高校檔案管理規范化和信息化建設路徑探析

張銀丹

陜西國際商貿學院基礎課部

高校檔案管理規范化和信息化建設路徑探析

張銀丹

陜西國際商貿學院基礎課部

檔案工作是高校各項事業發展的一個重要基礎。檔案工作記錄的是事件，承載的是歷史。在大數據時代，信息量暴增，隨之而來的是越來越多的信息資料，對于高校檔案工作來說，傳統的管理已經無法適應發展的要求，因而高校檔案管理工作的目標，就應該以信息服務網絡化、檔案管理規范化來支撐教學和科研，為高校的建設和發展提供優質、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發展的目標。

高校；檔案管理；規范化；信息化

當前，高等院校發展呈現出多樣化、特色化態勢，對高校檔案的歸集、整理及保管提出更高標準的要求。檔案的價值開發利用隨著信息技術手段的發展更為高效。由于信息存儲可以依賴模塊化，精準的程序設計，使得查閱與檢索更加方便。檔案管理的規范化和信息化建設，必將為高校發展提供有力的輔助。

一、高校檔案管理的現狀分析

隨著國家對檔案管理一系列法律法規的出臺和頒布，我國高校的檔案工作得到了進一步加強。特別是國家教委發布了《普通高等學校檔案管理辦法》（6號令），給高校檔案工作的發展提供了制度保障。例如，由分散在各個職能部門管理檔案，變為集中統一管理；由僅注重紙質文字檔案，變為除紙質文字檔案外還收集和管理音像、實物檔案。但是檔案管理工作的規范化、現代化必須與高速發展的信息時代相吻合，在科技迅猛發展的今天，不重視檔案管理的信息化建設，必將難以充分發揮檔案的作用。

（一）檔案缺乏規范化管理，利用率不高。高校檔案管理普遍存在檔案歷史悠久、資料龐雜的問題。從計算機還沒有普及的年代到現在的信息化社會，檔案材料一直以紙質材料為主。由于每個時期檔案整理標準不盡相同，很多資料頁碼不全或者沒有目錄等，給查找翻閱帶來很大困難。長期不重視收藏與保管、使用的舊觀念，使得重要性資料或者涉及知識產權的資料讓很多學者無法查閱，無法進行技術方面的支持與交流。據有關資料介紹，2013年，曾對全國二十八個省、市、自治區198所高校檔案工作現狀進行了調查，雖有75%的高校建立了科級以上建制的綜合檔案室，但在檔案管理辦法、歸檔范圍、分類大綱、保管期限表等相關制度還不健全。檔案管理的有關文件、法律法規的學習、宣傳工作在各高校間也存在較大的差距。檔案管理工作的建設缺乏持續性、規范化管理，不能有效對檔案資源進行挖掘、開發利用。

（二）檔案收藏門類不豐富，信息化程度低，服務范圍受到限制。黨政、基建、設備、財務這些門類的檔案是當前高校檔案的主體，其他門類則不全，數量也不全。而能夠運用計算機存儲的聲像檔案比較少，很大程度上限制了這類圖文聲形并茂檔案的利用，就不能滿足各層次主體對檔案利用的需求。雖然看似許多高校配備了計算機，但檔案室里計算機適用范圍主要停留在文檔目錄的鍵入和查詢，基本游離于信息技術之外。筆者通過實地調研陜西7所民辦本科高校及網上搜索引擎訪問30所民辦高校的檔案管理工作得知，目前民辦高校檔案管理工作只是進行最基本的材料收集、整理歸檔與保管，還沒有發展到主動分析，編研檔案資源，建立有效提供利用服務的意識，工作上處于封閉、被動、守攤子的狀態，無法充分發揮檔案的利用價值及參考作用。

（三）檔案管理人員認識與素質上的能力欠缺，缺乏現代化管理觀念。檔案管理人員對本職工作缺乏全面、正確的認識，僅僅做好整理與收藏工作，而忽視檔案資料的二次利用。隨著信息化的發展，檔案管理人員逐步與信息技術發展脫節。在一些高校從事檔案管理的人員并非專職人員，也并非檔案管理專業畢業，或者沒有進行專業的檔案管理工作培訓，檔案管理的專業化程度不高。在日常管理過程中還存在由于技術水平不夠而產生的信息文件丟失不能恢復，文件存放次序混亂無從查找等問題。資料顯示，被抽樣調查的198所高校中，專職檔案人員的文化水平等方面的情況是：具有大專以上學歷的占73.5%，具有中級以上職稱的占30.1%，其中50歲以上人員占45.6%；不同高校專職檔案人員的數量在三人以下的占48.6%，四至十人的占42.4%，十人以上的占9%.高校檔案管理工作在人員配備方面，有新老脫節，文化素質偏低，人力投入不足的問題，顯然與現代化檔案管理的需要懸殊太大。

二、提升高校檔案管理規范化、信息化建設的路徑

（一）做好檔案的規范化管理。要按照《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》規定，制定出符合實際的具體辦法和措施，規范和指導高校檔案信息化的建設、運行、管理和維護工作，使高校檔案管理工作有規可依，有章可循，以標準化、規范化和制度化保障高校檔案工作朝著正確的方向發展。

（二）做好檔案的現代化、信息化管理。檔案管理是一個服務性的工作崗位，不僅需要高素質的管理者，更需要技術精湛的專業人才。隨著高校體制改革和轉型發展的深入，高校內部和外部活動都不斷豐富，檔案門類不斷增多，像個人業績檔案、職稱檔案、信用檔案等，內容多樣，數量劇增。在信息化時代發展背景下，就要求提供軟硬件的支持，加大投入，配備專業技術人員，配備高校辦公自動化系統設備，如3D打印技術的應用、文件加密處理、館藏的精細化操作和自動化處理，這都將大幅提升了資料的使用率，讓館藏的資料得到最大化的價值呈現，更好地讓檔案服務于使用者。

（三）加強檔案工作的監督、指導職能。根據《檔案法》的有關規定，高校檔案機構及檔案人員的任務是：“負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”。而目前檔案人員的主要時間用于立卷的占29%以上，檔案人員和職能部門共同立卷的占41%，。時間和精力花費在事務性工作上，缺乏對檔案的指導監督工作，影響了檔案規范化和信息化建設的進程。

（四）構建檔案管理信息網絡平臺。首先，可以實現文字、圖片、音像等不同形態檔案信息的系統化、規范化、科學化管理。其次，可以保障檔案管理工作的質量，減少因人的水平、能力等諸多主客觀因素產生的工作質量和水平的差異。最后，可以擴大檔案的共享面，提高檔案的利用效率。信息網絡平臺的構建已成為信息社會高校檔案管理工作的創新點和發展趨勢，對推進檔案工作的規范化、標準化進程，提供了良好的技術平臺及網絡支持。

三、結束語

高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，越來越受到重視。高校檔案管理工作理應受到高度關注和得到應有的重視，它影響和制約高校的整體發展。充分利用計算機軟硬件對檔案資料進行自動化歸檔與整理，用信息化技術存儲和提取利用檔案材料，使檔案管理工作規范、高效，把高校檔案管理工作提升到一個新的水平。

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［3］牛芙蓉.數字化時代下高校檔案管理創新［J］.經營管理者，2015，（25）∶266