當前企業檔案庫房智能化管理的實踐

文/中國鐵建股份有限公司檔案館 張紅

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當前企業檔案庫房智能化管理的實踐

文/中國鐵建股份有限公司檔案館 張紅

【摘要】本文概述了檔案庫房管理，分析了檔案庫房智能化管理系統的設計及實踐，以供參考。

【關鍵詞】企業檔案；庫房；智能化；管理

檔案庫房是存儲檔案的重要場地，在科學技術水平不斷提高的現如今，應積極推進檔案庫房的智能化管理，有效提升檔案庫房管理的效率、質量及安全性。

一、檔案庫房管理的相關概述

檔案庫房內收藏著大量的有參考價值和保存價值的珍貴文獻資料，其內部空間的環境直接影響著企業檔案文件的質量及保管的安全性。檔案庫房管理工作主要是維護秩序與保護實體兩個基本方面，是檔案實體保管工作的主要體現形式，是將已整理好的檔案資料存入庫房，并按照相應的類別進行分類上架排放，對庫房現存檔案資料進行日常性的維護、利用、保護等管理性工作。在新時期，應構建智能化的管理系統，高效控制庫房內部因素及各種管理要素，實現安全、高效管理檔案庫房的目的，有效提高檔案資源的開發利用及保護水平。

二、檔案庫房智能化管理系統的設計及實踐

（一）檔案庫房智能化管理系統的設計。檔案庫房智能化管理系統的構建要更新升級檔案管理信息系統，增設智能庫房管理模塊，包括庫房基本信息的定義及具體情況展示、實體出入庫管理、溫濕度及門禁采集信息等幾大模塊（詳見圖1），通過集成智能密集架、溫濕度信息采集設備、門禁及RFID等設備，實時監控和管理庫房內部情況，將庫房轉變為在線展示的“透明”庫房，進而提高檔案庫房管理的實時性及高效性。1.智能密集架的建設。智能密集架是指通過計算機控制密集架的打開及關閉等，主要的工作原理是通過檔案管理信息系統對相應的檔案實體信息進行檢索，利用計算機結合已存儲密集架的位置信息自動打開密集架，架上顯示屏會及時顯示檔案資料的具體位置及所需的數量，取出后自動關閉。歸還檔案時對檔案條形碼進行掃描，將案卷在計算機系統內歸還入庫，同時再次打開密集架將案卷放到規定的位置上。2.溫濕度自動控制系統。檔案庫房內溫濕度的變化情況通過設置自動溫濕度信息采集設備來實現實時、自動采集與監控，一旦溫濕度超出指定范圍，溫濕度自動控制系統會自動啟動或關閉溫濕度控制設備，實時調節庫房內溫濕度。通過集成溫濕度自動控制系統與管理信息系統，將采集到的溫濕度數據傳送管理信息系統中并自動保存，同時制成溫濕度變化曲線圖，有利于后期的數據分析與利用。3.門禁控制設備。檔案庫房通常使用的是鋼制防盜門鎖，在此基礎上加裝接觸式磁卡電子門禁系統，提高庫房的安全性。檔案庫房管理工作人員持有專門授權的磁卡，在進入檔案庫房時通過讀卡器自動識別持卡人身份，確認有效后才可開啟門鎖，門禁控制系統會自動記錄磁卡身份及出入庫時間等信息并傳送至管理信息系統中，形成庫房的巡查記錄報表、異常情況報警等。4.物聯網RFID技術。物聯網RFID技術的利用主要是通過二維條碼標簽及監控設備實時監控庫房內檔案實體位置的變化情況。通過對檔案管理信息系統的更新升級，打印檔案盒及檔案資料的實體標簽的唯一二維條形碼，通過掃描二維條形碼自動登記借閱、歸還及上下架信息。在使用檔案時可以通過系統檢索直接打開對應的密集架；自動記錄經出庫掃描后的檔案出庫信息；歸還檔案資料時需再次對標簽信息進行掃描，自動入庫和上架。另外，監控設備在監測到未經系統登記的檔案出庫信息時會自動記錄和報警，從而有效控制檔案的安全。

圖1　庫房智能化管理系統功能模塊示意圖

（二）檔案庫房智能化管理系統的實踐。結合企業檔案庫房的實際情況，制定庫房固定區域、密集架信息等實際布局的虛擬展現方案，通過智能化的管理系統將不同類別的檔案使用不同的展示模板展示出來，企業檔案庫房密集架的啟閉則由智能化模塊利用智能密集架設備直接控制。另外，集成檔案管理信息系統與庫房智能化管理系統，以有效實現檔案的電子上下架等，同時還能夠靈活定義自動排架規則，根據排架情況動態統計館藏檔案強開及時預警提示館藏能力。還有就是實體檔案的借閱、歸還的在線監控，通過定位二維碼標簽來實現，通過3D模擬庫房內部設置，在線模擬出入庫房操作，進而提高檔案庫房的透明度。

三、結束語

總之，科學技術的進步使得各種新技術、新設備層出不窮，為了進一步提高各種技術和設備的利用效率，降低庫房管理人員的工作強度，應結合企業檔案庫房管理的基本要求及具體特點，引進現代化的管理設備及技術，構建企業檔案庫房智能化管理系統，實現高效、安全的檔案庫房管理。

【參考文獻】

［1］張燕.建立和管理企業檔案庫房之我見［J］.價值工程，2011，30（11）：120-121.

［2］夏紅.淺談企業檔案庫房的管理［J］.勞動保障世界，2013（12）：198-198.

［3］王芳.如何做好現代企業檔案管理工作［J］.價值工程，2013（31）：184-185.