信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

張沖 秦皇島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

檔案工作在社會(huì)發(fā)展的各行各業(yè)中都發(fā)揮著非常重要的作用。在我國(guó)發(fā)展初期，對(duì)于檔案工作的重視不夠，檔案工作僅僅對(duì)歷史信息進(jìn)行記錄和保存。雖然在發(fā)展過(guò)程中需要參考檔案信息，但是由于檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜，查詢和使用非常不便。信息技術(shù)出現(xiàn)后，人們對(duì)于數(shù)據(jù)的分析和處理能力大大提升，數(shù)據(jù)的價(jià)值得到了充分的體現(xiàn)，人們?cè)郊又匾暀n案管理工作。但是由于檔案管理工作發(fā)展緩慢，管理模式和方法落后，難以匹配當(dāng)前檔案發(fā)展的節(jié)奏。為了進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價(jià)值，為社會(huì)進(jìn)步提供充足的數(shù)據(jù)信息支持，檔案管理工作的信息化發(fā)展成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。

一、現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求

（一）高效性

現(xiàn)階段，時(shí)間就代表著效益，社會(huì)發(fā)展速度大大加快，每時(shí)每刻都在創(chuàng)造著財(cái)富。快節(jié)奏的生產(chǎn)生活為社會(huì)創(chuàng)造了更多的價(jià)值。在這樣的發(fā)展背景之下，檔案管理工作必須要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，能夠在檔案管理過(guò)程中及時(shí)準(zhǔn)確的提供所需檔案信息，這對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式而言是不可能實(shí)現(xiàn)的[1]。因此，現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理最基本的要求就是效率，檔案管理工作的效率必須提高，能夠匹配社會(huì)發(fā)展的速度，從而實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

（二）準(zhǔn)確性

檔案作為信息收集、處理、保存的載體，保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性是其存在的根本。如果檔案的準(zhǔn)確性不高，不僅會(huì)影響其價(jià)值，還會(huì)給社會(huì)發(fā)展造成不良影響。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要人工形式開(kāi)展，這就造成了檔案信息人為錯(cuò)誤眾多，大大影響了檔案的價(jià)值。現(xiàn)階段如果不能提高檔案的準(zhǔn)確性，就會(huì)大大提高社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)，甚至由于不準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的誤導(dǎo)造成巨大的損失。所以，提升檔案的準(zhǔn)確性是檔案管理工作的基本要求[2]。

（三）服務(wù)性

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制之下，人們對(duì)于服務(wù)越來(lái)越看重。檔案工作本質(zhì)上也存在服務(wù)性，是面向社會(huì)的信息服務(wù)窗口，能夠?yàn)樾枨笳咛峁┬畔⒎?wù)。因此，檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量也是衡量檔案管理工作價(jià)值的重要指標(biāo)之一。傳統(tǒng)檔案管理工作對(duì)于服務(wù)品質(zhì)要求不高，人們對(duì)于檔案服務(wù)也不重視，造成了當(dāng)前檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升困難。為了滿足現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的需求，必須提升檔案管理工作的服務(wù)職能。

二、檔案管理工作的特征

（一）工作單一重復(fù)

檔案管理工作與其他的工作存在較大的區(qū)別，檔案工作需要與海量的數(shù)據(jù)信息打交道，日常工作中需要接觸不同類型的信息數(shù)據(jù)，工作量非常巨大且單一，需要不斷進(jìn)行枯燥乏味的工作[3]。除此之外，一些收集處理的檔案數(shù)據(jù)具有較高的重復(fù)性，這些重復(fù)的檔案數(shù)據(jù)管理工作并不能省略，其重復(fù)性依然具備其價(jià)值與意義，需要進(jìn)行存檔管理。這就造成了長(zhǎng)期從事檔案管理工作會(huì)生產(chǎn)精神上的疲勞，打擊工作的積極性，造成檔案管理質(zhì)量提升困難。

（二）專業(yè)性要求高

檔案管理工作雖然單調(diào)枯燥，但是對(duì)檔案管理人員的能力素質(zhì)要求非常高。檔案管理工作每天需要處理大量的數(shù)據(jù)信息，這些信息的處理都需要管理人員根據(jù)自身的專業(yè)能力和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判別，從而對(duì)檔案進(jìn)行分類和保存，確保檔案管理的統(tǒng)一化和規(guī)范化。所以，檔案管理工作需要具備專業(yè)知識(shí)和從業(yè)能力的人員擔(dān)任，避免由于檔案管理人員能力問(wèn)題造成檔案價(jià)值的下降。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）提升檔案管理質(zhì)量和效率

信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于對(duì)數(shù)據(jù)的極強(qiáng)收集、處理和分析能力，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深度分析。這些都與檔案管理工作有著一定的聯(lián)系。將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，利用信息技術(shù)強(qiáng)度的計(jì)算能力，可以快速完成檔案的處理，尤其是對(duì)于單一性和重復(fù)性較高的檔案，處理速度更快，極大的提升了檔案管理工作的效率，還能夠避免人工管理出現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，保障檔案質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)分析能力

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式只能進(jìn)行檔案的收集與歸檔。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，提高數(shù)據(jù)信息的分析處理能力，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)深度分析，充分挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展提供助力[4]。

（三）節(jié)約了大量人力物力

信息技術(shù)提升了檔案管理的效率，就意味著在工作任務(wù)不變的情況下，檔案管理工作需要投入的人力資源將會(huì)大大減少，只需要部分工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)的輔助，就可以完成龐大的任務(wù)量。所以，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠節(jié)約人力物力，通過(guò)降低投入的方式為社會(huì)節(jié)約資源，創(chuàng)造更多的財(cái)富。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)作為改變世界的力量，將其應(yīng)用在檔案管理工作中，能夠發(fā)揮出巨大的作用，大大提升檔案工作的價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展提供助力。首先，可以提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。其次，可以利用信息技術(shù)的數(shù)據(jù)分析能力，釋放檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。最后，能夠節(jié)約大量的人力物力資源，利用科技節(jié)約檔案管理工作的成本，為社會(huì)發(fā)展積累財(cái)富。