充分利用ERP做好銷售管理

王云艷

摘 要 隨著計算機以及科學技術的發展，企業資源計劃ERP信息管理系統經過不斷地發展與完善，已經成為目前各個企業管理的主要軟件工具，成為企業資源信息化、智能化管理的主流軟件，ERP信息管理系統已經是目前最先進的企業管理技術與模式的代表，未來的ERP信息管理系統將向著更完善、更智能化的方向發展，本文主要的研究內容是如何充分利用ERP管理軟件做好銷售管理工作。

關鍵詞 ERP 基礎數據 訂單管理 信用管理 資金回籠 業績管理 內控管理

銷售管理是每個企業的重要管理環節，同時銷售管理是個系統工程，并非只是把產品賣給用戶這么簡單的問題。現代企業都很重視銷售管理，其根本目的是提高銷售額，增加企業的盈利能力。而單純地依靠人的主觀能動性很難達到一定程度的提升，因此，引進銷售管理軟件勢在必行，我的實際工作是采用“用友”公司的ERP管理軟件。

ERP軟件的引進，給銷售管理人員提出了更高的要求，現代化軟件應用是一門學科，應用到工作中要求操作人員既要了解公司的工作流程和工作要求，又要深入研究數據化工具的功能，使其為我所用。在此，筆者對ERP系統在銷售模塊的調研、安裝、調試、再次開發與實際操作等方面的問題進行了論述。

一、ERP簡介

ERP是Enterprise Resource Planning （企業資源計劃）的簡稱。它是20世紀90年代美國一家IT公司根據當時計算機信息、IT技術發展及企業對供應鏈管理的需求，預測在今后的信息時代企業管理信息系統的發展趨勢和即將發生的變革而提出的概念。美國Gartner Group咨詢公司首先提出ERP的概念，作為當今國際上一個最先進的企業管理模式，其在提出世界最先進的企業管理理論的同時，也提供了企業信息化集成的最佳解決方案。把企業的物流、資金流、信息流統一起來進行管理，以求最大限度地利用企業現有資源，實現企業經濟效益的最大化。在當今的市場環境下，企業需要有機地結合供給商家、生產廠家、銷售行業、顧客群，對其進行必要的分配和規劃，形成一個銜接非常緊密的一體化供應鏈，使生產、銷售、供給完全融為一體，確保整個過程高效率地運行，這樣才能使企業在市場上贏得競爭的優勢。

二、銷售業務基礎數據準備與統計

ERP應用決定了筆者的工作是每天與數據打交道，銷售管理系統的基礎數據包括：產品信息維護、客戶信息分類維護、銷售人員信息維護、未結算銷售訂單、發出商品期初、未結款項等。數據龐大，全部需要在系統運行前手工錄入。

準備錄入的統計數據主要包括：公司內各個業務員、各個用戶、各種產品的銷售和回款情況，每個月財務結賬之后統計出以上數據。總之要按照不同統計口徑做銷售報表和數據分析報告。通過建立和分析數據庫，可以給予用戶更加個性化的服務支持和營銷設計，使“一對一的顧客關系管理”成為可能。

數據統計的目的：方便領導掌握公司整體經營狀況，為領導決策發展方向提供依據；讓銷售經理了解自己所管轄區域的狀況以及完成任務的情況，以便進一步規劃工作重點和工作思路。

三、客戶信用管理

（一）信用條件設置

根據公司銷售管理制度的要求，對客戶進行信用評價分級，即對用戶的訂貨量、回款周期進行統計和綜合評價。信用評價是ERP系統的優勢之一，如果只靠人工統計顯然會速度慢、效率低、出錯率高且有失偏頗。

ERP環境下，因銷售與應收款管理集成，信用管理能根據某客戶的信用狀況決定是否與其進行業務往來。即是否給其開據銷售單據。其控制流程為根據信用檢查點，在保存、審核銷售單據時，若當前客戶應收賬款余額或期間超過了該客戶檔案中設定的信用額度或期限，系統會提示當前客戶（部門、業務員）已超信用，并根據其是否需要信用審批從而對其進行控制。

通過賬目管理可以深刻反映出銷售額與應收賬款回款率的存在本身就是一個矛盾，一方面想借助它促進銷售，增強競爭力，另一方面又希望避免資金周轉困難、壞賬損失的問題。為了平衡這種矛盾，在實際工作中，對不同的產品制定了不同的信用期限。通過設置信用對象、信用策略、超信用處理來進行合理化的管理信用。

信用對象設置是在基礎檔案中對客戶、業務員、部門等信用對象設置信用額度、天數、等級等，并在銷售系統中控制信用。業務處理時可根據某客戶的信用狀況決定是否與其進行業務往來，當客戶超過他的信貸許可范圍時，系統提示客戶超過信用額度，則不能給其開據銷售單據，不能繼續與其銷售合作。信用策略是通過設置額度檢查公式，對未執行完畢的訂單、發貨單、未審核的發票等單據進行額度檢查，如果額度檢查公式+當前單據的價稅合計-信用額度>0，則系統會報警。據此筆者利用該項功能控制公司客戶的信用情況，設定客戶的信用等級與信貸限額。市場競爭力強的產品，采取較緊的政策，信用期限為4～6個月，市場競爭力較弱的產品由于市場競爭激烈，采取較為溫和的信用政策，信用期限為6～9個月甚至1年。

（二）信用預警

在與客戶發生銷售業務往來時，系統將自動檢查該客戶欠款情況是否超限，以提示或凍結銷售發貨單禁止向其供貨。通過實際工作中的不斷摸索，初步形成了一套應收賬款的管理模式：即欠款5個月的時候預警通知地區經理“預停貨”，經過一個月的調整后仍未控制在信用賬期內的用戶就會采取停貨措施。這樣周而復始，每月如此依次進行控制管理。有利于控制每個客戶的信用，避免大量的壞賬產生，提高企業的銷售信用管理能力，提高資金回收率，加快企業現金流量，提高企業的真實利潤。

除此之外，筆者通過系統同時可以查出有關應收賬款相對應的客戶信息資料，通過客戶訂購量、客戶還款時間、客戶退（換）貨等相關信息，綜合評定客戶的信譽程度。針對不同的客戶，便于企業及時采取不同的收賬政策與報價政策。

四、ERP系統進行銷售管理的優點

（一）有利于銷售資金回籠管理

銷售資金的回籠是所有企業重要的管理內容，通過ERP系統信息匯總、信用控制及共享平臺，可以實時監測銷售開票、回款勾賬情況，有效地管理資金回籠。

（二）為管理層提供及時準確的銷售數據，為決策提供依據

傳統統計方法非常麻煩，效率低下，且難于實時監控，以致銷售業績難以考核和管理。通過ERP系統可以提供可靠有效的數據以供領導分析、決策。通過分析計劃完成情況、業務量與回款情況查詢分析等制度詳細的指標來考核銷售員的業績。

（三）有利于對客戶進行分級管理

通過信用管理對客戶進行綜合評價分級，利于公司進行銷售服務，尤其是個性化銷售服務。

五、結語

ERP系統以其現代企業的管理理念和管理手段，有效地整合企業的內部資源和外部資源，改善了企業的管理和運營模式。通過實施ERP銷售核算與管理系統，規范了銷售部門基礎管理，優化了部分業務流程，保證了通暢的業務處理和數據的準確性，為基層應用人員及中層領導查詢統計數據和分析結果提供了方便，為高層管理者提供了深層的決策依據。對進一步提高企業的綜合管理水平產生了積極、深遠的影響。

（作者單位為北京原子高科股份有限公司）

參考文獻

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