充分利用現代信息網絡技術，對檔案管理創新，通過信息網絡可以共享在全球范圍內的非機密檔案。通過向社會提供高效，優質的檔案信息，可以實現檔案資源的共享，既提高了非機密檔案的重復利用效率，同時也提高了檔案管理的效率。在檔案管理過程中引入計算機網絡技術，還需要加強對管理人員的專業培訓，加強信息技術操作，使他們能夠熟練地運用計算機網絡技術，使檔案管理工作完全自動化和電子化處理。

3.培養專業素質過硬的檔案管理人員。想要做好事業單位的檔案管理工作，一定要重視人才的輸入和培養。請專業人士培訓檔案管理人員專業的檔案管理知識是最為關鍵的。為單位招收擁有優秀業務技術和管理能力的人才，要加強對檔案管理人員的崗前培訓使其能夠更好地認識和處理相關的檔案管理工作。為了加強其專業領域能力，事業單位應結合單位具體工作進行針對性培訓，它可以使理論知識和實際工作很好地結合起來。要加強檔案管理人員的工作態度培養，改變以前當一天和尚撞一天鐘的工作態度，把獎勵機制結合到檔案管理工作中，以提高管理人員的工作積極性。基于檔案的管理人員和機構的現狀應加強現有的網絡技術培訓和職業素質培訓，比如參觀考察，調研工作，不斷更新業務知識，這樣不僅可以有效提高其使用當今先進的網絡技術的能力，促進單位之間的溝通，加快推廣新方法，從而提高最終目標，即事業單位檔案管理工作者的檔案管理水平得到整體的提升。

三、結語

事業單位在檔案管理問題上尤為明顯，要解決這些問題，記需要加強的工作管理人員的責任意識，推進管理制度的發展和完善，從而使事業單位的檔案管理工作更加具有規范性。所以在檔案管理工作中遇到問題，必須采取針對性的措施。我國現在正在對事業單位進行全面改革，這既是機遇也是挑戰。每個事業單位的領導應抓住機遇，更新觀念，不要總是認為檔案管理并不重要，同時對檔案管理制度進行更新，采取有效的措施，積極探索現代檔案管理方案。

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