新時期醫(yī)用耗材物資檔案管理策略探究

李婧

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，臨床診斷及治療水平在不斷提升，相關(guān)醫(yī)用耗材越來越多，有報道指出，全國范圍內(nèi)的大型綜合醫(yī)院，其醫(yī)用耗材的成本占到本醫(yī)院醫(yī)療成本的五分之一，涵蓋醫(yī)院93%以上的診斷和治療領(lǐng)域。新時期醫(yī)用耗材的管理問題主要有隨意放置和使用、成本高、人員不足及浪費量大等，嚴重影響了醫(yī)療工作的質(zhì)量和醫(yī)院的效益。因此采取科學(xué)化、系統(tǒng)化、流程化的管理措施，為醫(yī)療耗材的使用提供有效保障，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用耗材；物資檔案；管理；措施

隨著醫(yī)用耗材在臨床的廣泛應(yīng)用，其使用風(fēng)險也在進一步提高，對醫(yī)用耗材使用的安全性提出了更嚴格的要求[1]。各個醫(yī)療機構(gòu)依據(jù)本院自身的特點，分別制定不同的管理模式進行醫(yī)用耗材的管理，我院通過應(yīng)用計算機系統(tǒng)對醫(yī)用耗材建立物資檔案，實行信息化檔案管理模式，取得了一定的效果。本文就新時期醫(yī)療耗材物資檔案管理策略進行初步探討，旨在研究科學(xué)合理的管理模式，內(nèi)容如下。

一、醫(yī)用耗材信息化檔案管理模式與原管理模式的比較

（一）原有醫(yī)用耗材管理模式，只是對醫(yī)用耗材的名稱、數(shù)量和規(guī)格進行粗略的統(tǒng)計，不能適應(yīng)新時期的管理要求。而信息化檔案管理模式可以對醫(yī)用耗材的名稱、數(shù)量、批號、有效期及生產(chǎn)廠家等基本情況進行詳細的記錄，并且可以對耗材在醫(yī)院的流通進行追蹤，精確的對醫(yī)用耗材進行溯源，提高了臨床使用醫(yī)用耗材的安全性。

（二）原有管理模式無法對供應(yīng)商進行記錄，無法掌握供應(yīng)商的情況，不能制定合理的采購計劃，信息化檔案管理模式可以對每次進購的醫(yī)用耗材進行歸檔記錄，能夠保存供應(yīng)商的信息，對其做出綜合全面的評價并做好相應(yīng)的記號，對于質(zhì)量滿意的耗材，可以下次繼續(xù)聯(lián)系其供應(yīng)商，對于不滿意的耗材，可以及時聯(lián)系供應(yīng)商進行退貨或者換貨。

（三）原有管理模式在庫房管理上存在問題，不能做到耗材的及時入檔。信息化檔案管理模式可以對耗材的申領(lǐng)、出入庫、退貨進行及時的記錄，避免出現(xiàn)耗材已應(yīng)用于臨床而未入檔案的情況發(fā)生。

二、醫(yī)用耗材信息化檔案管理模式的主要內(nèi)容

（一）設(shè)置基礎(chǔ)檔案功能

基礎(chǔ)檔案主要包括物資檔案、供應(yīng)商檔案。物資檔案應(yīng)該存在于每種醫(yī)用耗材的各個環(huán)節(jié)中，檔案的主要內(nèi)容包括醫(yī)用耗材的編碼、名稱、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品的注冊信息、證件有效期等。醫(yī)用耗材的檔案作為材料采購和質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理顯得尤為重要。醫(yī)用耗材招標采購前應(yīng)對供應(yīng)商的資質(zhì)與組織證件、生產(chǎn)廠家資質(zhì)及證件進行嚴格的審查，并對產(chǎn)品的證件與廠家的授權(quán)信息進行登記，將過期的證件及時更換，有利于防止無證產(chǎn)品進入醫(yī)院。建立供應(yīng)商的檔案可以有效避免醫(yī)用耗材與廠家或者供應(yīng)商不符合的情況發(fā)生，從最源頭上規(guī)范每一種醫(yī)用耗材的使用，為臨床上使用醫(yī)用耗材的安全性及管理的合理性提供了科學(xué)的依據(jù)，降低了醫(yī)用耗材的使用風(fēng)險。

（二）建立醫(yī)用耗材的物資編碼

每一種醫(yī)用耗材對應(yīng)唯一的編碼，信息化檔案管理系統(tǒng)主要是根據(jù)耗材的編碼來對其進行識別，不同的生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商及耗材的型號規(guī)格具有不同的標碼，這樣可以使管理者迅速查找到某種醫(yī)用耗材的生產(chǎn)廠家以及有多少型號，方便其作出選擇，減少了管理者的工作量，提高了其工作效率，方便對醫(yī)用耗材的管理進行監(jiān)控。

（三）控制醫(yī)用耗材的成本，減少不必要的浪費

信息化檔案管理為管理者提供了每種醫(yī)用耗材的參考成本，防止出現(xiàn)某一供應(yīng)商運送同一種耗材有不同價格情況的發(fā)生，方便工作人員對價格進行核實。制定合理的采購計劃，以“多用多購，少用少購”為原則，避免出現(xiàn)庫存大量積壓而造成浪費的情況，在醫(yī)用耗材出入庫時，嚴格核查其成本，做好記錄歸檔。

（四）加強工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

通過培訓(xùn)或者交流的方式，使專業(yè)的管理人員能夠熟練掌握計算機管理系統(tǒng)的使用方法，建立獎懲制度，增加工作人員的責(zé)任感，對醫(yī)用耗材的出入及追溯管理進行積極的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出具有建設(shè)性的管理意見，提高其專業(yè)管理水平。也可以通過引進專業(yè)信息管理人員，不斷充實現(xiàn)有的醫(yī)院管理隊伍，來提升信息化管理水平。

三、醫(yī)用耗材信息化檔案管理模式的優(yōu)勢

（一）全程監(jiān)控是管理醫(yī)用耗材的有效手段

目前，很多醫(yī)院對醫(yī)用耗材的使用沒有計劃性，科室為了減少領(lǐng)用的次數(shù)，常常造成本科室?guī)齑娴姆e壓和物資的浪費，通過建立信息化檔案管理，可以對全院各科室的耗材使用情況進行全程的監(jiān)控和及時反饋，可以有效避免耗材的過度使用，減少危險因素。

（二）信息系統(tǒng)是檔案管理的基礎(chǔ)

建立條形碼管理制度，將條形碼管理與計算機系統(tǒng)聯(lián)合應(yīng)用，能夠使醫(yī)用耗材在流通過程中處在同一管理平臺[2-3]，可使管理者可以根據(jù)信息系統(tǒng)的物資情況進行及時的措施的調(diào)整，信息檔案管理模式可以有效傳遞各類醫(yī)用耗材的詳細信息，在提高醫(yī)院管理水平中具有十分重要的意義。

（三）信息化檔案管理模式是未來醫(yī)院管理模式的發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)的管理模式按照分工原理的模式進行，實施各部門醫(yī)用耗材的獨立管理，切斷了彼此之間以及與醫(yī)院庫房的聯(lián)系。信息化管理以集成管理模式為核心，集成管理著重突出一體化的整體思想[4-5]，各個組成因素吸收彼此的優(yōu)點，從而整合成一種新的有機體。將其落實到醫(yī)院管理上就是將財務(wù)、總務(wù)、管理和醫(yī)療相互交流，彼此信息溝通的管理模式。一方面將檔案管理系統(tǒng)中的耗材成本與財務(wù)的經(jīng)費管理系統(tǒng)集成管理，實現(xiàn)醫(yī)療成本在同一平臺進行清算核實的過程，減少工作人員的工作量。信息化檔案管理還可以把所有的醫(yī)用耗材項目納入到全院的管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)醫(yī)療成本的自動清算核實，最后信息化檔案管理模式還可以將成本核算系統(tǒng)與醫(yī)院的效益系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營狀況的分析，有利于醫(yī)院管理者及時的采取合理的應(yīng)對措施[6]。

綜上所述，建立信息化檔案管理模式在本院已經(jīng)使用5年，取得效果十分顯著，明顯優(yōu)化了醫(yī)用耗材的各個工作流程，提高了醫(yī)務(wù)工作人員的效率，是管理者可以及時有效的追溯各類醫(yī)用耗材的流通。信息化檔案管理模式明顯減少醫(yī)用耗材的浪費情況，保障了醫(yī)用耗材使用的安全性，降低了醫(yī)院管理的滯后狀態(tài)，降低了醫(yī)院管理成本，為管理者制定科學(xué)合理的管理模式提供了依據(jù)。

參考文獻：

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