企業檔案管理工作的重要性研究

梁秀坤

摘 要 企業的檔案管理部門，普遍存在被認為是只有投入沒有產出的部門，因而檔案部門的工作得不到應有的重視和承認，不同程度地影響企業檔案管理工作的順利開展，影響檔案工作發揮應有的作用。本文對企業檔案管理工作的重要性進行了深入的分析，旨在提高企業對檔案管理工作重要性的認識。

關鍵詞 企業 檔案管理 重要性

檔案管理工作是企業基礎管理工作之一，是企業重大經營活動的歷史記錄，是企業依法經營的證明，是企業當前經營活動的指導依據，它對記錄歷史狀況和指導企業工作，維護企業權益有著極為重要的作用。實踐證明，對檔案管理工作的重要性認識越充分，搞好檔案管理工作的自覺性就越高。檔案對企業經營的支持作用就發揮得越充分。因此，各級領導必須高度重視抓好企業檔案管理工作。

一、檔案管理工作的投入分析

（一）人力投入

一般來說，任何一個企業，只要是正常生產經營中，都有檔案管理部門，設立檔案管理組織機構、檔案網絡管理機構，配備專職檔案管理人員、檔案網絡兼職管理人員和檔案各級分管領導。由于檔案管理有其自身的專業性，要求95%以上檔案人員必須進行業務培訓，取得相關的檔案管理資格證書，方可從事檔案工作，且每隔5年必須重新取證，同時還必須接受不得低于40學時/人·年的繼續教育培訓，這也是一項不少的投入。[1]

（二）物力投入

由于檔案管理的專業特殊性，檔案的管理保護技術要求是相當高的，為了確保檔案的完整和安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，要求檔案庫房必須堅固、必須留有今后20年存放檔案的余地。庫房內裝有安全門鎖、防盜的監控系統、通風設備，備有足量的消防器材、防火監控系統等。檔案庫房必須和辦公室、閱覽室分開。檔案庫房必須配置有“八防”保護設備和安全措施，即做到：防火、防盜、防潮、防光、防溫、防蟲、防塵、防有害氣體，等等。如最基本的檔案庫房的溫濕度要求：一般紙質檔案溫度為14℃～24℃，相對濕度為45%～60%；特殊載體的檔案，如照片/底片檔案保存溫度要求為13℃～15℃，相對濕度要求為35%～45%。這就要求企業對檔案工作投入較多的資金，用來配置有特定要求的檔案庫房、檔案保護設備、檔案專用裝具等，而且這筆投入是相對較大的。

（三）財力投入

由于檔案工作的特殊性，工作的過程中就是消耗辦公用品的過程。檔案管理在整理歸檔的過程中，需要大量的檔案夾具，如檔案夾，檔案卷盒、卷皮、復印紙張、整理和裝訂工具，涂改液、號碼機、專用油墨、裝訂線、標簽紙、貼標簽專用的雙面膠等，專用檔案夾具要定做（如會計、照片/底片等檔案裝具）要定做，價錢普遍較貴；以上這些都需要企業加大資金投入，才能保證檔案管理工作正常開展。

二、檔案管理工作的產出效益分析

（一）現時利用檔案效益

完整準確的檔案資料，快捷方便的查詢方式可以為生產一線的技術人員帶來極大幫助，也可以創造巨大的經濟效益。如某企業2014年一期運煤碼頭在多年使用后部分管樁出現裂縫，能否靠泊進口煤船需要重新校核，設計部門利用綜合檔案室提供的地質資料和原設計圖紙，不僅節約時間還節省116.2萬元的費用。根據統計，兩年時間，該廠利用檔案產生的經濟效益達到352.61萬元。這些利用情況都體現了檔案的作用及檔案存在的價值，即檔案的產出。[2]

（二）社會效益

從檔案作用的雙重性和擴展律的另一方面來說，它對全社會有用，是長遠作用，它體現的是檔案的第二價值。例如，某廠作為國家重點建設工程，它的設計、基建、安裝、調試、生產運行及其經營管理過程和經驗，都是極其寶貴的財富，它對真實反映我國的社會主義經濟建設有著重要的作用，而這些作用是呈現擴大和發展趨勢，這時檔案的價值就在檔案不斷被社會各階層利用、參考時體現出來，其價值是不可估量的。

（三）歷史效益

隨著社會不斷發展，檔案對一個國家的生產建設、科學研究和文化教育事業的發展越來越顯示出重要作用。它體現在利用檔案后，對促進歷史研究及維護歷史真實面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經驗教訓、取長補短、產生并提高效益發揮重大作用。當經過了漫長的歷史時期，一些企業已經不復存在，但企業的各類永久保存的檔案仍作為歷史檔案存放在各個地方檔案館里，它的歷史價值和效益是不言而喻的。例如，電力工作者可以通過對檔案的利用、研究，找出過去電力生產建設的成功經驗，找出電力企業經營管理的經驗教訓，找出電力生產企業機制改革的思路和模式，這對推動電力事業發展所起的作用將是不可估量的。

三、檔案價值分析

（一）從檔案的定義、本質、屬性看檔案價值

《檔案法》第二條規定：“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家、社會、個人具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”它從法律層面規定了檔案是必須有保存價值的歷史記錄。這是對檔案價值認識的提高。從檔案的本質、屬性看，一方面，檔案是人類保存記憶的最好工具，具有原始性、本源性、回溯性，這是檔案的本質，它決定了檔案必須加以很好保存，人類文明才得以傳承。

（二）從檔案工作具體內容看檔案價值

檔案工作的內容是檔案工作者勞動的具體體現，也凝結了檔案的價值。檔案工作中的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用幾個環節，其實就體現了檔案工作的兩個方面，即收集管理和提供利用。一方面，檔案人員通過收集、保管、鑒定等手段，來實現檔案的保存價值；另一方面又通過整理、編目、編研和利用等一系列工作，來確保檔案利用價值的實現，收藏管理與開發利用永遠是檔案工作對立統一的兩個方面，是檔案價值在檔案實際工作中的很好體現。[3]

（三）從檔案的價值形態看檔案價值

檔案的保存價值和利用價值可以涵蓋檔案的所有價值形態。如檔案的現實價值和長遠價值就是檔案保存的時間性和利用的時效性的體現；又如檔案的憑證價值和情報價值，它是檔案的兩種基本價值，其實就是檔案的利用價值，它說明了檔案能滿足主體的不同需求。

四、總結

只有認識到檔案管理工作的重要性，加大對檔案工作的投入并通過檔案人員的積極努力，以“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的精神，認真做好檔案管理工作，才會有“前人種樹，后人乘涼”的大好局面。事實證明，對檔案管理工作的不斷投入，是企業家遠見卓識的體現，它必將產生顯著的經濟效益和社會效益，提高檔案的保存價值和利用價值，而檔案就是企業為歷史留下的一筆寶貴財富。

（作者單位為湛江經濟技術開發區國有資產經營公司）

參考文獻

[1] 洪亮.全面推行標準化體系生產管理，實現企業檔案管理的規范化[J].科技與企業， 2011（10）：108.

[2] 霍瑾玫.現代化信息技術在企業檔案管理中的應用探析[J].卷宗，2013（7）：13-11.

[3] 郝水琴，關鳳明.關于做好新時期檔案管理工作的研究與探索[J].中小事業管理與科技，2011（3）：20-21.