如何做好學校檔案管理工作

孟淑娟

【摘要】檔案管理作為學校日常管理的組成部分，對于學科建設具有非常重要的作用。近年來學校對檔案工作越來越造福一方，檔案也在學校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，特別是在當前學校信息技術和網(wǎng)絡技術應用過程中，檔案更為學校文提供了有力的信息支持。因此需要做好學校的檔案管理工作，加快推動學校檔案的開發(fā)利用。

【關鍵詞】學校檔案；檔案管理；開發(fā)利用

學校檔案主要是對學校各項活動的真實記載，以其真實性和權威性在學校發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，作為學校領導決策、學科建設、教學改革及提高教學質量的第一手資料，學校需要加強檔案管理，充分的發(fā)揮學校檔案的重要價值，更好的將學校檔案專業(yè)化和個性化的服務體現(xiàn)出來。在當前學校檔案管理工作中，需要以學科專業(yè)檔案作為突破口，針對學校的長遠規(guī)劃來加強對檔案的宣傳工作，充分的利用網(wǎng)絡優(yōu)勢來挖掘學科檔案資源的潛在價值，及時對學校檔案的服務方向進行調整，使其與學校發(fā)展需求相適應，為更好的推動學校檔案的發(fā)展奠定良好的基礎。

一、學校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理缺乏現(xiàn)代化觀念。在當前學校管理工作中，普遍缺乏檔案意識，特別是對專業(yè)檔案重要性認識不到位，無論是領導還是學科帶頭人對于檔案工作都缺乏配合度，對檔案工作人力和物力投入也嚴重不足。同時在檔案人員配備上也存在隨意性，部分學校教師兼任檔案管理人員現(xiàn)象十分普遍。部分學校學科研究人員缺乏檔案歸檔意識對于研究過程中積累資料和相關信息資料往不能及時歸檔，導致學校科研檔案完整性很難保證。

（二）檔案管理制度不完善。學校檔案管理制度不僅缺乏完善性，而且部分立卷制度執(zhí)行力度不夠，檔案收集不及時、不到位，對檔案管理人員職責規(guī)定不明確，責任劃分不明，從而影響了檔案管理水平的提高。

（三）檔案資源建設缺乏規(guī)劃性。學校檔案更重視保管工作，對于檔案的開發(fā)利用缺乏有效的規(guī)范，學校檔案管無法為學校教學改革及學科建設提供科學、詳細及專業(yè)的檔案信息，而且檔案管理工作中對于一些相關文件重視度不夠，這必然會對檔案利用價值帶來較大的影響。

二、做好學校檔案管理工作的具體途徑

（一）做好學校檔案的基礎工作。1、做好檔案收集工作。對材料進行收集是當前學校檔案管理工作中非常重要的一項內容，在收集材料過程中需要保證材料收集的齊全性、及時性和有效性，保證收集到的材料具有使用價值，能夠成為學校改革及學科建設的重要依據(jù)，會對學校的健康發(fā)展提供起到重要的信息支撐作用。2、理順檔案管理體系，建立規(guī)章。作為學校檔案管理工作員，需要在檔案管理工作中建立健全檔案管理規(guī)章制度，進一步理順檔案管理體系，使檔案工作更加規(guī)范，使檔案管理工作走上規(guī)范化和制度化的道路。在制定檔案管理崗位職責時，需要明確規(guī)定檔案收集、整理和利用的職責，在對檔案材料進行整理過程中，需要明確專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員自身的職責，并嚴格按照各種工作規(guī)范來履行職責，以此來引導全校員工對檔案工作的重視，更好的配合檔案管理工作，為檔案管理水平提升奠定良好的基礎。

（二）提高檔案工作人員綜合素質。為適應檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質的不斷提升也是一個重要的前提。對于檔案管理者素質的提升，需要有計劃、有組織。（1）檔案管理人員需要不斷的吸收新知識。在如今科學技術不斷發(fā)展的21世紀中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識、擁有一技之長。為了滿足新時期對于學校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網(wǎng)絡化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務質量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發(fā)展平臺，從而讓管理工作更好的服務于學校的教育教學。（2）檔案管理人員需要懂得創(chuàng)新素質。在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作面臨著一些新情況及新問題。學校檔案也隨著學校工作的轉變及社會的發(fā)展出現(xiàn)了一系列新的變化，因此作為檔案管理人員需要在工作中不斷進行創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維來加快推動檔案管理工作的順利開展，使其能夠更好的滿足新形勢的發(fā)展需求，更好的推動學校檔案管理的開發(fā)利用，使學校檔案的重要價值更好的發(fā)揮出來。

（三）創(chuàng)新檔案的開放服務。1、切合學校各項工作的需求，主動提供服務。在提供服務的時候，首先要了解學校各項工作的實際需要，充分的將主觀能動性發(fā)揮出來，并且詳細的了解服務的指向，不僅僅是要服務于學科帶頭人，更多的是要服務于廣大的學科教師們。例如：對于檔案管理工作的水平、規(guī)模等等方面的了解，都能夠通過對于檔案的開發(fā)進行收集、歸類、保管，也可以對于檔案進行詳細的調查統(tǒng)計以及調查分析。2、創(chuàng)新服務模式需要現(xiàn)代化手段的有效運用。在檔案管理當中，我們也可以進行各種各樣的現(xiàn)代化手段，例如：設置專題索引目錄、查詢幫助服務等等功能，從而提高對于學科檔案的查詢效率。當然，為了在使用條件上為檔案的利用創(chuàng)造一定的便利，在相關的檢索工具的編制當中，也需要考慮到各種學科之間存在的不同之處，編制不同的工具對于信息進行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學化的技術手段運用到檔案的管理中來（例如計算機信息技術）。3、研究開放方法，重視保密工作。學校的檔案中不少涉及到科研項目，因此加強服務的同時，檔案保密問題應當引起重視。包括嚴格檔案開放的步驟。

三、結束語

在社會發(fā)展和時代變遷過程中，學校檔案也發(fā)生了一系列的變化，擁有自身的優(yōu)勢和特色，學校在發(fā)展過程中也更加重視檔案管理工作，學校檔案加快開放化的步伐。特別是在當前信息技術的廣泛應用過程中，學校檔案也加快了數(shù)字化的建設和發(fā)展，在這種情況下，學校檔案管理工作中需要探索新的管理方式和服務手段，努力提高學科專業(yè)檔案資源的管理水平，促進信息資源的有效利用，使學校檔案信息資源更好的服務于學校的各項工作，為學校的健康發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]王麗紅.關于做好檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2011，（06）.

[2]樊育紅.發(fā)揮辦公室職能 開發(fā)利用檔案信息[J].湖北檔案，2011，（02）.