論做好高校教學秘書工作的職業素養

曹曉進

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論做好高校教學秘書工作的職業素養

曹曉進

一、教學秘書職業的性質特點

（一）職位性質

高校教學秘書工作是圍繞著高校教學過程進行服務與管理的基礎性工作。教學始終是高校的中心任務，教學秘書崗位是教學管理工作的基層崗位，承擔著教學日常服務管理的大量組織、協調工作。簡單來說，教學活動的組織就是把學生、教師和學習活動三者有效聯結起來以達到人才培養的教學目的。作為教學主管領導的助手，教學秘書更多體現出秘書的輔助決策、執行和監督的角色性質。其服務對象既面向主管領導，也面向廣大師生，在日常教學管理運轉過程中常處于一個中樞節點的位置。在完善的教學管理建制中，在二級單位教學主管的領導下，教學秘書與各系、教研室主任相互協作、相互配合，共同完成日常教學計劃的安排、執行與協調工作。教學秘書編制屬于一般管理崗位，在高校的行政科層組織架構中屬于某一個科室。

（二）業務特點

教學秘書的工作事務政策性強、事務多樣、工作內容關聯性強、細密性要求高，協調溝通是其最基本的服務管理職能。

第一，教學秘書事務的政策性強。教學秘書面對的日常矛盾主要就是圍繞教學組織過程產生的各類不協調、不平衡的矛盾現象，以教學資源、教學相關利益的分配為矛盾的焦點。政策是反映決策意志的策略和指導思想、方法，是從實踐中凝煉而出的經驗智慧，能夠進一步指導人們實踐中的思想和行動，以期達到既定的效果和社會價值目的，規章制度亦如此。在處理各種涉及師生利益關系的問題時，教學秘書都要秉持公心，要尊重和遵循學校的政策、規章制度，把握管理的科學性與藝術性之間的張力與平衡。應承認，政策、規章制度在紛繁復雜的實際情況面前并不能是絕對的和萬能的，但缺失既定政策和規章制度的規范性指導是絕難以行通的。

第二，教學秘書事務多樣且關聯性強。教學秘書工作內容涉及到方方面面，簡括之，其主要任務在于按照一定的培養計劃組織好教學活動。其中最主要的是培養方案或者教學計劃的進一步分解落實即課程任務的安排。把學生、教師、教室、時間等要素有機組合起來，也就是通常所說的課表編排，這在教學組織的發生發展序列上僅是第一個環節。在教學改革和管理信息化的背景下，課程模塊之間、師資與學生狀況之間、教改發展狀況與滯后的管理信息系統之間，經常存在不協調的狀況。教學管理除了課表編排，還有教學過程中的協調管理，包括對于教學運行和教學質量監督與評價的組織工作，各類考試考務工作、競賽組織工作，學籍和學生信息管理、學生成績與試卷管理、學分管理、教室管理與協調、教師考核與酬勞分配管理等。這些活動前后銜接、時間上連續緊湊，內在關聯性強，既有完全內含的教學管理內容，也延伸涵蓋了與教學密切關聯的部分人事或財務等職能?？傊?，高校教學秘書等管理人員在高校教學活動中承擔著組織者、推動者、執行者、調控者的角色。

第三，教學秘書的工作內容細密性要求高。教學活動實質是把學生、課程和教師等要素有機組合起來。在高校，課程存在于不同的課程體系或模塊之中，各個課程體系共同構成完整的培養計劃。高校的培養計劃一般由公共（或通識）課程模塊、專業課程模塊、專業實踐實習模塊三大體系構成，每一模塊下又有進一步的分類。不同模塊課程任務的承擔權能分屬不同的教學部門，具有不同的教學方式、教學要求和考核模式。這種結構化的培養模式本身就要求更加嚴格、細密的日常運行管理、成績管理等，否則難以保證出現系統性的失誤。隨著學分制改革和一些教學單位教學改革項目的推行，學生擁有了更多的選課自主權，跨專業、跨學院的第二學位項目、網絡教學資源的學分認定也逐漸實施，學生學分選修自主權的擴大和相關管理規范的滯后性的矛盾、學生自主行為和學校管理者之間信息不對稱的矛盾，給教學秘書的工作帶來不少挑戰。這就對其帶來了更高的細密性要求，要求教學秘書一絲不茍、耐心細致、把工作做細、做實。

教學管理活動是一個圍繞教學的綜合復雜體系，教學秘書在其中承擔著重要的角色，其面向的工作對象是擁有活躍知識思想的教師和大學生，目標是將他們合理有序地分配組合在一定的教學模式中并經常性地加以“維護和保養”，從而保證教學目標的實現。因此可以說，教學秘書的基本職能主要體現在協調溝通方面，協調溝通是教學秘書與師生進行互動的基本形態，是其基本的工作方式方法，是實現“組織”這一職能的基本手段。

二、做好教學秘書工作的職業素養基礎

教學秘書應培養理論和實際相結合的決心和能力，提升對于本職崗位工作性質的認知水平，在實踐中不斷探索，以新的經驗做出新的思考、摸索出適合自身特點的工作思路和模式。

（一）專業化的精神

高校視域下大學生體現出成人化特點、教師體現出學術化特點。以此來看，高校內部教學活動各主體間的關系應基于成人世界平等意識與訴求的提升、各盡其職、自由發展的理念，彼此間的聯結大體上基于共同利益需要為向導的契約式紐帶。未成年時期親情與管教式權威法則的淡出，消解了教學活動的組織文化基礎，同時也產生了對于教學組織的專門化的需要，教學秘書的崗位職能需要由此而生，由此，決定了教學秘書工作的專業性特點以及做好教學秘書工作需要遵循專業化的內在邏輯。

“業精于?！?，“聞道有先后、術業有專攻”，隨著現代高校教學活動越來越向體系化、精細化、縱深化方向發展，高校教學改革的不斷推進和教學活動組織的復雜程度不斷提高，教學活動內部各要素之間的協同性要求不斷提高，處在管理一線的教學秘書承擔的組織協調職責勢必會越來越重、愈發需要以專業化的精神作為強力支撐，著眼于專業化的管理理念、管理手段、工具和方式方法。例如，教學管理信息系統及其應用水平反映了教務工具專業化的水準，教學秘書對于現代信息技術和業務軟件的精通掌握、溝通協調的快速靈活和有效、處理事務的統籌兼顧和周密完備，都反映了自身專業化的能力水準和精神追求。

（二）科學化的信念

高校日常教學活動的專業性、教學計劃的系統化和周期性特點，決定了高校教學秘書履行職責的內容系統化、執行周期性和總體穩定性的特點。教學管理與服務必須尊重科學、研究分析教學管理活動內在的科學規律性、加以提煉分析形成新的理論經驗進而指導實踐，否則，教學管理將不能適應日益多變的高等教育內外部環境。由此而論，做好教學秘書工作需要堅持和堅定科學化的信念。

科學是理性思考的產物，追求科學性帶來的將是更加符合事物本質規律的專業水準的提升、工作效能的提高以及防止誤入歧途。這里強調的是一種求實求真的態度，反對那種憑經驗、直覺和感性的隨意性。現代社會體系的復雜性一定程度上是科學發展所帶來的，同時也使科學與理性得到更深層次進展的空間。高校教學管理活動的內部聯系和內在規律有些是已經被認識到的，還有很多有價值的信息仍然有待挖掘，新情況和新問題的產生也蘊藏著新的機遇，都需要教學秘書和教學管理者樹立科學化的信念、不斷開拓進取。

（三）人文化的滋養

高校是文化知識匯聚的場所，是教書育人的一方天空。高校教學秘書工作生活在這樣一個傳遞人文與科學的場域，工作對象是傳承和接受人文與科學教育的大學師生。在這種由業緣形成的文化圈里，教學秘書能夠受到天然的文化熏陶，接觸到來自大學師生富有時代氣息的新鮮事物和新思想、新知識、新觀點，潛移默化中開闊了視野、豐富了自身的文化涵養。作為教學管理者，教學秘書和大學師生朝夕相處的密切聯系促成了天然的共同體意識和校園文化意識。在履行職責過程中，教學秘書的人文素養和人文關懷必不可少，其個體人文素養的修為、人文關懷的施予，很大程度上影響著與師生合作關系的親和度、包容性以及互動的和諧性、協調溝通的效能，進而影響到教學管理活動的順利進行。

因此，做好教學秘書工作，還應該著力提高自身人文素養，以人文知識充實心靈、在工作中踐行人文關懷，從而得到全面的人文化的滋養，營造一個人文化的、充滿正能量的教學管理環境。唯有如此，才能與高校校園自由和諧的人文文化精神相契合，并將有可能將教學管理工作抬升到一個新境界。

三．結語

本文將高校教學秘書的職業素養建置于專業化、科學化、人文化三塊基石之上，作為一種分析視角難免有疏漏之虞，權且為實現“做好”的目標提供一個參考體系和方法論指引。最后需要指出，如欲有所功成，必全力赴之所從之事，教學秘書工作也不例外，以對待事業的心態對待這份職業，將催生出強有力的精神力量，經年累月，必能在平凡的崗位上取得不凡的成績。

參考文獻

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（作者單位：天津外國語大學應用外語教學中心）