成人高等教育學籍檔案云服務探討

文/廣東醫學院 馮有輝

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成人高等教育學籍檔案云服務探討

文/廣東醫學院 馮有輝

【摘要】成人高等教育學籍檔案管理有別于全日制學籍管理，其學籍檔案管理更具有獨特性，同時難度、復雜度也更大。本文著重闡述成人高等教育學籍檔案云服務的意義，對成人高等教育學籍檔案云服務關鍵問題分析，踐行檔案云服務，促使成人高等教育事業的可持續發展。

【關鍵詞】成人教育；學籍；檔案；云服務

一、成人高等教育學籍檔案云服務的意義

（一）成人高等教育學籍檔案創新服務形式的有效途徑。《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014 〕15號）文件中，提出要創新服務形式，強化服務功能，加大開發力度，促進資源共享。成人高等教育（以下簡稱“成教”）招生規模不斷擴大，逐步形成了以普通高校為中心多校外教學點并存相對獨立的“大校園”辦學方式，在校生人數實現跨越性的增長。學生人數的增加，學生服務工作量的增大，如果成教學籍檔案管理靠原來手工填寫或使用單機版學籍檔案管理平臺，檔案服務繼續沿用傳統的窗口服務這種單一的被動式的服務，將給學生帶來極大的不便，也將嚴重地阻礙成教事業的發展。積極開展學籍檔案服務的社會化，由主要為高校內部的服務轉化為向社會全方位的服務，因檔案云服務是在任何時間任何地點都可以通過檔案云服務平臺實現異動獲取檔案信息的服務，是從檔案實體管理向檔案信息管理的轉變，使管理范圍擴大、管理方法智能，帶來服務模式的拓展，是創新檔案服務形式、提升檔案服務水平最佳的途徑。

（二）有效地解決成教學籍檔案管理特殊性問題。成教在校學習形式分脫產、業余（包括半脫產、夜大）、函授三種，在成教學歷教育中取消傳統的學年制，而采用適合成人學生學習特點的學分制，學生畢業時間不一，這造成檔案時間分散性；成教學生大多數為在職工作人員，為解決工學矛盾，高校與多教學點聯合辦學，學生檔案分散在不同的地區，造成檔案地點的分散性。成教學籍檔案管理的特殊性表現為時間和地點的分散性，檔案服務表現為時間的不確定性和地點的不確定性。針對檔案服務的不確定性，運用新時期先進的信息傳播技術實現檔案云服務，能實現遠程管理、多教學協同管理，能實現資源共享、傳輸快速，方便利用，從而在學生服務水平上達到質的提升。

（三）成教學籍檔案管理發展的必然趨勢。2015年12月，以“互聯互通、共享共治——構建網絡空間命運共同體”為主題的第二屆世界互聯網大會，習近平主席提出了非常明確的目標，就是要利用互聯網技術推動創新，讓互聯網更好地為中國人服務，為全世界人民服務。云服務是新時代發展產物，是社會發展的必然趨勢。而成教檔案管理未來的服務也必須是面向互聯網的，依賴于互聯網技術、信息技術發展自身，使其能夠真正為廣大成教的學生服務，為成教的檔案管理服務。

二、成教學籍檔案云服務的關鍵

（一）建立網絡化的學籍檔案資源管理體系。擁有檔案資源規模和質量，在一定程度上決定其地位和影響。建立學籍檔案資源管理體系，讓數據創造價值，使檔案工作成果更多地服務學生，是檔案工作的首要任務。針對學校的實際以及軟、硬件設施的情況，構建適宜的學籍檔案資源管理平臺，如利用校園網、本地服務器去搭建學籍檔案管理服務平臺。學籍檔案資源整合優化方面，首先要整合學校內部的各類檔案資源，讓這些檔案資源能夠得到合理地運用。其次，還要優化檔案管理的結構，讓檔案管理能夠更加高效、高質量。再次，還要優化檔案資源配置，建立門類齊全、結構合理、內容豐富、載體多樣的檔案資源體系，讓檔案管理能夠更加便捷，貼近學生。

（二）加強學籍檔案管理人員隊伍建設。加強檔案人才隊伍建設，是推動檔案科學事業發展的第一要義。隨著檔案文化產業的快速發展和需求的不斷升級，加強檔案人才隊伍建設、提高隊伍的能力水平和綜合素質，是順應形勢發展，助推檔案事業持續向好發展的重要內容。誰擁有檔案人才，就擁有創造核心價值的競爭力，就擁有科技發展的未來。學籍檔案管理云服務要求“以人為本”，因此在學籍檔案管理工作過程中更應重視“人”，而這個“人”主要體現在要求廣大學籍檔案管理人員必須具備一定的職業道德和工作熱情，在實際的學籍檔案管理工作中能夠維護學籍數據的真實性、權威性。其次，學籍檔案管理人員要熟練掌握檔案管理的基本知識、專業技能以及相關的知識如計算機知識、網絡知識，這樣才能保證他們在進行學籍檔案電子化的過程中保證數據的有效性和正確性。再次，學籍檔案管理人員還應該具備一定的團隊合作精神，只有這樣才能在全體協作的前提下，加大對學籍數據的開發力度，進而確保數據有效開發，從而更好地提高服務質量。

（三）提高學籍檔案云服務的安全性。學籍檔案是學生個人檔案的重要組成部分，是個人特征的秘密信息，沒有學籍檔案安全性就沒有個人隱私，后果將嚴重危害了高校師生的利益。成教學籍檔案云服務學生的相關學籍檔案信息都上傳到網絡，以便于實現信息共享，那么相應的安全性就成為云服務工作的重點。由于學籍檔案云服務本身是在網絡環境實現的一種技術，因此在實際操作過程中勢必要涉及到數據的查詢利用，在查詢利用過程中極易發生數據的泄露以及篡改。網絡環境下學籍信息的泄露，會在一定程度上增加學籍管理人員的工作難度，因為網絡環境下的學籍信息泄露更具有隱蔽性，這直接導致學籍檔案管理云服務對信息保密及安全性的要求更加嚴格。提高成教學籍檔案云服務的安全性，建立相應的收集、整理、保管、保密等機制，使學籍檔案管理工作更加規范化、科學化。

三、成教學籍檔案云服務的踐行

（一）用戶注冊驗證登陸。云服務平臺服務對象學生通過實名制注冊，綁定指定的手機，通過手機信息驗證碼驗證登陸平臺。居于個人檔案信息的隱私性，姓名或驗證碼錯誤都不能正常登陸，而且綁定手機也大大地加強隱私程度，異動登陸出現信息提示，同時也能方便找回丟失的密碼。

（二）用戶在線填寫完善學籍檔案信息。學生學籍檔案信息部分來自省招生系統，但并不完善，也不完全準確，需學生重新校對和補充完整（特別補充一些圖片信息例如身份證、戶口本、學歷鑒定證明書等）。通過云服務平臺讓學生隨時隨地登陸個人信息頁面修改和補充學生個人學籍檔案信息。修改和錄入完整后保存、提交（提交狀態的學籍檔案信息不能修改），然后由學生自行打印，簽字確認后上交學校檔案管理部門紙質存檔。

（三）檢索利用學籍檔案信息。大數據時代，如何提升服務能力，讓數據創造價值，而學籍檔案檢索利用是云服務的核心部分。學生可隨時隨地，無需安裝客戶端，便可以在線檢索自己的學籍檔案信息。大數據時代，大服務，不受時空限制，只需聯接Internet，使用電腦、Ipad或目前流行的智能手機都可以達到檢索利用的目的，并且檢索信息量大、速度快、準確率高。

（四）用戶提交業務申請。成人教育學生管理顯著特點是學生學籍異動非常頻繁，原因是成教學生都是在職工作人員，因家庭或工作等原因，常需異動休學、轉點、轉專業等。需異動的學生在線提交異動訂單，并且上傳紙質附加材料掃描件，最終由上一級用戶審核通過。

（五）事件提醒及資料下載。云服務平臺根據學生具體情況設置事件提醒，例如：能夠提醒學生補充完整個人學籍信息，某某時間段上課，或者對有成績補考的學生提醒等。通過系統提醒或手機信息通知。學生在線下載各種資料，例如部門通知、學籍報表、各種申請表格等。

（六）用戶在線咨詢。在線咨詢為學生提供快捷的交流方式，實現網頁對話，學生可以選擇咨詢對象（如是班主任、教務員、管理員等）主動發起對話，等待回復。這是解決學生檔案管理過程中存在的問題，并且提升服務的品質。

（七）用戶服務評價。學生用戶可以在線對云服務服務質量作評價，按服務質量評價指標進行評分以及提供改進意見。

【參考文獻】

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