新形勢下提升高校檔案工作者素質的途徑

夏露

[摘 要] 新形勢下，努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍是推進高校檔案事業發展的必然要求。因此，檔案工作者應統籌兼顧、立足當前、著眼長遠，通過提高認識、吸引人才、完善制度、增強服務意識等方面不斷提高自身素質。

[關 鍵 詞] 高校；檔案工作者；素質；途徑

[中圖分類號] G27 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）28-0132-02

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，文中進一步重申檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。在建立檔案室工作新格局中提出加強檔案管理工作，做好本單位本系統文件的收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，開展檔案數字化、檔案編研、檔案業務交流、人員培訓等，要求努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍。作為一名檔案工作者尤其是高校檔案工作者深深地感受到肩上的使命與責任。一個優秀的院校蘊藏著豐富的歷史和文化，對檔案管理人員也相應有更高的素質要求，建立一支高素質的檔案隊伍對高校的發展也將有不可估量的作用。

一、檔案從業人員現狀

（一）整體水平

檔案工作通俗地說是與一堆歷史紙張打交道的工作，看似簡單輕松，人們固有的思想也認為檔案管理工作技術含量不是太高，更適合有經驗，能坐住，年齡大一些的人，年輕人沉不下來擔心會產生不可挽回的后果。所以在高校中檔案從業人員大都是轉行過來的，而且女性所占比重較大，管理人員的年齡也相對偏大，學歷水平整體偏低。隨著檔案工作轉換期的到來，以及辦公自動化的進一步深入，以計算機和網絡為核心的信息技術促使電子文件歸檔成為一個核心問題，對檔案人員的知識水平要求不斷提高，檔案人員素質的高低直接影響到檔案工作的水平。而我們高校檔案工作者的整體架構并沒有發生太大的變化，自我學習能力不高，信息化知識更新滯后，嚴重阻礙了檔案事業的前進步伐。近年來，很多高校管理者也開始重視檔案管理工作，從一定程度上緩解了人才的匱乏，但是引進的本科人才真正專業對口的較少，而檔案管理的研究人員更是少之又少。

（二）隊伍穩定性

由于檔案管理工作在單位是大家心目中邊緣、弱勢崗位之一，受重視程度低，工作性質默默無聞，無法產生即時效應，年輕人認為這個工作沒前途，所以大多不愿意從事此項工作。在人們的潛意識里，檔案工作相對于其他教學、科研、管理等崗位屬于簡單勞動，是低層次的勞動，從事該工作的人員往往是一些能力不強、水平欠缺的人，工作得不到領導重視。不僅如此，高校檔案人員在職稱晉升、職務提拔、人員待遇等方面確實相對滯后于學校其他專業技術人員，處于劣勢。《高等學校檔案管理辦法》第十三條明確指出，高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員可以按照有關規定予以補助，但是能夠落實到檔案工作者身上的高校寥寥無幾，進而造成工作人員的積極性不能充分發揮出來，嚴重挫傷了工作熱情，一旦有跳槽的機會便抓住不放，致使人員頻繁更換。

二、建立一支高素質的檔案隊伍，推進檔案事業的健康發展

（一）提高認識

高校檔案是指高等學校從事各種活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。提高高校各級領導和教職工對檔案工作的認識，把檔案工作列入議事日程，組織領導干部學習《中華人民共和國檔案法》《高校檔案管理辦法》及《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等法律法規及精神，領會精神實質，增強“依法治檔、依法管檔、依法用檔”的檔案意識、法律意識和責任意識，從而轉變在思想上認為檔案工作可輕可重、可有可無的觀念，確立高校檔案工作是一項為高校中心工作服務的重要基礎工作，推動高校的檔案工作順利發展，也為提高高校檔案人員待遇創造良好的法律氛圍。

（二）吸引人才

“栽好梧桐樹，引得鳳來棲。”人才是檔案事業賴以發展的根本，要發展事業，留住人才，可從以下兩方面著手：（1）擴大檔案工作的影響力。檔案記載著一個單位在各項活動中直接形成具有保存價值的不同形式的歷史記錄，對現實工作具有不可替代的憑證作用和參考價值，是珍貴的信息資源。（2）加大檔案宣傳力度。通過報送相關檔案信息、出版檔案選編、舉辦檔案展覽，開放校史展覽等多種方式可以提高檔案工作的知名度，加強檔案資料的開發利用，為學校和社會提供及時、有效、全面的服務，為領導決策提供有效的依據，高校工作走到哪里檔案服務跟到哪里，隨時為學校的中心工作和建設大局提供最優質的服務，使檔案工作在高校的整體工作中占有一席之地，成為不可或缺的一個部門，還可配合學校教學部門，在相關專業開設有關檔案管理的選修課。“有為才有位，有位更有為”，加大檔案資源的開發利用，隨時為學校發展提供有價值的資源，讓領導認識到、讓廣大師生員工真切感受到檔案工作在學校發展建設上舉足輕重的作用，充分展現價值，才能贏得地位，自會留住人才。

（三）完善制度

將檔案工作納入學校的整體規劃，制定相關的檔案管理制度。人員變動時及時調整檔案工作委員會和各部門的兼職檔案員，完善的工作機制是做好工作的根本保障。在建立完善的檔案管理制度的同時嚴格執行誰經手誰負責，對上網文件、檔案進行嚴格審查，嚴防文件在傳輸過程中泄密，并加大保密檢查力度，將檔案室列入重點保護范圍，及時發現排除隱患。同時要求檔案管理從業人員要具備較硬的政治素質，以自己的實際行動確保各類檔案的安全。檔案記錄著歷史，記錄著真實，都是與今后發展息息相關的材料，這就要求每一名檔案管理人員在工作中要細致、一絲不茍、親力親為，做到收集、立卷、歸檔、查閱等各個環節準確無誤，因為如有一絲紕漏，則會給單位或者個人帶來不可估量的損失。嚴格考核獎懲機制，對于做得好的人員給予精神和物質上的獎勵，對于做得比較差的人員予以批評處罰，打破“大鍋飯”的傳統模式，以此調動檔案隊伍的積極性，讓每一位檔案工作者知道嚴謹的工作作風是他們必備的素質。

（四）增強服務意識

服務意識是每一個檔案工作者不可缺少的職業素質，也是高校檔案事業可持續發展不可忽視的問題，高校檔案工作者的服務對象是具有較高水平的教師和學生，人員眾多，工作中涉及的查閱內容十分廣泛，在平時接待查閱過程中應做到眼勤、手勤、腿勤，最大限度地滿足利用者的需求。還應充分認識新形勢對檔案工作的新要求，拓展服務渠道，變當前的被動服務為主動服務，利用學校檔案部門對各分支部門檔案業務監督指導的職責，主動派檔案人員參與到學校的一些工作中，直接了解各種檔案材料的形成過程，既能保證文件材料收集完整組卷規范，又能及時了解把握利用者的需求，促進資源共享，利用網絡信息平臺，提供信息交流和查詢閱覽服務，真正建立起方便廣大師生的檔案利用體系。

（五）加強培訓學習

《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。檔案陳列在柜子里，看似毫無生機，作為檔案工作人員如何能更大限度地發揮它們的價值，這就要求檔案人員具有較強的專業素質。在信息高速發展的時代，可針對不同層次的檔案人員有計劃地進行相關培訓，使培訓工作常態化、多樣化，并列入每年的工作計劃。檔案人員自身還應樹立全新的學習理念，不僅在理論上努力學習相關的知識，還要在實踐中熟練掌握各個環節和步驟，各門各類載體的管理方法，理論與實踐相結合，傳統的管理方法和現代管理方法相結合，做到保存得當、利用充分，以更好地發揮檔案的價值。合格的檔案工作人員不僅需要鉆研專業知識，還應該掌握與本學校特色專業相關的知識，檔案內容廣泛，只有多學習相關的知識，才能快速地實現對檔案的鑒別并分類處理，具有良好的知識儲備，才能更好地勝任工作。

2008年，教育部、國家檔案局頒布第27號令《高等學校檔案管理辦法》，2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等多項政策法規，提出的一系列新舉措，是今后一個時期全面引領、指導檔案工作實踐的綱領性文件。說明黨和國家對檔案工作非常重視，而廣大檔案工作者應更加明確地知道提高自身素質是做好檔案工作的根本，這就要求檔案工作者應統籌兼顧、立足當前、著眼長遠、加強學習、提高自身素質，以更好地應對今后制度化、規范化、信息化的檔案管理工作，期待檔案工作為實現中華民族偉大復興的中國夢作出更大貢獻。

參考文獻：

趙潔.加強檔案干部隊伍建設的思考[J].企業導報，2013（4）.