北京GJ局信息化項目實施策略研究

秦苻珂

(北京金榮萬昌科技有限公司，北京 100081)

北京GJ局信息化項目實施策略研究

秦苻珂

(北京金榮萬昌科技有限公司，北京 100081)

好的實施策略有利于項目的成功交付，同時，在項目實施過程中，還要及時調整實施策略，以適應不斷變化的項目情況。結合北京GJ局信息化項目，研究項目實施過程中策略的制定及其調整實施，以利于更好地完成信息化項目。

信息化;項目實施;實施策略

0 引言

項目的實施是一個追求項目目標的過程[1]。在這個追求項目目標的過程中，需要使用一些方法和策略。好的符合項目情況的實施策略有利于項目的成功推進。

同時，信息化項目具有典型的不確定性和漸進明細性[2]。在項目的推進過程中，項目的情況可能會發生變化，項目經理和其他成員也會逐步對項目的情況更加了解。在這樣的情況下，需要項目經理根據當前的實際情況對后續實施策略進行調整，以利于項目目標的實現。

因此，在項目開始時，就要根據項目情況制定項目實施策略，并在項目的執行過程中根據項目的執行情況對預定的實施策略進行及時調整，這是非常重要和必要的。這樣做有利于項目的執行，使項目更容易成功。

本文結合北京GJ局信息化項目，研究如何在項目實施過程中制定并調整實施策略，為其他信息化項目管理提供借鑒，保證信息化項目更好地實施。

1 項目概況

北京GJ局信息化項目主要是信息系統的建設，該系統包括公文管理、行政審批、信訪流程、政府信息公開、網站投稿、內部信息管理、信息報送管理、會議管理、外事管理、督查督辦、車輛管理、即時通信、電子郵件、手機短信、個人日程、個人待辦、通訊錄管理、檔案管理、組織機構管理、日志管理、人員管理、權限管理、工作流平臺管理、智能表單管理、公文交換、單點登錄以及移動辦公等模塊，其中還包括請假流程、培訓流程、因私出國(境)證件審批流程、行政審批流程、內部簽報、收文流程和發文流程等共46個流程。

項目實施過程分為項目啟動、需求調研分析、系統部署開發集成、用戶培訓、系統試運行、系統驗收幾個階段，見圖1。其中，系統部署開發集成階段又根據模塊的實現方式分為兩個并列的過程：

(1)系統配置實現方式。其過程為測試環境搭建、數據采集、系統配置與測試、舊數據導入、用戶功能驗證。

(2)開發實現方式。其過程為概要設計、數據庫設計、開發實現(包括詳細設計)、單元測試、集成測試、用戶功能驗證。

根據合同要求，整個項目周期為8個月，其中試運行時間為3個月。

2 制定實施策略

北京GJ局信息化項目涉及面廣、工作量大、工期緊，在這種情況下，項目組制定了“統一規劃、同步啟動、共同推進、動態管理”的項目實施策略。

圖1 項目實施過程

基于信息化項目管理的重點是實現項目目標[3]，在制定上述項目實施策略的同時，遵守了以下原則：

(1)基于項目當前實際情況。

(2)有利于項目目標的實現，有利于降低項目成本，提高項目質量，并要滿足項目進度目標的要求。

(3)具備可行性和可操作性。

2.1 統一規劃

由于信息化項目涉及面比較廣泛，同時信息化項目是智力和技術密集型的項目，為了確保能夠發揮其整體效益，項目組制定了“統一規劃”的實施策略，要求各級部門、機構必須在統一規劃之下，統一規范，共同建設和推進。

2.2 同步啟動

由于項目規模大、模塊多、開發工作量大，同時要求的工期又比較緊張。為確保項目能夠在規定的時間內按質保量完成，項目組采取了“同步啟動”的實施策略，各個模塊的開發和實施工作同步啟動，并盡量將順行工作并行處理，以縮短項目的實施周期。

2.3 共同推進

在項目推進的過程當中，項目組盡量充分利用資源。該項目組下面分為三個小組：需求分析小組、開發小組、實施小組。這三個小組的工作貫穿項目的始末，三個小組齊心協力，共同推動項目的進展。

2.4 動態管理

實現項目目標是一個動態的過程[4]。動態管理機制的建立有利于更好地對信息系統等科技類項目的監督和管理[5]。在項目的執行過程中，項目組運用動態控制原理并采用PDCA方法進行項目目標控制。

(1)計劃編制和審批。項目組和客戶方共同制訂并審批項目的總體計劃以及各階段的工作計劃。

(2)項目執行。嚴格按照預定的計劃執行。

(3)進度檢查。定期或不定期通過會議、周報等方式檢查項目的執行情況，并重點加強對各階段里程碑的進度檢查。

(4)變更控制。當執行過程中出現偏差，就及時找出問題的原因，并提出彌補措施。如果有必要對計劃進行調整，則及時修改計劃并和客戶進行確認。

3 策略的調整

信息化項目具有一次性、創新性、獨特性以及漸進明細性等特性，同時，信息化項目過程中所涉及的內部以及外部的關系與變數也較為復雜[6]。因此，在項目的執行過程中存在諸多不確定性因素和風險項。但隨著項目的進展，這些風險項逐步被識別出來。在新的風險被識別出來以后，項目組對風險進行了定量和定性分析，采取了相應的應對措施。

信息化項目管理的過程是一個動態的過程，需要在項目的執行過程中對項目的執行情況進行定期或不定期的檢查。如發現執行情況和預定的計劃不相符合，就找出發生偏差的原因，采取必要的行動來糾正偏差；如果有必要，還要調整項目計劃。

無論是對新識別的風險采取相應的應對措施，還是對項目計劃進行調整，都可能和預定的實施策略相關聯，從而都需要對當前采取的實施策略進行調整。

在該項目啟動時，項目組了解的項目情況是客戶方對每個模塊都有專門的人員負責需求。再結合項目“實施周期短、開發模塊多”的情況，項目組制定了“統一規劃、同步啟動、共同推進、動態管理”的實施策略，以最大限度縮短項目的實施周期。

但隨著項目的進展，在需求進展到兩周時，項目組對項目的整體進展情況進行了檢查，并通過掙值法[7]對統計數據進行了分析，發現進度績效指數(SPI)和成本績效指數(CPI)都小于1，從而判斷項目出現了成本超支和進度拖延。

為此，項目組馬上召開了內部會議，討論出現進度延遲的原因。針對此問題，項目組成員發表了各自的意見。經過認真分析，項目組認為進度延遲的原因發生在客戶方需求負責人的身上。客戶方實際需求負責人數量和原來了解到的5人情況不符，實際只有兩個人，而且這兩個人平時工作都比較忙，加上年底事情又比平時多很多，造成了項目進度的拖延。同時也造成了項目組人員上的浪費，即①存在等待對方確認的空閑時間；②項目組的需求分析人員相對過剩。

經過進一步和客戶溝通后，確認客戶無法增加需求人員，也無法保證現有人員能夠全力支持該項目。這將造成后續的需求確認過程還會拖慢項目，而且還會存在不確定性因素。因此，必須對原來的計劃和實施策略進行調整，否則將產生以下問題：①項目整體進度拖延；②人員過度浪費，造成項目成本增加。

基于此，項目組立即向客戶方提交了項目狀態報告，其中，包括后續的實施策略以及項目進度變更的建議，建議將“同步啟動”的實施策略變更為“分步進行”的實施策略。然后，雙方共同召開會議討論并確認變更后的實施策略以及進度計劃。項目組根據變更后的進度計劃以及實施策略對項目組的人員結構和工作內容進行了調整：減少了需求調研分析人員，增加了開發實施人員；沒有進行需求確認的子系統和模塊繼續進行溝通和確認，已經進行了需求確認的子系統和模塊則立即進行開發。

實施策略的及時調整避免了人員的浪費，同時，根據實施策略的調整，提出了項目進度的變更，為項目的成功實施爭取了必要的時間。

4 結語

好的實施策略有利于項目的成功交付，同時，在項目實施過程中還要及時調整實施策略，以適應不斷變化的項目情況。

在北京GJ局信息化項目的實施過程中，首先，根據項目情況合理地制定項目的實施策略，并按照制定的策略執行；其次，在實施過程中發現和預計情況不相符合時，及時對實施策略進行調整，保證了項目的成功交付，節省了成本，提高了效率。

[1]孫軍.項目計劃與控制[M].北京：電子工業出版社，2008.

[2]管東升，李浩銘.信息化軟件項目全生命周期管理研究[J].項目管理技術,2012,10(12):97-102.

[3]王磊.企業信息化項目管理研究：以武漢某4S集團實施DMS項目為例[D].武漢:華中師范大學,2013:8-10.

[4]PMI.A guide to the project management body of knowledge(PMBOK?Guide)[M].5th ed.Newtown Square:PMI,2013.

[5]馬臻.論現代項目管理在科技項目中的應用[J].中外企業家，2015(27):108,114.

[6]許炳，白霄.項目風險識別、度量及評價研究綜述[J].項目管理技術,2014,12(5):25-28.

[7]范成方，董繼剛,賈宏俊.掙值法在項目管理中的應用研究[J].山東科技大學學報：自然科學版,2007,26(4):101-103.PMT

2016-05-09