事業單位檔案管理信息化建設的思考

陳樹春

【摘 要】事業單位檔案管理信息化，就是采用信息化手段為社會提供現代化的服務。因此，事業單位檔案管理信息化要總體謀劃，需要實用網站的支撐，需要數字化做載體，需要規范化、科學化、系統化，更需要高素質的管理人才。這樣就能夠完整、準確、科學地利用信息化手段規范檔案管理。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理信息化；建設；思考

檔案信息化管理，是新時期事業單位的一項重要而緊迫的任務。在事業單位檔案管理過程中，信息化的數量逐年遞增，因此，檔案管理的信息化工作已經成為各單位、各部門、乃至各大中小型企業檔案管理部門面臨的一個至關重要的課題。檔案信息化，就是能夠完整、準確、科學地利用信息化手段規范檔案管理，是新時期檔案管理的創新，也是檔案管理現代化的重要標志。

1 事業單位檔案管理信息化的重要作用

事業單位檔案管理信息化，實際上就是采用信息化手段為社會提供現代化的服務，其特殊性就是改變了原有的以檔案紙本保管的管理模式，使檔案電子化，一部計算機就囊括了一個部門、一個單位的所有檔案。打開計算機，就可以輕松地查閱、檢索各類檔案資料，并且能及時、快捷地對檔案信息進行整理歸類、分析研究、提取加工，極大地宿短了工作時間，提高了工作效率。而和傳統的紙本實體管理方式相比，信息化手段更方便保存、查詢和修改，還可以通過網絡更加快捷地進行橫向交流和快速傳遞，不僅提高了檔案的使用效率，還能夠大大降低檔案管理的成本。如果像以往的紙本實體管理，每個單位或部門僅檔案資料就得需要很大的空間去存放，而使用現代的信息化管理，僅用一部計算機就可以完成保存任務。

當然，檔案信息化管理剛剛起步，一部分事業單位還沒有真正納入其管理的工作日程。部門領導對無紙化辦公和無紙化管理認識不明確，硬件設施投入不到位，信息化管理人才匱乏等等，導致檔案還不能完全擺脫傳統的手工操作。一些部門雖然安裝了檔案信息化管理終端系統，對專業人員也進行了培訓，但是由于單位網絡不暢通，系統配置較低，主管領導安于現狀，管理人員懶惰，這樣就導致檔案信息化的利用率低下，即使是使用了檔案信息化管理終端系統，也是簡單的資料輸入，不能及時有效地歸類、篩選和整理，與新時期的發展要求相差太遠，永遠也擺脫不了傳統的管理模式。

2 事業單位檔案管理信息化要總體謀劃

事業單位檔案管理信息化是新時期的必然要求，而實現事業單位檔案管理信息化，領導的謀劃是關鍵。事業單位檔案管理信息化的總體規劃要適合本部門、本單位的實際情況，要合理科學、循序漸進，要絕對地服從于本部門、本單位的未來發展戰略。要根據本部門、本單位的特點制定近期目標和遠景規劃，制定規劃前要深入調查研究，邀請專家進行科學論證，要完善一系列管理體系，建立健全檔案信息化管理 法規制度，特別是要有一套完整的管理人員績效考核制度和崗位責任制，創新檔案信息化管理的可行性、實用性模式，使檔案信息化管理與時俱進。

3 事業單位檔案管理信息化需要實用網站的支撐

網站建設能夠提高部門或單位的管理信息化、規范化，增加部門或單位信息的公開化、透明化，是為職工提供部門或單位信息的一個最便利、快捷的平臺，也使部門或單位的府管理更加透明，增加了與職工的親和力，改善了部門或單位的形象，提高了檔案管理的效率。

把檔案通過網站再現，是事業單位檔案管理的一個全新模式。檔案網站不一定必須單獨建立，可以在單位網站上單設一個鏈接，管理者在網站后臺直接上傳信息，需要者點擊鏈接便可直接查詢、檢索，還可以直接查到本人的詳細資料，非常方便、實用，是檔案管理信息化的一個重要體現。

不管是單獨建設檔案網站，還是在單位網站上單設一個鏈接，都應該是事業單位的一體化信息系統，不可獨立分割，自立門戶，要由事業單位統籌管理，統籌協調，信息資源共建共享，最終目的是為單位管理服務、為職工利益服務。而在選擇檔案信息化管理終端系統時，要充分考慮管理終端系統的開發能力、升級能力，還要考慮管理終端系統的實用性、穩定性和安全性，更要考慮管理人員輸入和職工登錄、檢索的可操作性。換句話說，信息化管理終端系統要適合檔案管理信息化的需求，各種功能都要為管理和使用服務。因此，在選擇檔案信息化管理終端系統時，絕對不能選用盜版的、功能不全的、易于感染病毒導致癱瘓的軟件。要選用國內外著名的標準化軟件，選用輸入功能、檢索功能、顯示功能較高的信息設備，選用當前國內外流行的主流產品，能充分保證今后一個時期或未來升級換代，能長期得到實力雄厚的生產企業的支持和軟件公司的后期服務。

4 事業單位檔案管理信息化需要數字化做載體

事業單位檔案管理信息化的前提和基礎是信息資源的數字化，它與傳統的紙本實體信息有著本質的區別，是保存檔案原件的一種新型手段，是一次重大的檔案管理革命。事業單位檔案信息化管理的數字化，要求充分利用現代最先進的方式，把事業單位的所有資料，包括職工的個人資料轉變為數字化信息，在計算機上進行系統管理。管理人員通過系統操作，全新地構建全文數據庫，分門別類地對數據進行整理、加工，編排目錄，網上發布，為單位和個人提供快捷的服務。在整理、歸類過程中禁止眉毛胡子一把抓，而應該分清主次、凸顯重點，按性質歸類、按內容劃分。檔案管理信息化以數字化做載體，并不是完全取消紙本實體管理，二者要相互搭配、相互協調、相互補充，相輔相成。

5 事業單位檔案管理信息化需要規范化

在事業單位檔案管理紙本化時期，要求要規范化、科學化、系統化。那么用信息化取代紙本化的今天，也需要規范化、科學化、系統化，這是檔案信息化最基本的要求，是考核檔案管理工作是否上檔次、是否具備現代化水平的一項重要內容。如今，國家相關部門已經對檔案的信息化管理提出了具體要求，事業單位應該嚴格執行國家制定的管理標準，同時還要結合本單位的自身發展特點和實際情況，制定本單位的系統管理體系，并在具體的執行過程中逐步加以健全和完善。單位建立的數據庫要分條縷析、歸檔標準、格式統一、易于操作。文字軟件、視頻軟件選用的要規范，容易轉換、打開和讀取。數據要實現共用共享，對需要保密的、涉的及到安全的資源必須設置權限，嚴防泄露。

6 事業單位檔案管理信息化需要高素質的管理人才

事業單位檔案管理信息化是一項系統工程，擔此重任的必然是單位高素質人才。這里所說的高素質人才，是指不僅能夠熟練掌握計算機技術，還要通識網絡知識，能對紛繁復雜的檔案信息進行歸檔、分類、解析、加工和再生成，能獨立構建完整、系統的數據庫，能充分地利用好檔案資源，為單位和職工提供一流的信息服務，滿足企事業單位和個人工作的最大需求。

檔案管理信息化是新時期檔案管理現代化的先進的手段，是事業單位檔案管理數字化的必然走向。因此，事業單位應該高度重視，結合單位實際策劃檔案管理數字化的總體目標，構建符合國家標準的檔案信息網站，使之規范化、科學化、系統化，提升檔案管理人員的素質，適應時代發展要求，為事業單位的科學化管理服務。

[責任編輯：楊玉潔]