報銷審批輔助決策系統研究

孫曉東，唐 靜，魯 靜，向萬紅

（遠光軟件股份有限公司，廣東 珠海 519085）

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報銷審批輔助決策系統研究

孫曉東，唐 靜，魯 靜，向萬紅

（遠光軟件股份有限公司，廣東 珠海 519085）

［摘 要］傳統的報銷管理系統僅僅停留在報銷業務處理層面，沒有對數據進行深入分析，導致審批人在審批報銷單時缺乏相應的關鍵信息，從而使審批過程流于形式，無法對報銷支出進行有效監控。本文介紹了一種輔助審批系統，通過分析報銷相關的數據，將分析結果和相關關鍵信息集中展示給審批人，輔助其審批決策。

［關鍵詞］報銷；審批；輔助決策；報銷管理

1　報銷審批中存在的主要問題

報銷管理系統是企業成本支出的窗口，對于控制企業成本、提升企業盈利能力和企業競爭力起著十分關鍵的作用。傳統的報銷管理系統僅停留在報銷業務處理層面，沒有對數據進行深入分析，導致審批人在審批報銷單時缺乏相應的關鍵信息，從而使審批過程淪為走過場，無法對報銷支出進行有效監控。

漏洞百出的報銷管理常常給企業帶來巨大損失，如美國廣播公司ABC曾有報道，某公司的多位員工成功將蘋果網上音樂商店的下載費用算到了公司頭上，金額累計高達10萬美元；諾基亞公司原人力資源經理曹威利用職務之便，以本單位已離職員工王某的名義，虛報各類費用52筆，共計人民幣478萬余元，后轉入其個人賬戶內消費揮霍。

在報銷單據審批過程中，各級管理者應當分別對報銷單據的真實性、合規性、必要性、合理性、經濟性分別進行審核，但由于缺乏審核所需要的相關信息，各級管理者，尤其是高層管理者根本無法履行自己的審批責任。比如，高層管理者難以判別一張住宿費單據是否具備經濟性，因為不同時間、不同地區、不同檔次的賓館價格差異很大，高層管理者無法僅憑報銷單據本身的信息作出準確判斷。

2　報銷審批輔助決策系統設計

報銷審批輔助決策系統的主要目標是解決各級管理者在審批中的信息缺失問題，從而使審批真正落到實處。為防止問題報銷單通過審批，系統設置了四道防線，分別是:真實性檢驗、合規性檢查、經濟性檢查、支出報表分析。

2.1真實性檢驗

報銷內容的真實性是審批中最主要的檢驗項目，系統通過檢驗發票真實性，賬實一致性和異常檢測來實現真實性檢驗。

2.1.1發票真實性

系統通過圖像識別，自動提取發票掃描圖像中的發票代碼等信息，然后在后臺查詢稅務系統發票數據庫，根據發票代碼等簽別發票真偽。

2.1.2賬實一致性

原始票據信息通過圖像識別錄入系統后，可自動與報銷單中的費用發生日期、費用金額等進行比對。如公司為減少旅程時間，規定出差應優先選用高鐵普通座，若員工實際車票為普快硬臥，則系統可自動識別并提醒審核人員。

2.1.3異常檢測

異常檢測是指對異常報銷行為進行自動識別。

（1）重復報銷檢查。例如一個月內報銷兩次宿舍水電/網絡費或電話費，兩次差旅費報銷區間重疊，差旅費與探親費報銷時間區間重合，同一張發票用于兩次報銷（發票號相同）等。

（2）員工差旅費報銷單與請假單時間重疊。

（3）差旅費報銷單目的地與同時間接待費開票地點不一致，例如出差目的地為“湖北”，客戶接待費開票單位為“廣東XX公司”。

2.2合規性檢查

企業針對報銷有很多規定，這些規定可以轉化成校驗規則，嵌入本系統。系統對嵌入的規則逐條檢查，將每張報銷單的違規情況通過信息展示界面展示給審批者。每張報銷單提交時，系統都自動進行合規性檢查。合規性又可分為個體合規性和整體合規性。

2.2.1個體合規性

個體合規性即單張單據合規性，包括數據自洽性、金額及交通工具是否超標，報銷項目是否在規定允許范圍內等。其中數據自洽是指單據各項內容之間沒有矛盾，例如:住宿天數不能超過出差天數（即出差結束日期－出差開始日期），出差補帖天數不能超過出差天數，費用截止日期不能早于費用開始日期，制單日期不能晚于費用截止日期6個月以上等。

2.2.2整體合規性

檢查員工、部門、項目各類報銷總金額是否超出規定上限或者預算，具體檢查項目取決于公司具體規定。對金額較大報銷單，即使其未超出上限，也可將其對部門、項目總支出的影響情況報給審核人。

2.3經濟性檢查

即使報銷內容真實、合規，也不一定就是合理的。虛假報銷的另一類表現形式就是價格虛高，針對這一問題，審批人需要對報銷單據的經濟性進行檢查。本系統的經濟性檢查模塊首先對報銷單進行分類，找出與當前報銷單同類的歷史報銷單，然后通過對比，檢查當前報銷單在成本上是否合理。對成本明顯偏高的，相關信息將作為疑點通知審核人。

2.4支出報表分析

報表分析模塊預先設置好報表模板，根據審批人自身的審批職責和權限，提供相應的財務匯總數據及其分析結果。系統便自動把對應數據預先計算好，并同時對數據進行智能分析，最后將分析結果和數據以文字、數字、圖形、表格等方式按報表模板格式展示給審批人。審批人通過查看當前報銷單據對部門預算的影響、當前報銷人的歷史報銷總金額、當前支出總金額等信息，決定當前報銷單據是否審批通過。

3　結 語

報銷審批輔助決策系統可以為審批決策提供信息支持。借助本系統，審批人可以快速獲取審批所需信息并作出合理的審批決策，從而提高審批效率，降低企業成本，提升企業競爭力。

主要參考文獻

［1］戴慧敏.網絡報銷系統的設計實現［J］.中國科技信息，2010（11）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.023

［中圖分類號］F232；TP311.52

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0036-01

［收稿日期］2016-05-12