基于“五常法”的高職檔案管理模式探討

蘇和內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院

基于“五常法”的高職檔案管理模式探討

蘇和
內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院

檔案管理是高職管理中的基礎(chǔ)工作，目前正在朝著規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的方向進(jìn)行發(fā)展，為了實(shí)現(xiàn)這樣的目的，就需要將“五常法”應(yīng)用到高職的檔案管理中，針對檔案管理的具體特點(diǎn)來開展工作，從而提升檔案管理的科學(xué)化和條理化，從而促進(jìn)高職檔案的高效開展。

五常法；高職檔案管理；模式

高職院校在工作開展中，除了要做好教學(xué)工作以外，還需要注重教學(xué)檔案的整理工作。檔案管理工作開展的科學(xué)與否是衡量教學(xué)管理開展的質(zhì)量、水平以及績效的重要依據(jù)，但是目前許多高職院校在開展檔案管理工作的時候，存在著不收集、不管理的現(xiàn)狀；檔案整理起來也往往是束之于高閣，并不加以利用；在進(jìn)行檔案管理的時候，往往是以人工工作為主，這樣就會降低檔案管理的效率?；诖司托枰獙⒌摹拔宄７ā钡臋n案管理模式應(yīng)用起來。

一、高職檔案管理模式的常見弊端

目前高職檔案管理工作水平還存在著較大的弊端，管理質(zhì)量參差不齊，具體表現(xiàn)在以下三個方面：

1.高職院校的檔案管理工作是處于一種邊緣化的狀態(tài)

國家在頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，學(xué)校行政部門要注重檔案管理的工作。但是目前地區(qū)的高職教育過程中，依舊是以教學(xué)工作為主，而對檔案管理工作不重視，而地區(qū)人民政府對高職院校的檔案管理工作也不重視，因此高職院校在檔案管理過程中受到的指導(dǎo)就比較有限，往往會在檔案管理過程中出現(xiàn)各自為政、自行探索的狀態(tài)。

2.高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏獨(dú)立性

盡管說目前一些高職院校已經(jīng)建立了專門的檔案保管機(jī)構(gòu)，也就是綜合檔案室。但是這些管理室成立的時間并不長，沒有形成自己的獨(dú)立管理模式，檔案管理人員也都不能直接參與到學(xué)校的重大決策的制定過程，因此檔案管理也缺少一定的權(quán)威。而且，檔案管理人員除了需要對檔案進(jìn)行整理以外，還有一些其他的工作，這樣就不能及時開展檔案管理工作，這就會影響檔案管理工作的效率。

3.檔案管理人員的素質(zhì)不高

民辦高職在管理過程中，往往希望低投入、高回報，因此人員在進(jìn)行事務(wù)安排的時候，往往身兼數(shù)職，檔案管理工作往往是由各系的秘書來進(jìn)行管理，但同時秘書還有處理日常教學(xué)事務(wù)、行政事務(wù)等多方面的內(nèi)容，這樣就造成檔案管理人員的工作內(nèi)容教學(xué)繁重，因此就缺少時間和精力進(jìn)行學(xué)習(xí)，因此高職檔案管理人員的素質(zhì)就較低，這就會為檔案管理工作帶來一些不利的影響。

二、創(chuàng)新管理模式，開展“五常法”管理的必要性

1.“五常法”管理的基本理論

“五常法”是一種現(xiàn)代化的管理方法，是由香港的何廣明教授于1994年提出來的，分別指常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律。常組織是指需要對完成任務(wù)的物品進(jìn)行整理，將必需品和非必需品分離開來；常整頓：是指要將必需品放在容易獲取的地方，這樣就能提升工作的效率；常清潔：是指需要經(jīng)常對工作場所和使用的物品進(jìn)行清理，對灰塵、污垢進(jìn)行處理，從而保持工作環(huán)境的美觀性；常規(guī)范：就是指需要將常組織、常整頓、常清潔的過程當(dāng)做是一種的工作習(xí)慣，形成自己的工作方式；常自律：主要是指員工在工作過程中需要遵守規(guī)章制度，并且對自身的行為進(jìn)行約束，形成良好的工作習(xí)慣。

2.“五常法”應(yīng)用于高職檔案管理的必要性

當(dāng)前，高考人數(shù)在逐年遞減，因此高職院校的生源在不斷較少，為了吸引學(xué)生報考高職院校，就需要高職加強(qiáng)其內(nèi)部的管理，提升自身的軟實(shí)力，這也是未來高職院校需要努力的方向。“五常法”對檔案管理的優(yōu)勢已經(jīng)逐漸凸顯出來，因此高職院校就需要將“五常法”引入到其自身的檔案管理過程中，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性、條理性，營造出良好的檔案管理環(huán)境，規(guī)范化檔案管理的過程，這樣就能提升檔案管理的效率，在檔案管理中遇到一些問題也能夠積極進(jìn)行解決。

三、應(yīng)用“五常法”進(jìn)行管理的檔案管理模式探討

將“五常法”具體應(yīng)用到高校的檔案管理過程中，具體從以下五部分來進(jìn)行開展：

1.常組織

在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要對一些必需品和的非必需品來進(jìn)行劃分。首先，需要對辦公區(qū)和借閱區(qū)進(jìn)行整理，保證辦公桌上的整潔有序，在桌面上只擺放一些經(jīng)常使用的物品，比如電腦、文件夾、打印機(jī)等，辦公桌面需要保持干凈，在文件柜中的物品需要擺放整齊，桌面保持無灰塵。對借閱區(qū)的物品進(jìn)行定期清理，對于一些不需要的物品需要及時移走或者入庫，營造出良好的閱覽環(huán)境；其次，是對檔案進(jìn)行分類處理，一些不必存檔的文件就需要及時進(jìn)行處理。要做好文件的轉(zhuǎn)移工作。檔案要分類擺放，不能隨意凌亂擺放，這樣就能保證資料的安全。

2.常整頓

對檔案整理過程中，需要對檔案進(jìn)行分類整理，從而提升檔案整理效率。對文件進(jìn)行分類整理，對每個文件都編上可查詢的文件號，然后輸入到計算機(jī)檢索系統(tǒng)中，這樣就能保證檢索文件的快捷性。在對珍貴文件可以進(jìn)行掃描，這樣就能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的加工，提升檔案利用的效率。

3.常清潔

檔案管理中的清潔工作，首先就需要做到“防塵”，同時還需要保證檔案管理環(huán)境無垃圾。在做清潔的過程中需要全方位處理，從上到下，從里到外對檔案室進(jìn)行全方位的清潔處理，定期對密集架、檔案柜進(jìn)行處理，從而營造出一個良好的工作環(huán)境。

4.常規(guī)范

檔案管理人員需要養(yǎng)成規(guī)范的檔案管理習(xí)慣，做好清潔、嚴(yán)禁煙火，做好檔案室的通風(fēng)、排氣工作，還需要避免卷宗受到蟲蛀的影響，檔案管理人員要形成科學(xué)高校的工作習(xí)慣，制定量化的考核制度，對管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范。

5.常自律

管理人員需要對自己的行為進(jìn)行約束，養(yǎng)成自律的習(xí)慣，檔案館無論何時都需要保持有序、干凈，給人一種美好的形象，用積極的態(tài)度來對待自己的工作，養(yǎng)成隨時整理檔案、隨時清潔的習(xí)慣。

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