淺析當前醫院在科研檔案管理中的工作創新

王洪杰

摘 要：醫學科研檔案管理工作是一項專業性、科技性很強的管理工作。隨著醫學科學事業的發展，有關臨床醫療、教學科研、人才培養等方面的科研活動越來越多，隨之也產生了大量的科研文件資料，創新醫學科研檔案管理，能夠使醫學科研檔案更好地服務醫療、科研、教學，對提高醫學科研具有重要的意義。

關鍵詞：科研檔案；管理；創新

科研檔案是指在科研工作中形成的，具有保存價值的科技文件資料，是醫學科研活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，醫院科研文件內容廣泛，且來源分散，涉及人員多，以致資料收集難、管理難、利用率不高等問題越來越突出。如何在科研活動中科學地收集、管理和利用科研文件資料，是醫學科研檔案管理創新的重要課題。

一、醫學科研檔案管理重要性

醫學科研檔案是真實記錄科研活動歷史及其成果的綜合載體，對醫學科學技術研究的發展具有很好的指導促進作用，對科研工作的瞻前性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用，是醫院科研實力水平的重要體現。搞好醫學科研檔案管理工作，對于提高醫院科研整體水平有著重要的意義。因此，醫學科研檔案材料收集、整理、編排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。

（一）醫學科研檔案是科研工作的重要依據，是科研活動的必要條件

科研檔案與科研工作關系密切，醫學科研工作是醫學科研檔案的信息來源，而要搞好科研，就必須要有完整、準確的科研檔案作為依據。一切科研活動都有延續性，需要吸取和借鑒已有的科研資料信息。進行科學研究必須以大量充分可靠的材料為依據，而科研檔案能為科學研究提供不可缺少的原始資料和重要信息，通過對醫學科研檔案的系統管理，能夠防止和避免科研活動的重復性。因此，醫學科研檔案能為醫院的科研管理部門、醫學科研人員以及上級主管部門提供最新的、反映醫院醫學科研活動的寶貴信息，是科研活動的必要條件。

（二）醫學科研檔案是制定醫院發展規劃的客觀依據

醫學科研檔案能夠有效記錄醫院的科研人才結構、科研基礎設施及科研技術狀況等，醫院當前醫療技術水平層次，國內外學術地位，人才、設備情況，醫院學科發展主攻方向，整體醫療、科研、教學發展規模、科研輻射范圍等，均可通過醫學科研檔案真實地反映出來。通過對醫學科研檔案的統計分析，能夠對醫院未來發展方向進行綜合評價和分析，從而為制定醫院發展規劃提供客觀依據。若科研檔案管理不善，將直接影響到上級管理部門和醫院管理決策的制定，影響到學科管理、科研活動順利開展。

（三）醫學科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據

醫學科研檔案不僅記錄了科研活動的最終成果，同時也記載著科研活動的研究過程、科研人員承擔的科研任務、科研項目完成后發表的學術論文以及獲得的成果獎勵等信息。醫學科研檔案的系統性、客觀性、完整性、真實性和連續性，能夠幫助醫院考核部門對科研工作人員各方面的素質深入了解。因此，在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫療、教學量化考核指標以外，還要充分利用好醫學科研檔案，為醫院科研人員全面考核衡量，人才選拔提供重要依據。

二、醫學科研檔案管理存在問題

（一）醫學科研檔案制度不健全、不落實

醫學科研檔案管理工作與科研項目申報、科研成果申報工作相比，不能引起醫院領導重視，導致科研檔案管理制度不完善或執行不到位，科研檔案管理工作缺乏系統性。沒有完善的制度保障，科研檔案歸檔缺少制度標準，造成很多科研檔案歸檔混亂，不能實現集中統一管理。有些管理制度形同虛設，執行和落實力度都不足，科研檔案管理監督機制亟須完善。

（二）醫學科研檔案管理相關人員意識不足、能力不強

醫學科研檔案管理組織機構不健全，檔案管理人員人數不足、素質不高、能力不強，缺乏相應的理論知識與管理知識，系統化、標準化程度較低，影響醫學科技檔案整理開發利用。檔案管理人員長期以來只負責收集整理檔案，缺乏服務意識。同時，醫院科技工作人員檔案歸檔意識淡薄，只注重科學研究實踐活動，重視科學研究課題申報、論文發表、成果申報、專利申請，忽視了醫學科研檔案歸檔，更有的認為檔案具有保密性，抵制歸檔或不歸檔。

（三）醫學科研檔案管理信息化程度不高

傳統的醫學科研檔案管理，存在檔案資料易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。隨著信息化時代的來臨，醫院不同程度地實行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結賬都實行了網絡化管理，但在醫院科研檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應的科研檔案數據庫，沒有意識到醫院科研檔案信息的巨大價值，檔案信息沒有進入共享，大部分科研檔案管理工作只局限于簡單的整理、查詢和提供利用等傳統模式，阻礙了檔案信息的開發利用。

（四）醫學科研檔案開發利用率不高

醫學科研檔案管理人員對科研檔案重管輕用，科研檔案資源整理收集不夠豐富，服務手段不能適應醫院科技人員的需求，導致科研檔案無法發揮其應有的社會效益及經濟效益。當前醫院保存的科研檔案多為原始資料、研究工作結束后科技檔案就被束之高閣，只供醫院科技人員個人晉升等需要查閱使用，缺少同行交流開發利用，無法有效服務臨床、科研、教學。

三、醫學科研檔案管理創新對策

完善的檔案管理制度是醫學科研檔案管理的可靠保證，要切實把科研檔案管理納入到醫院科技管理工作中去，與申報管理、執行管理、成果管理緊密結合，實現建檔管理與科研管理同步進行。醫院科研管理部門與檔案管理部門加強溝通協作，從醫院科研實際出發，創新檔案管理辦法。建立和完善醫院科技檔案管理制度，實行制度化、規范化管理，從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環節都應有具體而明確的規定[4]。從項目立項開始就為每個項目設立檔案盒，存放項目申請書、合同書等原始資料，在后期項目實施過程中，逐步將項目研究原始數據資料、項目研究年度進展報告、項目驗收申請書、驗收資料、驗收證書、項目成果登記證書、項目成果證書、發表論文、專利、項目成果轉化等重要資料存放其中，并制作歸檔目錄，記錄項目歸檔材料。同時科管部門要進行檔案立卷，按照項目級別、任務來源、立項年度存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。