關于事業單位檔案的數字化管理研究

黃丹

摘 要：在已經進入信息社會的今天，科學技術不斷的提高，計算機的作用也越來越大，慢慢的成為了很多工作不可或缺的一部分，對于越來越重要的檔案管理也更是如此。本文從分析現代事業單位檔案管理的數字化入手，簡述了檔案的數字化未來將對于事業單位起到的巨大作用，檔案數字化的趨勢及數字化的相應措施。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化管理；重要性；發展措施

一、事業單位檔案的數字化管理

對于現如今的各個事業單位，檔案管理的重要性越來越深入人心，如何能優化檔案管理工作也變成了各個事業單位當前工作的重心，檔案的數字化管理已經成為了不可避免的趨勢。

1.事業單位檔案管理中存在的問題

對很多事業單位來說，檔案管理的基礎業務依舊相當的薄弱，有些單位雖然已經建立了切實可行的檔案的管理制度，但單位的領導人卻不將此當回事，不能真正的去監督、去落實，致使單位里的檔案整理極其的不規范，組卷非常的混亂，甚至有的單位在沒有開展檔案鑒定工作或沒有按照法定的程序擅自的刪除銷毀本應該保存、歸檔的文件及材料。還有就是檔案資源的開發利用，許多事業單位，對于檔案管理有著很嚴重的錯誤理解，只注重對于檔案的收集、整理和保存工作，錯誤的認為不將檔案弄丟，保證檔案的完好無缺就夠了，完全的忽視了對于檔案信息資源的開發利用，檔案的信息資源對于一個事業單位乃至國家的重要性是無比巨大的，本應該盡可能的對此開發利用，發揮檔案資源最大限度的作用，不應該這樣本末倒置。而事業單位的檔案管理工作所出現的最重大問題就是檔案管理人員的缺乏，目前，優秀的檔案管理人員依然是我國最稀缺的人才，許多的事業單位，領導人或許已經清楚的知道檔案管理的重要性，但無法找到一個合適的、優秀的檔案管理人才又變成了另一個難以解決的問題。因為大多數的事業單位對于檔案管理工作的不重視，致使檔案管理專業也變得相對而言的冷門，更多的人更愿意在學習階段去學習一些更為熱門的專業而放棄檔案管理專業。檔案管理人員需要具備比較高的素養，但專業的知識也是必不可少的。

2.檔案數字化的作用

伴隨著我國的經濟發展的越來越迅速，我國的各個事業單位的信息儲存量也變得越來越大，對于以前，信息只能記錄在紙面上，既不方便查閱，也很容易會收到損壞，不利于存儲，而檔案的數字化能一定程度上的完美解決這些問題，將檔案中的信息都存儲到計算機當中，在想要查閱時，有非常方便的檢索系統，可以讓你在最短的時間內查找到你希望找到的資料，而且將檔案中的信息存儲在計算機中，然后上傳到云端上，即使計算機被破壞掉，依然可以從其他的計算機上將檔案下載下來。

3.檔案數字化的必要性

隨著我國科技的迅速發展，科技化、數字化已經漸漸蔓延到了生活、工作的各個方面，事業單位檔案的數字化也成為了一個不可避免的趨勢。檔案的數字化不僅可以完美的避免檔案中信息的丟失，還為查閱檔案中的資料提供了無比的便利。除此之外，將檔案進行數字化管理，可以在短時間內將資料進行歸納、存儲及提取。就我國的各個事業單位來說，企業中的人員流動性很大，企業員工的入職、調動、辭職、退休等時有發生，在以前，必須一樣一樣的分別記錄在紙張上，不僅難以記錄，而且占用了很大的空間，在以后需要查找該方面的資料時，也不容易查找，但在將檔案數字化之后，只需要在計算機上為每一個企業的員工都建立一個檔案庫，就可以清晰的記錄每一個企業員工的每一項數據，而且當未來需要查找某一個員工的資料時，很輕易的就能找到。這樣能極大的縮短辦公人員的時間，極大的提升了工作效率，還能解決事業單位人手不夠的尷尬，對于一個事業單位的重要性不言而喻。

二、實現數字化的有效措施

1.好的硬件設施

與傳統的檔案管理相比較，檔案的數字化管理的優勢在于能存儲的資料多、檢索方便、資料通過網絡能夠迅速的流動，另一方面，相比于傳統的檔案管理只需要一支筆、一些紙張就可以記錄，檔案的數字化的硬件要求就高的多。對于事業單位來說，人員的流動及各種數據的流量特別的大，因此，對于好的硬件設施要求極為巨大。

2. 制定制度并注重對于人才的培養

對于不同的事業單位，對于檔案的需求不同，因此在對于不同的事業單位的檔案進行數字化管理時，應該結合事業單位自身的特點，建立能夠貼合事業單位特點的檔案數字化管理制度，要從實際情況出發。想要能夠對于貼合不同單位的實際情況來制定好的管理方案，一個由優秀的管理人員組成的團隊是無比必要的。檔案管理作為技術性要求很高的職業，對管理人員的能力與水平的要求是很高的。因此，單位應該采取必要的措施去盡可能的提升本單位檔案管理團隊的專業化水平。在引進高素質人才的同時，也不能放松對新人的培養，培養時要注意應當全面的培養，不光要提升他們專業領域的知識，還要將專業性知識與事業單位的具體工作相結合，讓他們學會如何將檔案管理與數字化相結合，將他們培養成為在該事業單位檔案管理方面優秀的人才，來為事業單位做出更多的建設。

3.加強檔案信息的安全保管

紙質檔案容易丟失、損壞，也很容易會被別有用心的人盜取到重要的信息和資料，而檔案在數字化之后，雖然相較于紙質檔案，不容易丟失或損壞，但也不是完全不會損壞，因此，在錄入檔案之后，應當及時的將檔案中的各種資料上傳至云端，以防止計算機的故障等原因導致檔案的丟失。除此之外，檔案中資料的保密性也應當是極高的。對于一個事業單位來說，單位的檔案中存儲著許許多多重要的信息，一旦被某些不法分子或其他不懷好意的人取得，將會對單位乃至國家造成難以想象的災難，因此，對于檔案中資料的加密工作應該加大重視。

三、結語

在科技越來越發達的今天，事業單位的檔案的數字化已經成為了不可避免的趨勢，檔案的數字化既能為各單位節省大量的人力物力，也對事業單位檔案的存儲、查詢起到了無比巨大的助力，更使得事業單位的各種資料能夠處在更為安全、更為隱蔽的地方，對于一個單位的重要性是不言而喻的，如何盡快的進行檔案的數字化應當被更多的事業單位提上章程。

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