關于醫院基建檔案管理工作的思考

陳雷

【摘要】基建檔案是醫院檔案中的重要組成部分。它記錄了整個工程建設的全過程，也是工程建設、竣工驗收、交付使用的必要條件。近年來，我國經濟飛速發展，國家加大了對醫療衛生事業的投入。因此，醫院基建檔案這一特殊的信息資源也十分重要起來。本文先分析了醫院基建檔案的重要性，又著重闡述了醫院基建檔案管理工作中存在的問題，并進行了措施分析，希望能夠為醫院基建檔案的管理及醫院的長遠發展打下堅實的基礎。

【關鍵詞】醫院；基建檔案；作用；管理；措施

醫院基建檔案是醫院在建設活動過程中形成的第一手材料，是對醫院基建在建設、改建、維修及使用過程中的真實記載。醫院基建檔案不僅投資較大，而且周期較長，環節較多，內外協作關系十分復雜，這就對醫院基建檔案管理工作提出了更高的要求。如何加強醫院基建檔案的管理工作，提高基建檔案的完整率，使其為醫院經濟建設和醫療事業的發展更好的服務，是值得我們深思和探討的問題。

一、當前我國醫院基建檔案管理中存在的問題

（一）缺乏基建檔案管理的復合型人才。基建檔案是工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙和聲像等各種歷史記錄，對于后期的維護管理具有重要的意義，因此，需要對建設過程中的各項技術資料進行收集、整理，進而形成完整的檔案。基建檔案管理對檔案管理人員的要求較高，不僅需要具有檔案管理方面的專業知識，同時還要了解基建過程中的各項技術資料，才能夠確保基建檔案的高效管理。但是在實際操作過程中，部分醫院的檔案管理部門缺乏這種復合型人才，要么是熟悉檔案管理知識，但是對基建過程中技術資料知之甚少，所以在收集資料的過程中，容易造成技術資料的缺失；要么是從事基建工程的管理人員，負責檔案資料的整理，但是由于缺乏檔案管理專業知識，所以在分類以及整理過程中比較混亂，不利于基建檔案管理工作的高效開展。

（二）保障制度有待完善。雖然我國《檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是部分醫院沒有制定相關基建設備檔案的收集、管理制度；有些醫院所制定的基建設備檔案規范因政策水平的差異而大相徑庭，所以不利于醫院基建檔案管理工作的有序開展。

（三）基建歸檔質量有待提高。醫院主體建設工程從立項到竣工需要較長的周期，而在此過程中會不斷的產生新的材料，而有些醫院的基建檔案卻沒有將各個時間段的資料收集齊全，致使基建檔案資料不完整，對以后基建檔案管理工作的開展產生一定的影響。

（四）檔案資料載體缺失。按規定，基礎建設施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件，但在實際操作過程中，由于種種原因導致聲像檔案的收集效率不高，進而缺失很多珍貴的資料，從而影響到基建檔案的管理質量。

二、如何加強醫院基建檔案管理的措施分析

（一）加強基建檔案管理隊伍建設。基建工作是醫院經營發展過程中的重要組成部分，是醫院開展各項業務的基礎保障，所以醫院檔案管理部門應該高度重視基建檔案管理，并且設置專業人員進行基建檔案管理工作，從而提高基建檔案管理的效率，為醫院的正常運轉創造有利的條件。由于基建檔案管理不同于其他檔案的管理，其中涉及到很多技術性的資料，所以對檔案管理人員有較高的要求，不僅要具有專業的檔案管理知識，同時還要熟悉基礎建設流程，了解各項技術資料之間的關聯，從而確保基建檔案管理工作的有序開展。所以醫院檔案管理部門應該注重對這種復合型人才的培養，為基建檔案管理工作的高效開展奠定堅實的基礎。

（二）完善保障制度。基建檔案和別的檔案不同，比較大型或重點的建設項目，在基建檔案館是一定有一份備案的。因此，醫院檔案館可以對大型、重點基建項目和本醫院的一般基建項目檔案管理分別對待，只需保存醫院經常利用的基建檔案。這樣可以在減少人力、物力、財力的同時達到基建檔案歸檔和可利用的效果。

（三）提高基建檔案歸檔質量。進行部門立卷之后，醫院的基建檔案最終還是要由基建部門移交到檔案館，這就要求檔案部門制定一個可行的接收、移交制度。切實可行的基建檔案接收、移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動性，從而能夠主動有效地進行指導、監督，使基建檔案及時的、規范的歸檔。醫院主體建設工程從立項到竣工驗收要經過一年甚至幾年的時間，有的建設工程雖已完工，但因工程款結算或其他問題仍未驗收完畢，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯系，是反映該建筑實際建設過程的真實記錄，都應按該工程項目立卷歸檔，這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進行。

（四）創新管理。從基建檔案形成情況看，多數醫院雖有悠久的建院史，但又非專門建筑單位，所以基建檔案跨越歷史時間較長，絕對數量較大，每年新增檔案數量相對有限。因此，如果購置專用掃描設備，在將現有竣工圖紙材料集中掃描完成后，未來每年的工作量是不充分的。考慮到投入-產出相比關系，醫院檔案部門專為基建圖紙掃描而購置大型、高效掃描儀，經費投入過高，且相對于專業建筑設計單位工作量，投入與產出不成比例。為此，可采用社會化服務方式，由建筑設計專業圖文公司負責將基建圖紙進行掃描，完成圖形文本及光盤刻錄工作。

三、結束語

實施基礎建設是醫院能夠正常運轉的重要基礎，及時準確地對基礎設施建設過程中的各項資料進行收集、整理，并以檔案的形式進行系統化管理，是為后期的維護、管理以及擴建、翻修等工作提供有利的參考依據。因此，醫院應該加強對基建檔案管理工作的建設，加強基建檔案管理人員隊伍的建設，建立完善的基建檔案管理體系，提高管理質量，并隨著時代的發展，不斷創新管理模式，進而確保醫院基建檔案管理工作有效順利的進行。

參考文獻

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