高職院校實物檔案的整理和利用研究

【摘 要】 本文以寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，分析了高職院校的實物檔案的主要內(nèi)容與特征，探討了實物檔案的整理分類，提出了開發(fā)利用措施：做好實物檔案的宣傳和展覽工作，利用實物檔案建設(shè)校史館。

【關(guān)鍵詞】 高職；寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院；實物檔案；整理；開發(fā)利用

實物檔案是個人在從事社會、宗教、文化等活動或是社會組織從事的社會交流等過程中形成的對活動記錄具有珍藏價值并以客觀存在的實物形式保留下來的記錄。作為高職院校來說，實物檔案包括學(xué)校作為集體參與各項社會合作交流、競賽以及在學(xué)生日常管理事務(wù)和教學(xué)、科研、管理建設(shè)等方面形成一些具有保留意義的實物，這些實物是學(xué)校發(fā)展歷史的真實記錄，是對其他檔案形式的一種補充，是高職院校檔案管理不可或缺的組成，是傳承學(xué)校文化精神的重要載體，因而實物檔案的整理和利用工作對于學(xué)校來說意義深遠(yuǎn)。

一、高職院校實物檔案的主要內(nèi)容

總體來看，高職院校的實物檔案包括以下幾種類別：

第一，印章類，主要是學(xué)校及其所屬系（分院）、部門因內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，發(fā)生的機構(gòu)合并、撤銷、變更等行為而停止使用的一些公章、印章，例如個人印章、鋼印、銅印等。

第二，獎品類，主要是學(xué)校在參與政府機構(gòu)或社會組織組織的評審、競賽中所獲得的獎勵證書、獎狀、獎牌、獎杯等作為學(xué)校的榮譽象征的實物檔案。還有學(xué)生或個人代表學(xué)校獲得的競賽獎品以及科研方面形成的專利發(fā)明成果等。

第三，紀(jì)念品和禮品類。主要是學(xué)校在和社會組織、其他學(xué)校進(jìn)行社會交流和合作交流，以及重要的大型活動中收到的賀信、賀電、紀(jì)念品和禮品。

第四，收藏品。主要是一些名人名作和名師手稿，例如社會知名人士的題詞和畫作、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來訪時留下的筆墨以及民間團(tuán)體贈送的錦旗、牌匾、字畫等。

第五，證徽類。包括了學(xué)校在歷史的發(fā)展與變革中形成的一些工作證、學(xué)生證、畢業(yè)證、圖書證及學(xué)校的牌匾、校徽等能夠反映學(xué)校發(fā)展的有保存價值的實物等。

第六，其他類。包括教師自制標(biāo)本、模型、教具等。

二、寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院實物檔案的整理

1、實物檔案的分類編號

根據(jù)檔案管理辦法，學(xué)院檔案分為十三個大類，主要包括黨群類檔案、行政類檔案、教學(xué)類檔案、科學(xué)研究類檔案、基本建設(shè)類檔案、儀器設(shè)備類檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案、出版類檔案、外事類檔案、財會類檔案十個主類和聲像類檔案、實物類檔案、人物類檔案三個輔類。對于實物類檔案的分類，采用的是以實物檔案的拼寫字母為類別代號，根據(jù)不同的實物檔案類型加以編號，形成了SW（實物）+數(shù)字的分類編號方法。例如：SW11代表收藏品類實物檔案，SW12代表紀(jì)念品和禮品類實物檔案，SW13代表印章類實物檔案，SW14代表獎品類實物檔案等。

2、實物檔案的歸檔編號

實物檔案作為客觀存在的特殊檔案載體，在整理中明確實物以“件”為計量單位進(jìn)行整理歸檔。在編號時，為了在保證其后期方便利用和不影響外觀，在實物上注明相應(yīng)的標(biāo)簽，并且采用年份+分類編號+數(shù)量的方式來歸檔。例如：2015-SW11-5，表示的就是2015年收到的收藏品類的實物檔案，數(shù)量一共五件，根據(jù)實物的接收順序來分類歸檔。

3、實物檔案的“雙軌制”歸檔

“雙軌制”的歸檔模式來源于國家檔案局2003年所頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，其中明確要求將紙質(zhì)和電子檔案一同歸檔，并且兩者之間相互建立關(guān)聯(lián)。但是實物載體和普通紙質(zhì)的文件檔案有一定的區(qū)別，為了實現(xiàn)“雙軌制”歸檔理念，探索改革實物檔案管理模式，采用了將實物檔案和實物照片對應(yīng)歸檔的方法。通過建立實物檔案照片管理系統(tǒng)，客觀地反映出實物檔案的真實面貌，將照片和實物檔案進(jìn)行匹配，備注詳細(xì)的文字說明，將實物和照片統(tǒng)一歸檔保存，實現(xiàn)了兩者之間的聯(lián)系，也兼顧了“雙軌制”的歸檔制度。

三、實物檔案開發(fā)利用的途徑

在檔案管理中，實物檔案的數(shù)量雖然不多，但它是見證學(xué)校發(fā)展歷史的重要依據(jù)，在學(xué)院評估、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)申報、年鑒編寫、校史館建設(shè)、展覽以及學(xué)校周年活動中起著重要作用。因此開發(fā)利用是實物檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是發(fā)揮其檔案價值的關(guān)鍵。

1、做好對實物檔案的宣傳

根據(jù)《檔案法》《實物檔案實施細(xì)則》等法律法規(guī)，在校內(nèi)宣傳實物檔案的作用和價值，弘揚學(xué)校文化和教學(xué)理念、科研成果，提高全員對實物檔案的歸檔意識和管理積極性，保證實物檔案及時歸檔，豐富館藏；同時，提升實物檔案的保管環(huán)境，避免檔案損壞，延長檔案壽命以提高實物檔案利用價值。

2、加強實物檔案的展覽

和實物檔案相比，紙質(zhì)檔案全部都是單調(diào)的文字，在展覽效果上并不如意，而實物檔案具有時代特色和空間特點，其色彩、形狀和外觀能夠直觀、真實地反映出學(xué)校的歷史和發(fā)展過程。一是圍繞學(xué)校中心工作、重大活動舉辦專題展覽；二是發(fā)揮實物檔案照片管理系統(tǒng)的功能，利用信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，在校園網(wǎng)、政府網(wǎng)等媒體上展示實物檔案。利用實物檔案承載的懷舊情感和元素，提升學(xué)校文化底蘊，傳承校園文化，擴(kuò)大對外宣傳，提升學(xué)校感知度。

3、利用實物檔案建設(shè)校史館

校史館是學(xué)校發(fā)展歷史的陳列館，是傳承校園發(fā)展文化的重要途徑。校史館的建設(shè)過程中檔案工作發(fā)揮著極其重要的作用，可以說校史館就是學(xué)校檔案的展示平臺。寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2013年3月建設(shè)校史館時，在利用現(xiàn)有檔案的同時，集中征集了校史資料和具有史料價值的實物，對實物檔案進(jìn)行了分類陳列，并且將實物、圖片與音像設(shè)備等結(jié)合，利用多媒體技術(shù)和布展技術(shù)，見證辦學(xué)111周年、合并建院10周年以來不同時期的發(fā)展歷史。通過校史館，增加教職員工的榮譽感和凝聚力，提升校友和社會人士對學(xué)校的認(rèn)同感、歸屬感，提升高職院校的競爭力。

四、結(jié)語

實物檔案是高職院校檔案的重要組成部分，其收集、整理、開發(fā)、應(yīng)用都是為了更好的發(fā)揮其價值，服務(wù)學(xué)校和師生。因此實物檔案的管理是一項重大任務(wù)，需要全員重視和參與，從而更好地發(fā)揮其服務(wù)作用。

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【作者簡介】

于金霞，女，本科，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員.