醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)探討

姬勇國(guó)

煙臺(tái)市中醫(yī)醫(yī)院

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)探討

姬勇國(guó)

煙臺(tái)市中醫(yī)醫(yī)院

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的進(jìn)一步完善以及新型醫(yī)療改革政策的提出，醫(yī)院內(nèi)的服務(wù)性工作也在逐漸的創(chuàng)新以及完善。醫(yī)院內(nèi)辦公室檔案的管理作為醫(yī)院的記錄資料備份，詳細(xì)的記錄著醫(yī)院的歷史信息以及醫(yī)務(wù)人員的檔案資料，在信息技術(shù)管理工作的完善中得到了優(yōu)化性建設(shè)。本文針對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行了深入性探究，并且提出了相關(guān)的建議措施。

醫(yī)院；辦公室；檔案管理工作；優(yōu)化建設(shè)

近幾年，社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，在現(xiàn)代化辦公室管理工作中，每個(gè)部門之間的職責(zé)分化變得更加細(xì)致，促使辦公室的檔案管理工作成為了醫(yī)院管理工作中必不可少的一部分。但是現(xiàn)階段醫(yī)院辦公室檔案的管理工作中仍然存在許多的問題，比如電子文件管理不夠健全以及電子信息具有可變性以及不安全性等。因此醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院辦公室的檔案管理建設(shè)工作，充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性，從而促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。

一、現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理人員對(duì)工作重視程度不夠

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式過于深入人心，所以在現(xiàn)代化日常管理工作中，醫(yī)院的檔案管理工作人員不能夠明確的意識(shí)到檔案管理工作的重要，并且負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理的工作人員并沒有將其視為極為重要的工作，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理進(jìn)一步缺少實(shí)效性。為此醫(yī)院內(nèi)部的管理層以及檔案管理人員要逐漸提高對(duì)于檔案管理的重視，并且要深刻的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院整體工作的重要影響。

（二）醫(yī)院檔案管理人員的技術(shù)水平不足

基于醫(yī)院內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)層管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)一步缺乏完善性。在大多數(shù)的情況下，檔案管理工作作為一項(xiàng)兼職類工作，醫(yī)院內(nèi)缺少檔案管理工作人員的職位，并且一些兼職的工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)化的訓(xùn)練，使得專業(yè)管理能力有限，致使工作效率明顯降低。

（三）醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新不足

現(xiàn)階段，即使檔案管理工作作為辦公室管理工作重要的一部分，但是沒有跟隨著醫(yī)院其他工作的發(fā)展而改進(jìn)，對(duì)于檔案管理多數(shù)采用傳統(tǒng)的手寫模式。這種傳統(tǒng)型手寫檔案不僅會(huì)增加辦公室檔案的成本，而且會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)的檔案管理信息缺乏，容易丟失信息，不方便及時(shí)查找以及科學(xué)化的管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的效率明顯下降。

（四）醫(yī)院檔案管理工作的制度不健全

因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)檔案管理的實(shí)質(zhì)性工作相對(duì)較為復(fù)雜并且繁瑣，對(duì)于每項(xiàng)工作的有效開展有著極為重要的影響，所以，檔案管理工作的實(shí)行不單單需要醫(yī)院工作人員的有效開展以及進(jìn)一步的維持，并且需要每一個(gè)部門之間的相互配合，并且針對(duì)醫(yī)院人員的管理也要制定相應(yīng)的制度來進(jìn)行約束，如果沒有相應(yīng)的制度，檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行就難以展開。

二、優(yōu)化辦公室檔案管理的有效措施

（一）檔案管理者要提高對(duì)于辦公室管理工作的重視

在醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院的管理者可以聘用專業(yè)性的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行合理的指導(dǎo)，從而增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)知。醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專業(yè)的檔案管理工作崗位，將實(shí)際的檔案工作分配給個(gè)人，強(qiáng)化檔案管理工作人員個(gè)人的責(zé)任感。與此同時(shí)要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)督性，逐漸形成較為良好的檔案管理工作模式，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案管理者要任用專業(yè)型人才

醫(yī)院的檔案管理者在任用期間要選用專業(yè)型人才，定期對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)課程的培訓(xùn)。醫(yī)院應(yīng)該邀請(qǐng)相對(duì)專業(yè)的工作人員對(duì)管理工作進(jìn)行專業(yè)性的引導(dǎo)以及監(jiān)督，并且積極開展關(guān)于檔案工作管理的講座，進(jìn)而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，并且積極采用科學(xué)合理的方法進(jìn)行解決。另外，檔案的管理人員對(duì)于檔案的機(jī)密文件，要遵守《檔案法》，進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理保密工作，要嚴(yán)格注意檔案的安全性。

（三）運(yùn)用高科技信息技術(shù)進(jìn)行管理

對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作，要積極采用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，運(yùn)用較為先進(jìn)的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子化的管理模式。在具體的管理工作中，醫(yī)院檔案的管理要求要進(jìn)一步的提升，傳統(tǒng)的管理過程往往會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的弊端。基于此在現(xiàn)階段信息化進(jìn)一步發(fā)展的大背景下，計(jì)算機(jī)電子化的管理有效的解決了人工操作管理中出現(xiàn)的多種問題、要立足于醫(yī)院的發(fā)展實(shí)情，逐漸將醫(yī)院內(nèi)的檔案管理信息化，避免紙質(zhì)資料出現(xiàn)的查找不便等問題。為了進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作的有效進(jìn)行，要不斷的增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

（四）進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理制度

為了有效的保證醫(yī)院內(nèi)的檔案工作的有效開展，就要求醫(yī)院內(nèi)制訂一套較為完善的管理制度以及行為規(guī)范作為管理的依據(jù)。這樣一來，不單單保證了檔案程序化的有效進(jìn)行，并且為檔案的收集資料、整體資料以及檔案的歸放以及檔案的保存都提供了相應(yīng)的可靠性依據(jù)。除此以外，醫(yī)院要規(guī)定出管理人員對(duì)檔案資料的搜集時(shí)間以及搜集方式，從而確保醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際辦公水平以及實(shí)際辦公效率。因此建立完善的檔案管理機(jī)制，能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的實(shí)際操作，從而確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院內(nèi)的辦公室管理工作，作為醫(yī)院管理工作中重要的一部分，其運(yùn)行發(fā)展與各個(gè)部門直接存在著極為重要的聯(lián)系。現(xiàn)階段我國(guó)在進(jìn)行檔案工作的研究與優(yōu)化建議中已經(jīng)逐漸改變了傳統(tǒng)的工作模式，進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院辦公室內(nèi)的管理工作，有利于增強(qiáng)企業(yè)整體的辦公效率，醫(yī)院的管理部門要進(jìn)一步增強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度以及檔案管理工作人員的專業(yè)技能，保證醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)一步完善。

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