長期合作模式下的供應商管理初探

劉 力，姚海晶

（1.中海石油化工進出口有限公司，北京 100027；2.中國恩菲工程技術有限公司，北京 100038）

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長期合作模式下的供應商管理初探

劉 力1，姚海晶2

（1.中海石油化工進出口有限公司，北京 100027；2.中國恩菲工程技術有限公司，北京 100038）

［摘 要］本文介紹了企業供應商管理中存在的普遍性問題，從長期合作的模式考慮，提出了供應商選擇、供應商后評價、供應商管理信息化等解決方法，以幫助企業積累供應商資源，培養供應商，借助供應商的專業能力提升自身產品質量與性能，降低成本，實現與供應商的“共贏”。

［關鍵詞］供應商；長期合作；采購；數據庫

無論是在生產型企業還是在項目建設中，原材料供應商的選擇是關系到產品質量、生產進度和項目建設成敗的重要因素。如何甄選出最合適的供應商并與供應商建立長期穩定的合作關系，是至關重要的。很多企業在采購過程中，經常把供應商當作對手、乙方，沒有與之形成良性互動，經常造成供求雙方關系緊張，無法獲得雙贏。因此，如何選擇并培養供應商，與之共同成長，是眾多企業一直在探索的。

1　目前企業供應商管理中存在的普遍性問題

第一，盲目選擇供應商。采購方對擬采購產品的市場情況知之甚少，導致供應商先入為主，采購方偏聽偏信，最終選擇了質量較差、價格較高的產品。

第二，對所有供應商“一視同仁”，沒有進行差異化管理。很多采購方都把供應商當作對立的一方，總是處在博弈的角度去看待供求雙方關系，忽略了不同供應商對企業的重要性是不同的，造成了管理資源的均攤和浪費。

第三，缺乏對合同執行情況的評價和對供應商的后評估，無法對供應商的表現進行總結，對履約較差、甚至的違約供應商無法形成壓力和震懾。

2　解決供應商管理普遍性問題的對策

2.1與供應商進行廣泛的接觸

不與供應商進行廣泛而深入的接觸是無法完成采購工作的。通過與不同供應商銷售人員的接觸，采購方能達到以下幾個目的。①初步了解供應商所能提供產品的名稱、性能、規格；②掌握當前市場的基本狀況與價格水準，了解該產品市場銷售業績，掌握當前市場上本產品的價格走勢，有利于準確把握采購時機；③通過銷售人員的表現和素質也可以從側面了解該供應商的服務水平。

同供應商的訪談是了解該行業信息及其他供應商情況的重要渠道。在同供應商訪談的時候可以詢問如下問題:您公司的產品的質量和價格在業內處在什么位置？您的主要競爭對手有哪些？您了解您的競爭對手嗎？他們的產品同您的相比有什么不同？雖然供應商都會著重闡述自己產品各項優勢，但在供應商對其競爭對手的描述中，采購方可以搜集到很多有價值的信息，并加以分析和了解，形成采購方自己的結論。對采購方接觸新市場、開發新供應商具有很重要的作用。

2.2供應商調查表的使用

在參與采購活動之前要求供應商通過調查表的形式填報相關信息并提供資質文件等檔案資料。這種方法可以避免口頭交流的隨意性，也使供應商的相關資料能夠記錄保存，具有可追溯性。

在這一環節通常需要供應商如實填寫準確名稱、地址、聯系人、負責人、聯系電話、產品目錄、產品規格、供應能力、質量標準及財務狀況等信息，并提供三證合一的營業執照、生產許可證或其他資質證明，對于合同額較大的供應商還要提交銀行開戶證明、信用評級和經過審計的財務報表。這些資料對于評估供應商能力及制定投標供應商名單，都是至關重要的依據。

一份記載著供應商基本信息的調查表是供應商數據庫建立的基礎條件。而定期要求供應商按照要求的格式填報供應商調查表也是了解供應商信息動態更新的重要手段。

2.3對供應商進行實地考察

對供應商調查要求采購方或其聘請的第三方根據對供應商的生產廠區、產品使用現場、辦公所在地進行實地走訪。采購方的技術和商務人員應當同時參與考察，且考察必須具備相關生產材料知識、設備知識，熟悉生產制造過程?？疾煨〗M應根據供應商所提供的調查表內容，做好調查前的準備工作，如與供應商接洽，確定調查內容、時間、參加人員、路線等，在出發前形成完整的調查計劃。

在調查過程中，要對供應商的生產規模、人員素質、原料準備、成品庫存、主要生產設備的新舊程度及自動化水平、工廠占地及廠房面積、質量管理體系、質量檢測設備完備程度以及主要業績等具體情況進行深入了解。在調查結束后，應結合書面資料和實地考察針對所調查的供應商編寫調查報告。考察小組應端正態度，以良好的職業道德和專業素養認真完成考察任務，實事求是寫出調查評估報告，將其作為未來工作的有效依據。

2.4科學制訂供應商選擇計劃

供應商選擇計劃應包括3個要素:①潛在供應商名單，即參與采購活動的供應商名單；②供應商選擇方式，公開招標、邀請招標、競爭性談判與議標等；③采購時間表，包括發標、收標、定標和合同簽訂時間等。制訂此項計劃的目的在于在之前供應商考察的基礎上通過規范的流程選取最適合的供應商。營造有利于采購方的競爭環境，增強采購工作的靈活性，降低采購風險和成本。在保證質量和供應時間的前提下，最大限度地降低采購成本，做到依法合規。

在采購計劃制訂過程中應注意如下問題。①潛在供應商名單的制訂是根據前期供應商調查表、考察報告、行業排名、采購方經驗來確定的，應選擇經營狀況良好，信譽良好的生產制造廠家，盡量避免代理商投標。②在采購方式的選擇上應首先符合國家法律法規要求，符合企業內部管理制度要求，綜合考慮采購效率和采購成本，選擇最合適的采購方式。③采購時間表應考慮法定招標時間限制、企業生產需求時間、供應商生產周期、運輸時間等因素，科學合理排出時間表。

2.5對供應商合同執行情況進行后評價

采購方應為每個供應商建立履約情況檔案，在內部建立供應商合同執行情況評價體系。該評價體系應由采購方的供應商管理部門負責建立，生產和技術部門參與。在評價標準中應考慮到產品質量、供貨周期、付款條件、售后服務與安全管理等因素，甚至包裝細節、供應商對采購方要求的響應速度也要考慮在內。在合同執行完畢后，采購方要按照評價體系對供應商的表現進行后評價，這將是采購方未來進行采購工作的重要依據，也是供應商持續管理的必要條件。重點可以從以下六方面考核。

（1）產品質量:產品技術指標是否符合合同要求，質量管理是否完善，是否進行質量自檢或第三方質量檢驗。

（2）供貨周期:產品能否按采購方要求及時到達，過早到達可能會對采購方庫存產生壓力，而延遲交付則會耽誤采購方的生產或者工期，造成停工待料的窘境，而供應商也將面臨索賠。

（3）付款條件:供應商對預付款、質保金、付款進度的要求都是采購方考慮的重要因素。

（4）售后服務:供應商對售后服務期的承諾代表其對產品正常壽命的信心，所以產品售后服務期長短及供應商對產品更換、維修、專人保障等售后問題的承諾直接關系到采購方后續成本高低，所以也是衡量供應商優劣的一個重要標準。

（5）安全管理:對于需要現場進行調試安裝的設備、有毒有害或易燃易爆原料，供應商的產品要符合安全標準，而且需要提供安全保障計劃，原料要提供化學品安全技術說明書（MSDS），這些都是涉及生命財產安全的問題，不可忽視。

（6）其他要素:如包裝細節、供應商相應速度等要素如果能得到很好的保障，則采購方會節省很大精力，專注于生產和建設，對于提升項目整體效率是有益的。

2.6白名單與黑名單的制定

對于合同執行情況良好，有發展潛力和創新能力的供應商，應該將其納入“白名單”，作為未來采購活動中優先使用的供應商。加強與白名單供應商的聯系，共享技術標準，著力培養“白名單”供應商，在生產或建設中讓供應商更早更多介入其中，為采購方提供更專業更具前瞻性的意見。這樣不僅采購方可以獲益，也能使供應商獲得快速成長，雙方可以結成戰略合作伙伴，達到共生共贏的效果。

對于那些合同執行情況不佳，如不能按時交貨、產品質量不合格、售后服務不到位的供應商，應在供應商后評價時對其行為造成的損失進行評估和記錄。情節嚴重的確定列入“黑名單”。在后續采購活動中，避免仍黑名單上的供應商參與。重新使用必須按照標準嚴格進行重新評估，評估合格后方可恢復使用。白名單與黑名單屬于企業內部資源，未經授權不得對外發布。如果從對供應商實施獎懲的角度，可以通過適當途徑發布該名單。

2.7通過信息化手段建立供應商數據庫

目前，很多企業的供應商數據還是依靠手工記錄工作表格的方式實現，在表格中包含了供應商的名稱、供應物資或服務的類別、聯系方式、主要產品或服務項目、業績等基本內容。但手工工作表格在實際使用中更新次數極少，過期信息比較多，不便于查找，而且經常隨著人員的變動和軟硬件損壞導致供應商數據丟失。

借助信息化手段提高供應商管理水平是目前供應商管理的重要方向之一。建立供應商數據管理系統是其中的基礎工作，該系統可以與企業的資源管理系統（ERP）集成，從需求開始分解采購任務，自動篩選出潛在供應商名單，而且可以方便快捷地查詢所需要供應商的詳細資料和參與采購活動的記錄。其要點如下。①將供應商調查中獲得的基本數據錄入數據庫，包括供應商名稱、地址、電話、傳真等企業的基本情況。②建立統一的物資、服務編碼。這是數據庫建立的基礎。該編碼就是供應商的產品代碼，它可以由字母和數字組成，代表所有產品與服務類型，建立物資編碼分類管理機制，通過物資編碼管理物料及其背后的供應商。這樣可以避免因同樣的產品名稱不統一而造成的數據庫混亂。③將物資、服務編碼與供應商相匹配。此項工作完成后，可以通過供應商查詢其提供的產品和服務。通過需求物資自動篩選供應商也可以實現。通過與物資管理系統或庫存管理系統的接口就可以實現對物資統一管理和庫存的良好利用。

因此，通過信息系統可以建立和維護采購方自己的供應商數據庫，保存供應商的相關信息，通過人機對話的友好窗口界面可以查詢所需要的物資或服務的供應商，通過大數據分析能夠積累供應商選擇經驗。此外，還可以通過互聯網云技術，做到資料的永久保存和廣泛共享，這是企業管理供應商的捷徑。

3　結 語

供應商選擇和管理，是采購管理工作當中一項重要內容，其管理水平的好壞直接影響產品質量，影響到企業的管理與發展，因此，需要在日常工作中不斷總結和完善，從而提高整體管理水平，保證企業在激烈的市場競爭中立于不之地。

通過以上幾點措施，企業可以系統地選擇供應商并對其進行有效的管理，減少采購的盲目性，提高采購效率，使企業選到信譽好、實力強、價格低、服務優良的供應商。

主要參考文獻

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.066

［中圖分類號］F273.7

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0104-02

［收稿日期］2016-05-02