運用PDCA法提高醫院職工基本信息的準確性

侯力佳

摘 要：職工基本信息是安排工作崗位與調任，保障正常診療工作的開展、完成各類統計數據必不可少的基礎信息；是對于醫務人員的資格認定和更新，崗位的調配和病人安全切實負責的重要信息。文章應用PDCA方法對醫院職工基本信息準確性存在的問題及解決方案進行探討并付諸實踐，使醫院職工基本信息的準確性有了很大提高。

關鍵詞：PDCA 職工信息 醫院

中圖分類號：F240 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）08-252-02

一、職工基本信息的定義及管理現狀

職工基本信息是安排工作崗位與調任，保障正常診療工作的開展、完成各類統計數據必不可少的基礎信息。包括職工姓名、年齡、性別、聯系電話、工作科室、學歷學位、專業技術能力等。

目前職工的基本信息在入職時進行登記，由于之后的信息更新不能及時跟進，在日常工作中經常出現由于工作科室變更、聯系電話變更致使找人困難，嚴重影響工作效率和正常醫療工作的開展。同時，由于職工不能及時更新取得的更高學歷、學位、專業技術職稱等信息，導致自身在工資、任職年限方面受到損失。

二、導致信息失準原因

1.住院醫師規范化培訓。隨著住院醫師規范化培訓制度的出臺，新招錄住院“醫、藥、技”人員需進行為期一年到三年不等的規范化培訓。在此期間，職工在培訓基地工作，院內一切事務都應在教育處進行管理。但由于職工自身不能勝任基地工作或本院科室人手不足等問題，經常會“退回”或“借調”培訓期間職工回院工作、值班。規范化培訓期間的職工就會出現教育處和自身科室兩處管理的混亂狀態。同時，規范化培訓職工何時離院去基地，何時出基地回院的交接管理也比較混亂，導致工資待遇不能及時兌現。

2.晉升職稱前的相應科室輪轉。根據《首都醫科大學附屬北京佑安醫院醫師培訓實施規范（試行）》對我院臨床低年資主治及以下醫師、部分醫技科室主治及以下醫師進行規范化培訓。培訓期間醫師需在內、外、感染中心、病理、放射等多個科室進行為期6個月到1個月不等的學習、工作。在此期間職工的工作科室頻繁變動，人事處并不能及時得到相應信息，導致職工基礎信息數據庫信息不準。

3.僅通過主管部門進行人員調配。院內職工跨科室調配應根據《人事調配管理制度》執行，職工填寫院內流動表并逐級審批后方可調動。但目前工作中由于人員休假、離職等原因經常出現科室人手不足的情況，科室便與主管部門進行溝通協調進行人員調配。此種調動直接在醫務處、護理部等臨床主管部門進行，并不通過人事處，不填寫《流動表》備案留檔，導致人事處不能及時了解人員動向。

4.職工自身信息更新不報備人事處。職工對于自身基本信息變更的重視程度不高，主管部門對于基本信息更新宣傳不到位等原因，導致職工沒有變更信息到人事處備案的意識（見圖1）。

三、運用PDCA循環提高職工基本信息準確性措施

（一）制定改進計劃

1.成立改進小組，組織相關職能部門開展協作，明確責任。改進小組由人事處牽頭，負責撰寫規章制度、匯總、錄入、保管人員基本信息。醫院各職能部門如醫務部、護理部、總務處、院辦、教育處等負責收集、整理、上報各自負責人員的人員科室變更、職稱、學歷變化等信息。

2.各科室建立專人負責收集整理上報人員變化信息，并負責對科室內人員進行基本信息重要性宣傳。

3.規范基本信息管理流程。根據實際工作情況，人事處繪制出員工基本信息管理流程圖（見圖2）。

（二）實施改進程序

1.加強行政管理。人事處與醫務處、護理部等職能部門積極溝通，如有人員調動則當月制作報表報人事處備案。

2.加強宣傳。人事處利用護士長例會等場合加大宣傳，要求科室對人員調動，信息變更嚴格管理；加大對課內人員的教育力度，力爭讓每位職工了解基礎信息的重要性，當自身信息變化時能及時通知人事處更新備案。

3.健全輪轉機制。與教育處合作，嚴格規范化培訓管理制度。通過微信、飛信等即時通信工具與在外規范化培訓職工保持聯系，如有特殊情況及時匯報。嚴格考勤制度，保證考勤每月按時，準確上報，特殊人員特殊情況隨考勤表備注寫明。

4.加強制度管理。制定相應全面、細致、可操作的制度規范。明確醫師院內輪轉中的責任、義務，讓科室明白必須無條件加以配合，嚴厲制止私下換崗行為。

四、運用PDCA循環提高職工基本信息準確性結果

經過一段時間的強化宣傳和管理，我院人員信息的更新量有了很大提高，無論是科室變更的信息上報，還是個人變更信息上報都有了明顯提高（見表1、圖3）。

雖然還是不能達到人員信息的百分百準確，但已經可以看到初步成效，還需要進行持續不斷的改進。

五、針對運用PDCA提高人員信息準確性的反思

1.建立健全相應制度。建立健全各項制度，能夠讓人員信息的管理和上報有統一規范，而不是僅僅依靠科室和職工個人自覺。因此，要形成有效的制度，將人員信息變更的上報納入科室工作目標任務書，提高各科對此的重視程度。各科室指定專員負責本科室的人員信息變更的收集，隨每月考勤表上報。

2.加強對職工的教育。在每年新入職職工崗前培訓起加強對個人信息重要性的教育，在職工去基地培訓前簽訂《參加住院醫師規范化培訓協議書》，并按此協議嚴格管理。在護士長會和職工代表大會上進行持續宣傳，防止人員信息變更“一陣風”式地好轉，而是持續地改進。

參考文獻：

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（作者單位：首都醫科大學附屬北京佑安醫院 北京 100069）

（責編：若佳）