地鐵工程檔案管理全程管控模式初探**

徐紅梅（無錫地鐵集團有限公司，江蘇無錫，214023）

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地鐵工程檔案管理全程管控模式初探**

徐紅梅
（無錫地鐵集團有限公司，江蘇無錫，214023）

地鐵建設是城市基礎設施建設的重大項目，具有投資大，風險高，建設周期長，涉及面廣，系統復雜、環節多，內外協作關系復雜等特點，是一個龐大的系統工程。檔案管理貫穿于地鐵建設工程的全過程，是工程質量控制的直接體現，是地鐵工程項目管理的重要環節。地鐵建設過程中形成的大量工程檔案，記載了建設工程的全過程，是保障地鐵運營和維護的寶貴信息資源，擔負著軌道交通檔案信息資源存史、資鑒和增值的重任。

一、地鐵工程檔案的管理現狀

1.地鐵工程建設環節多，檔案管理復雜

地鐵工程是集鐵道工程、市政工程、建筑及設備安裝等工程于一體的綜合性工程，建設工期較長，往往一條線路從立項到工程竣工驗收需要四五年時間。參與建設、設計、施工、監理等單位上百家，工序復雜，專業眾多，檔案形成周期長，涉及單位牽涉面廣。在項目立項與審批、勘察與設計、施工與監理、設備安裝與裝修、竣工驗收與試運行等過程中所形成的文字、圖紙、聲像、圖表，以及電子文件等涉及各門類、各種載體。每條線所產生的檔案數量往往達幾萬卷，檔案數量多，涉及方方面面，載體呈多樣性。每家單位的檔案管理方式不盡相同，如何規范管理上百家參建單位的檔案移交工作，做到收集歸檔工作與建設同部署、同實施、同檢查、同驗收是一個需要妥善處理的難題。

2.地鐵工程檔案真實性、完整性難以保障

地鐵建設工程投入了巨大的財力、物力和人力，工程檔案直接記錄了建設全過程，貫穿于工程項目的立項、可行性分析、評估決策、勘測設計、招投標、施工、監理和最終驗收等一系列活動，是地鐵工程全生命周期中各項計劃和決策的重要憑證和依據，是建設工程的重要組成部分。但由于建設周期長，各家施工單位素質參差不齊、缺乏受過專業訓練的專職檔案人員、檔案人員流動性大等因素，造成資料的遺漏和缺失，難以保障檔案的完整性和真實性。

二、地鐵工程檔案收集歸檔面臨的困難

1.處于建設工程的末端，被動收集與保管

地鐵項目消耗和占用資源大，投資方、行政部門及普通市民的注意力廣泛集中在建設工程的實體成果體現，對建設工程檔案不夠關注和了解。對于直接反映和真實記錄地鐵建設過程的工程檔案，甚至有人認為只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端行為，而且地鐵建設過程中資料收集與整理非?，嵥椋こ虣n案的管理通常處于被動收集與保管的境地。

2.缺乏統一的歸檔管理模式

收集與歸檔是檔案管理的基礎環節，真實和完整是高質量檔案要達到的基本標準。地鐵工程一般由上百家單位共同完成，文件編號各異，表格格式不統一，整理方式和標準不一致。個別單位在工程快要竣工驗收時才收集檔案，但此時檔案收集工作已混亂不堪，地下隱蔽工程和變更資料常常缺失或與現場不符合，難以保障檔案歸檔的質量控制。

3.缺少相應的行政制約手段

檔案部門與各參與地鐵工程建設的單位沒有行政上的制約關系，僅僅靠檔案管理制度約束，檔案部門很多時候都不知道有這些文件的存在，過程中催要文件更是無從談起，普遍存在歸檔時移交什么檔案人員收什么的狀態，難以實現“應收盡收，應歸盡歸”。

三、地鐵工程檔案全程管理控制模式的實現

1.建立與現代企業制度相匹配的工程檔案管理體系

現代企業管理制度順應現代社會化大生產和市場經濟體制，致力于調動人的積極性、創造性，建立激勵和約束機制。無錫地鐵率先引入國際上先進的檔案管理模式，在檔案工作管理體制方面進行了積極探索。首先，強化檔案工作流程管控，理順檔案收集、整理、歸檔的相互關系。建立項目負責人制度，將工程檔案管理納入工程建設項目管理工作的全過程，保證建設項目竣工檔案的完整性、準確性、有效性，嚴格按照檔案工作規范整理和加工，為日后檔案利用提供完整齊全的工程檔案。其次，注重工程一線檔案的管理。制訂科學、系統的歸檔組卷管理辦法，統一和規范各參建單位的竣工資料內容和樣式，以保證資料的嚴謹、清晰和翔實。

2.將前端控制理論和全程管理理念貫穿規范化管理

在無錫地鐵檔案工作信息化實踐中，根據文件生命周期理論和全程控制原則，采用前端控制理論和全程管理理念對電子文件從生成到歸檔的整個管理過程進行系統分析和科學整合，統一規劃、統一要求，盡可能在文件形成階段將需要實現規范化管理的功能在前端實現。首先，將既定的歸檔范圍和歸檔要求、模版、格式和表格等監控功能和檔案管理功能，嵌入OA系統和各業務系統，以及外單位的檔案移交工具（離線客戶端）。通過檔案收集的固定渠道、非固定渠道及其他方法，使形成各門類檔案的單位、部門和分（子）公司之間形成“對口部門”，使部門（單位）之間建立聯系。然后，對檔案制度及檔案工作的業務流程進行細致梳理和重組，加強收集，依靠靈活多樣的工作方法，確保在文件形成和維護階段進行有效監督，實現各部門（單位）離線整理、在線提交、離線客戶端數據導入等多種方法的檔案歸檔移交，實現對電子文件的超前控制和全程管理。

3.提升各參與方檔案業務能力和素質

組織多種形式的檔案業務知識、信息化知識的學習和培訓，安排專職檔案員赴先進單位學習取經，邀請業務專家上門指導，提升檔案業務工作質量和管理水平。充分運用計劃管理手段，將檔案工作同其他工作一同部署、落實和考核。認真實施“一交底、二檢查、三輔導”制度，強化對外部參建單位的檔案管控。同時，全體檔案人員應當牢固樹立“一流地鐵建一流檔案”的思想，工作開展到哪里，檔案宣傳工作就跟到哪里。

四、地鐵工程檔案全程監管策略與方法

1.應用信息化技術推進地鐵集團檔案信息化建設

首先，將“全程管理”理念引入無錫地鐵信息化系統建設，在無錫地鐵企業內部建立綜合檔案管理系統平臺，全面管理工程、基建、科技、人事、會計等重要的檔案資源，預留未來地鐵線路開通后其他類別檔案納入管理的系統空間。針對無錫地鐵企業特征，采用單一全宗的架構，實現公司內部全宗單位檔案從積累、收集、整理到查詢、利用、鑒定、統計等全過程的控制和規范化管理，顯著提高檔案管理水平和效率，改進檔案服務的質量。系統預留與集團其他信息管理系統的接口，如ERP、財務管理系統、人事管理系統等，將OA系統中產生的公文，人事、財務系統中的目錄數據自動導入檔案系統形成條目和原文信息，實現各門類檔案原文的全文檢索、條目檢索、高級檢索和模糊檢索。采用全程管理模式，實現前端OA系統和檔案系統之間的“無縫對接”。（見圖1）對檔案的各個業務管理環節如鑒定、分類、組卷等，在電子文件生成階段實現自動采集并記錄電子文件的形成過程及其背景、結構和內容，以日志形式保存，從而保證電子文件的真實、可靠和完整。

其次，引入全程監管平臺方案、元數據方案、完整性校驗平臺方案，對自動歸檔的電子文件數量、原文完整性、歸檔內容及范圍的完整性進行檢測、校驗。同步提供強大的檢索和信息發布功能，實現檔案信息資源的高效率、高質量服務。另外，利用RFID電子標簽與后臺數據庫管理系統相配合，對檔案的統一編碼、入庫登記、借閱、歸還、查找、盤點、實時監控等過程進行嚴格規范，實現檔案盒級定位、監控、快速上架、盤點及查找等功能，實現檔案的全過程跟蹤與管理。這樣，每份電子文件進入無錫地鐵檔案信息中心后，從產生、利用到銷毀或永久保存，始終處于“有控”狀態下，即實現檔案的全程管理。

2.應用信息化技術推進地鐵參建各方檔案信息化建設

對建設過程中涉及各施工單位、監理單位、設備供貨商等單位產生的不同門類、不同途徑的檔案數據進行有效的收集、組織、管理，構建虛擬檔案信息網絡，以國際標準OAIS參考模型為系統構建基礎，將全程管理理念技術化落地，完成了無錫地鐵工程檔案信息管理的最后一環。通過接口歸檔模塊、存儲模塊、利用服務模塊三大模塊，將前端控制功能和元數據管理功能結合，以電子檔案管理為主，實體檔案管理為輔，有效地收集和保管公司的知識資產，并為公司的知識增值和知識管理創造條件。通過數據導入接口（OA系統單點登錄、HR組織機構用戶同步、財務系統、征地拆遷系統接口、工程項目管理接口、新聞系統接口、設計管理接口、合同管理、全面預算系統、采購系統、個人檔案室等數據同步接口）將檔案數據導入到系統平臺中，通過電子文件校驗將文件轉換成長期保存格式進行存儲，同時生成安全審計日志，最后將檔案信息資源發布到共享平臺提供利用。

圖1　江蘇地鐵工程檔案規范化管理模式及技術研究平臺示意圖

圖2　檔案管理分布式部署方案

3.采用分布式部署（離線客戶端）的全程監管機制和完整性校驗平臺，解決檔案收集及歸檔的難題

地鐵建設過程漫長而又復雜，但因受限于諸多條件，一些重要的流程性文檔及實施性文件往往不能及時歸檔至檔案部門。首先，采用分布式部署的方式能解決檔案收集過程中的全程監管，以及完整性的把控問題。統一對給各施工單位在本地部署相對獨立的離線檔案管理系統，這種方式可使各施工單位將該建設項目電子檔案條目數據和原文數據獨立存儲在檔案管理系統內，對于日常產生的文件可隨時隨地收集，對于文件的真實性有了更直接的把控。在項目驗收階段，各立檔單位可將本單位收集的項目竣工檔案電子數據通過移動存儲載體的方式與實體檔案一并移交至地鐵檔案部門。（見圖2）

其次，采取對所有地鐵工程項目檔案通過發放的離線客戶端方式進行歸檔移交。通過不斷規范各項檔案管理制度和要求，不斷完善檔案管理網絡，將歸檔要求和收集規則定制在離線客戶端內，要求資料員/檔案員在進行數據同步上傳時，預先下載校驗規則并自行檢測，自測完成連線電子檔案系統進行數據上傳歸檔，按照歸檔范圍和收集時間進行全程日志監控。

最后，明確職責，加強檔案管理監管力度。離線客戶端清晰記錄了各階段數據的收集整理情況，施工單位、監理和業主項目工程師可通過離線客戶端審核文件，監理單位不僅要檢查和審核現場項目，還要對施工過程中的電子文件進行常規檢查，強化監理的審核職責。最后業主項目工程師對項目文件的歸檔內容完整性、真實性、有效性進行審核，并檢測連續性和原文。通過離線客戶端的完整性校驗平臺，可對電子文件連續性、項目目錄完整性、原文掛接完整性實施同步校驗，在“有據可依”的情況下檢驗前端完整性和記錄后端實施過程。

*本文為江蘇省檔案局科研項目“地鐵工程檔案管理全程控制模式及技術研究”【項目編號2013-21】研究成果之一。

參考文獻

［1］朱英.軌道交通建設檔案收集整理的實踐與探索.《辦公室業務》，2014.15.

［2］宋潔.城市軌道交通建設工程檔案管理的問題與對策.《城建檔案》，2006.

［3］成彤.工程項目檔案管理的全程控制.《江蘇省基層檔案工作者論文集》，2013.10.