當(dāng)前企業(yè)檔案庫(kù)房智能化管理的實(shí)踐

文/中國(guó)鐵建股份有限公司檔案館 張紅

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當(dāng)前企業(yè)檔案庫(kù)房智能化管理的實(shí)踐

文/中國(guó)鐵建股份有限公司檔案館 張紅

【摘要】本文概述了檔案庫(kù)房管理，分析了檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及實(shí)踐，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；庫(kù)房；智能化；管理

檔案庫(kù)房是存儲(chǔ)檔案的重要場(chǎng)地，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的現(xiàn)如今，應(yīng)積極推進(jìn)檔案庫(kù)房的智能化管理，有效提升檔案庫(kù)房管理的效率、質(zhì)量及安全性。

一、檔案庫(kù)房管理的相關(guān)概述

檔案庫(kù)房?jī)?nèi)收藏著大量的有參考價(jià)值和保存價(jià)值的珍貴文獻(xiàn)資料，其內(nèi)部空間的環(huán)境直接影響著企業(yè)檔案文件的質(zhì)量及保管的安全性。檔案庫(kù)房管理工作主要是維護(hù)秩序與保護(hù)實(shí)體兩個(gè)基本方面，是檔案實(shí)體保管工作的主要體現(xiàn)形式，是將已整理好的檔案資料存入庫(kù)房，并按照相應(yīng)的類別進(jìn)行分類上架排放，對(duì)庫(kù)房現(xiàn)存檔案資料進(jìn)行日常性的維護(hù)、利用、保護(hù)等管理性工作。在新時(shí)期，應(yīng)構(gòu)建智能化的管理系統(tǒng)，高效控制庫(kù)房?jī)?nèi)部因素及各種管理要素，實(shí)現(xiàn)安全、高效管理檔案庫(kù)房的目的，有效提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用及保護(hù)水平。

二、檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及實(shí)踐

（一）檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)的構(gòu)建要更新升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)，增設(shè)智能庫(kù)房管理模塊，包括庫(kù)房基本信息的定義及具體情況展示、實(shí)體出入庫(kù)管理、溫濕度及門禁采集信息等幾大模塊（詳見(jiàn)圖1），通過(guò)集成智能密集架、溫濕度信息采集設(shè)備、門禁及RFID等設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理庫(kù)房?jī)?nèi)部情況，將庫(kù)房轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€展示的“透明”庫(kù)房，進(jìn)而提高檔案庫(kù)房管理的實(shí)時(shí)性及高效性。1.智能密集架的建設(shè)。智能密集架是指通過(guò)計(jì)算機(jī)控制密集架的打開(kāi)及關(guān)閉等，主要的工作原理是通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)相應(yīng)的檔案實(shí)體信息進(jìn)行檢索，利用計(jì)算機(jī)結(jié)合已存儲(chǔ)密集架的位置信息自動(dòng)打開(kāi)密集架，架上顯示屏?xí)皶r(shí)顯示檔案資料的具體位置及所需的數(shù)量，取出后自動(dòng)關(guān)閉。歸還檔案時(shí)對(duì)檔案條形碼進(jìn)行掃描，將案卷在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)歸還入庫(kù)，同時(shí)再次打開(kāi)密集架將案卷放到規(guī)定的位置上。2.溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度的變化情況通過(guò)設(shè)置自動(dòng)溫濕度信息采集設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、自動(dòng)采集與監(jiān)控，一旦溫濕度超出指定范圍，溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)或關(guān)閉溫濕度控制設(shè)備，實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度。通過(guò)集成溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)，將采集到的溫濕度數(shù)據(jù)傳送管理信息系統(tǒng)中并自動(dòng)保存，同時(shí)制成溫濕度變化曲線圖，有利于后期的數(shù)據(jù)分析與利用。3.門禁控制設(shè)備。檔案庫(kù)房通常使用的是鋼制防盜門鎖，在此基礎(chǔ)上加裝接觸式磁卡電子門禁系統(tǒng)，提高庫(kù)房的安全性。檔案庫(kù)房管理工作人員持有專門授權(quán)的磁卡，在進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)通過(guò)讀卡器自動(dòng)識(shí)別持卡人身份，確認(rèn)有效后才可開(kāi)啟門鎖，門禁控制系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄磁卡身份及出入庫(kù)時(shí)間等信息并傳送至管理信息系統(tǒng)中，形成庫(kù)房的巡查記錄報(bào)表、異常情況報(bào)警等。4.物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)的利用主要是通過(guò)二維條碼標(biāo)簽及監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)檔案實(shí)體位置的變化情況。通過(guò)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的更新升級(jí)，打印檔案盒及檔案資料的實(shí)體標(biāo)簽的唯一二維條形碼，通過(guò)掃描二維條形碼自動(dòng)登記借閱、歸還及上下架信息。在使用檔案時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)檢索直接打開(kāi)對(duì)應(yīng)的密集架；自動(dòng)記錄經(jīng)出庫(kù)掃描后的檔案出庫(kù)信息；歸還檔案資料時(shí)需再次對(duì)標(biāo)簽信息進(jìn)行掃描，自動(dòng)入庫(kù)和上架。另外，監(jiān)控設(shè)備在監(jiān)測(cè)到未經(jīng)系統(tǒng)登記的檔案出庫(kù)信息時(shí)會(huì)自動(dòng)記錄和報(bào)警，從而有效控制檔案的安全。

圖1　庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)功能模塊示意圖

（二）檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)的實(shí)踐。結(jié)合企業(yè)檔案庫(kù)房的實(shí)際情況，制定庫(kù)房固定區(qū)域、密集架信息等實(shí)際布局的虛擬展現(xiàn)方案，通過(guò)智能化的管理系統(tǒng)將不同類別的檔案使用不同的展示模板展示出來(lái)，企業(yè)檔案庫(kù)房密集架的啟閉則由智能化模塊利用智能密集架設(shè)備直接控制。另外，集成檔案管理信息系統(tǒng)與庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)，以有效實(shí)現(xiàn)檔案的電子上下架等，同時(shí)還能夠靈活定義自動(dòng)排架規(guī)則，根據(jù)排架情況動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)館藏檔案強(qiáng)開(kāi)及時(shí)預(yù)警提示館藏能力。還有就是實(shí)體檔案的借閱、歸還的在線監(jiān)控，通過(guò)定位二維碼標(biāo)簽來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)3D模擬庫(kù)房?jī)?nèi)部設(shè)置，在線模擬出入庫(kù)房操作，進(jìn)而提高檔案庫(kù)房的透明度。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得各種新技術(shù)、新設(shè)備層出不窮，為了進(jìn)一步提高各種技術(shù)和設(shè)備的利用效率，降低庫(kù)房管理人員的工作強(qiáng)度，應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案庫(kù)房管理的基本要求及具體特點(diǎn)，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備及技術(shù)，構(gòu)建企業(yè)檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、安全的檔案庫(kù)房管理。

【參考文獻(xiàn)】

［1］張燕.建立和管理企業(yè)檔案庫(kù)房之我見(jiàn)［J］.價(jià)值工程，2011，30（11）：120-121.

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［3］王芳.如何做好現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作［J］.價(jià)值工程，2013（31）：184-185.