如何破解中學檔案管理工作的困境

胡靜

摘 要：在學校的各項管理工作中，檔案管理是十分重要的管理工作之一，它也是衡量一個學校管理水平的重要指標，因此，檔案管理工作也必須受到學校的重視，找出目前管理工作中存在的問題，然后加以分析研究，最終制定出科學合理的措施來改善這項工作，促進學校的管理工作更進一步。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案管理指的是對一項事物或者一個事件的發展變化總結歸納然后保存，以便后來對事物分析、對事件回顧。實際上檔案管理就是對過去的歷史的記錄，對于企事業單位、政府機關，甚至一個國家都有十分重要的意義，所以整個中學的發展以及各個學校的未來規劃都與檔案管理工作密不可分，然而如何發揮中學檔案管理工作的實際作用，需要我們不斷地研究探討。

一、分析當前中學檔案管理的弊端

1.檔案管理工作落后

隨著我國科學技術的日益提高，推動了社會生產力和經濟的快速發展。各個行業開始向信息化發展，多媒體信息技術也被引入很多學校的課堂教學中，但是卻很少看到信息技術應用到檔案管理工作中，使檔案管理工作落后于時代的發展。一些學校的檔案室自建校以來就沒有更新過，條件簡陋，場館破敗，各種現代化的硬件設施也都相當缺乏，這嚴重影響了檔案管理工作，這種環境下，要想真正地實現信息化還需要很長的一段時間。

2.實物檔案資料嚴重缺失

大多數人對于檔案管理工作的理解是對一些文字資料的歸檔管理，事實上這是一種很片面的認識，檔案中還包括一些實物，這些實物資料也需要管理，實物的意義甚至遠大于文字的描述。目前很多學校在編寫校史紀念冊或者建設校史陳列室時經常遇到一個問題，那就是學校檔案中的文字資料能夠滿足要求，但是實物資料、歷史照片等遠遠達不到要求，有些學校連最能凸顯學校歷史的錦旗或者獎杯都嚴重缺失，這也看出了實物檔案缺失的嚴重程度，并且這些實物資料的缺失是無法通過簡單的方式彌補的，所以應該加強對實物檔案的管理工作。

3.檔案編研工作重文書輕教學

檔案編研工作存在重文書輕教學的現象。這種現象導致了編研材料的檔次較低，一次性成果很多，但是適合社會發展和形勢變化的深層次的成果很少。在檔案的編研工作中，我們應該清楚地認識到編研是一項較高層次的信息開發工作，如果這項工作被很好地開展、被深層次地挖掘，會更好地服務于社會經濟的發展，并且為學校的領導層提供準確的決策依據。然而在實際工作中，由于檔案編研工作人員的業務素質偏低，使編研工作受到阻礙，使“重文書，輕教學”的現象更加普遍，一些與教學策略息息相關的信息沒有得到及時的開發，使檔案編研工作面臨很大的挑戰。

二、改善當前中學檔案管理工作的策略

1.制定規章制度，以法管檔

中學檔案管理工作要以檔案管理的規章制度為重要的保障，這也是檔案法律法規落實到具體的中學檔案管理工作的關鍵。學校應該把《檔案法》《中小學校檔案管理暫行辦法》等相關規定與學校的實際情況結合起來，制定出詳細的、切實可行的管理規章制度，然后由各級檔案管理人員將該規章制度運用到實際的工作中。在制定管理規章制度時，一定要把切合實際的獎懲機制添加進去，使檔案管理工作的質量與檔案管理工作人員的職位升遷、獎金發扣、工資調整等聯系起來，以此來調動檔案管理人員工作的積極性和主動性。另外還要對檔案管理人員進行培訓，增強他們的法律意識，實現用法律來指導檔案工作的目的，從而使整個檔案管理工作的風氣得到改善。

2.檔案資料與校園文化建設相結合

中學檔案應該具有校園文化特色，使檔案管理工作與校園文化建設緊密聯系。作為學校的形象以及歷史建設成果的載體，中學檔案應該把校園文化建設的需求作為自己的關注點，在檔案中重點展現中學的文化風貌。

3.提升檔案管理人員的職業素質

檔案管理人員的管理理念和管理模式的落后，是中學檔案管理工作停滯不前的原因之一，所以中學檔案管理的工作人員，要努力培養自己的創新意識，采取多種渠道擴大資料來源，加大對檔案資源的編研力度，提高自己的服務精神，改善工作方式。另外還要通過引進專業人才、增加培訓機會等方式來提高檔案管理人才的職業素質，使中學檔案管理工作更加專業。例如，可以為檔案管理人員提供網絡技術的培訓，使其掌握電子檔案的使用技巧，學會電子存儲、分類、檢索、保護和利用這些電子檔案，保證檔案的安全性和可靠性。

總之，中學的發展離不開檔案管理工作的支持。雖然，目前我國中學的檔案管理工作取得了一定的成績，但在管理的硬件和軟件上也存在一定的不足，需要通過完善規章制度、加大資金投入、擴充檔案內容、提升工作人員職業技能等來解決這些問題，使中學檔案管理工作發揮自己的實際作用，更好地服務于社會、服務于學校。

參考文獻：

李小葉.對中學檔案管理工作的思考[J].信息系統工程，2014（1）：120-122.

編輯 溫雪蓮