信息化環境下高校教學檔案管理研究綜述

高霞

摘 要：本文以多個與主題相關的檢索式進行檢索，梳理信息化環境下高校教學檔案管理相關研究文獻，從多個角度歸納現有理論與實踐研究成果，并據此提出未來研究展望。

關鍵詞：信息化；高校教學檔案；綜述

1 信息化環境下高校教學檔案管理文獻統計與梳理

本研究對中國知網《中國期刊全文數據庫》2001年至2015年的數據進行精確檢索，以“信息化”并含“高校教學檔案管理”按篇名搜索，檢索到與高校檔案信息化直接相關的文獻14篇。以“信息化”并含“高校教學檔案管理”按主題搜索，檢索到相關文獻63篇。以“高校教學檔案信息化”為檢索詞按全文搜索，共檢得文獻139篇，去除與主題不相關的文獻后，得到教學檔案信息化研究的成果共114篇文獻，具體檢索結果如表1所示。

由表1可見，我國對高校教學檔案信息化的研究始于2002年，但在前兩年并未引起重視。2009年以后高校教學檔案信息化才開始成為檔案管理及信息化領域的研究熱點。這一現象的出現實質上與我國當時對檔案信息化建設路徑的探索及相關政策的支持相吻合：1996年我國開始探索信息化建設，電子文件項目被列入科技計劃，成為我國信息化建設的一部分；1999年《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》初次下發后，我國各級檔案管理部門逐步進入檔案信息化建設的研究與實踐階段；2008年國家提出全國檔案信息化建設的目標和主要任務，檔案信息化自此在全國范圍內先后開展。政策的出臺與踐行往往需要高校作為主要推動力量，高校檔案信息化研究隨之展開。

繼續以全文+“高校教學檔案信息化”為檢索式，檢索到的相關文獻來源如表2所示。表2從數量和比例上基本反映了高校教學檔案研究成果的來源分布。由此可見，在檔案類核心期刊上刊載的與“高校教學檔案信息化”主題直接相關的研究成果十分有限，這在一定程度上表明高校教學檔案信息化建設的研究深度及質量還有待提升。

在不考慮各主題研究內容交叉的前提下，對精選的114篇論文按主題進行劃分，各個主題研究成果數量分布如圖1所示。

目前關于高校教學檔案信息化的研究主要集中在對高校教學檔案管理的現狀分析及改善對策的提出、高校教學檔案信息化建設的規劃及高校教學檔案信息化管理等幾方面。其中高校教學檔案信息化管理方面的論文數量最多，占精選論文總數的37.7%；高校教學檔案信息化建設、高校教學檔案管理的現狀分析及改善對策方面的文章數量大致相當，分別占到23.7%和24.6%；網絡技術應用及新模式方面的研究數量較少，分別占到8.7%和5.3%。

2 信息化環境下高校教學檔案管理研究熱點分析

2.1 云技術、數據庫等在教學檔案管理中的應用

近年來，檔案界學者在結合傳統檔案管理要點的同時將網絡環境下的新技術運用到電子檔案管理領域，從而對在網絡環境下產生的電子檔案進行管理。陳鋒、孫淼洋提出，實現高校教學檔案信息化管理的主要途徑是創建覆蓋全校的檔案管理信息系統，對教學科研中產生的各種類型的教學檔案進行統一集中化管理，如利用軟件數據中間件技術實現各部門產生的教學檔案的收集歸檔等[1]。云技術、數據倉儲技術等在教學檔案管理過程中的方便操作性，使得后續情報分析、數據挖掘、知識發現以及教學檔案信息共享等的實現具有優勢，同時還能有效避免由于工作交接、科室合并、設備更新等給教學檔案管理帶來的各種麻煩。張兆基認為，在云計算環境下教學檔案的管理主要依托校園網及各部門服務器建立學校層面的平臺，教學檔案辦公室利用該云計算平臺提供的教學檔案管理系統、電子文件中心系統軟件和存儲平臺實施數據上傳、讀取等檔案管理功能[2]。例如當教師將涉及課程每一個環節的教學檔案信息同步更新上傳至數據云，實現各個環節教學檔案的實時更新，學生也可以通過更新自己課程的數據云，掌握課程動態，反饋課程感受。這種云計算技術可以將分散的教學檔案以更集中化、細節化、數據化的信息庫形式展現出來，從而為教學活動提供準確翔實的信息。

2.2 高校教學檔案管理信息化的研究現狀

2.2.1 高校教學檔案信息化建設方面。高校教學檔案信息化建設相關研究表明，要從收集檔案、搭建檔案信息化管理平臺、制定相關規章制度、培養檔案管理專業人才、構建信息安全保障體系等多個基礎角度開展高校教學檔案管理的信息化工作。李娟等學者通過對教學檔案管理系統的研究，總結了該系統的運行流程，即將學生所有檔案信息先導入檔案館臨時數據庫中，經組卷后再納入檔案館正式數據庫中，將該數據庫與學校各部門的教學資源信息庫無縫對接，檔案用戶即可通過學生基本信息查詢、利用檔案[3]。

2.2.2 高校教學檔案信息化現狀及對策方面。如今高校教學檔案信息化的研究人員主要來自從事高校教學管理的一線工作人員，因此他們對教學檔案管理中存在的問題把握得比較準確。總結現有研究的觀點，教學檔案信息化建設目前存在的主要問題包括對教學檔案重要性的認識不足、收集不及時、整理不規范、人員素質不高以及教學檔案信息化網絡安全問題等。相關學者針對這些問題提出了相應的解決對策。解決方案基本涵蓋了教學檔案信息化建設的各方面，但對于如何具體展開教學檔案信息化建設，如各類教學檔案數據庫建設的標準、構建方式及教學檔案信息化平臺設計與構建等實踐層面的具體研究，目前涉及尚淺。

2.2.3 網絡技術應用以及教學檔案信息化建設新模式方面。網絡技術如云技術、數據倉儲技術、數據庫技術等的應用將高校教學檔案管理推向一個新高度。現有研究表明，有序的電子教學檔案不僅能夠服務于教學科研工作，其體現出的計算機應用水平也是高校整體信息化管理水平的代表[4]。因此構建數字化檔案系統、進行教學檔案種類多樣化管理、全面使用信息化技術已成為實現高校檔案工作科學有效發展的必經之路。

2.2.4 教學檔案信息化管理方面。教學檔案信息化管理一直備受高校教學檔案管理人員關注。我國學者從高校教學檔案信息化現狀出發，剖析制約教學檔案信息化管理的因素，提出了從計算機硬件配備、軟件應用、檔案信息資源建設和人員素質四個角度進行系統化教學檔案管理的方案[5]。這些研究表明，高校教學檔案管理工作是衡量高校教學質量與管理水平的重要標準，只有加強教學檔案信息化的建設，才能有效促進高校檔案管理工作穩定可持續發展。

3 結論與展望

互聯網時代信息因技術不斷升級傳播速度更快，范圍更廣，云技術在很大程度上可以適應這一變化，因此教學檔案管理與云技術相結合是未來教學檔案管理的必然趨勢。手機、平板電腦等多種移動終端設備的普遍化，使得信息和知識的傳遞與獲取更加便捷，高校學生、科研人員也可以利用各種移動終端以及可穿戴設備，通過云端更為方便地訪問高校教學檔案管理系統，提高檔案的利用率，從而推動教學檔案信息服務形式由被動向主動服務轉型。但現階段網絡技術在高校教學檔案信息化中的應用、高校教學檔案信息化新模式建設方面的研究還比較薄弱，因此未來可聚焦于新興網絡技術與教學檔案管理相結合、開發教學檔案管理的新模式，從而在新技術環境下推進教學檔案信息化管理。

參考文獻：

[1]陳鋒，孫淼洋.數據倉庫與云存儲技術在高校教學檔案管理中的研究與應用[J].中國教育信息化，2014（9）：67～69.

[2]張兆基.云計算技術在高校教學檔案管理工作中的應用[J].蘭臺世界，2014（32）：31～32.

[3]李娟.高校教學檔案信息化建設的理論與實踐[J].四川檔案，2011（2）：46～47.

[4]郭立新.高校教學檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2012（2）：65.

[5]張金鳳.高校教學檔案信息化管理研究[D].廣西民族大學，2010.