探討檔案室資料收集存在的問題及對策

梁建寧

（廣西電網有限責任公司象州供電公司 廣西來賓 545800）

探討檔案室資料收集存在的問題及對策

梁建寧

（廣西電網有限責任公司象州供電公司 廣西來賓 545800）

檔案是人類社會實踐活動的產物，是人類社會歷史真實面貌的原始記錄。它不僅在人們的現實生活中具有重要的憑證與參考作用，而且對于維護人類社會的歷史真實面貌具有重要的意義。企業檔案收集工作，是企業檔案工作順利開展的基礎，同時也是建設企業檔案管理體系的關鍵。因此，本文將對企業檔案室資料收集工作中存在的問題和對策進行具體探究。

企業檔案管理；問題；對策

在企業經營管理中，檔案的來源形式豐富多樣，因此檔案的收集工作難度也比較大。對于檔案收集工作，應該根據相關規定，采用例行的接收制度以及專門的征集辦法，將分散在各個機構、個人等處的檔案進行征集，最后集中到檔案館或者檔案室，對所有的檔案進行統一管理。企業檔案收集工作難度較大，而且是檔案資料管理的第一個環節，因此具有一定的特殊性。在企業管理中，簡化檔案管理工作、突出檔案管理特色越來越重要，因此檔案收集工作的重要性也日漸突出。

1 檔案收集工作存在的問題

在檔案室資料管理中，檔案收集工作是所有工作的基礎，但是，在很多檔案部門，對于檔案收集工作的重視程度卻并不高。隨著《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》的頒布，檔案收集工作已經有了很大的進步，與過去相比，更加有章可循，但是仍然有很多制約因素阻礙檔案收集工作的順利開展。

1.1 檔案管理的規章制度不完善

現如今，很多單位和部門都逐漸建立起檔案管理制度，但是并不健全，而且在檔案管理工作中，不能得到有效落實。各個單位在生產經營過程中會產生大量的文件資料、圖表、音像等等，對于所有檔案資料進行歸檔、存檔難度較大，因此很容易導致有些應該歸檔的資料沒有進行歸檔，或者出現檔案資料收集不齊全的問題。對于檔案的收集整理應該是日常的、有計劃實施的，但是在很多單位，對于檔案的日常收集和管理不夠重視，只能夠在年底臨時突擊，這就很容易造成將不該入檔的資料濫竽充數，導致重要檔案資料的缺失，為日后檔案的利用造成不利影響。而上述這些問題都是由于檔案管理部門制度缺失、不完善所導致的。

1.2 檔案人員的工作缺乏主動性和創造性

在實際工作中，有些檔案管理人員沒有意識到自身工作的重要性，認為檔案管理工作沒有受到領導的重視，因此不能夠將檔案收集工作納入機關工作議程，甚至缺乏檔案收集工作指導規劃，導致機關內檔案收集工作處于放任自流的狀態。在日常工作中，檔案工作人員往往處于消極狀態，不能夠明確的意識到自身工作職責，凡事都需要領導批準才會執行，處于一種封閉的工作狀態。在這種情況下，很多有價值的檔案資料就會失去被收集的機會，導致企業需要承受不必要的損失。

1.3 檔案收集內容單一

新時期，科學技術發展迅速，計算機技術和互聯網技術日漸普及，很多檔案不再以紙質的形式存在，而更多的是以磁、電、光等為主要載體。隨著網絡化的發展，檔案室檔案查詢、文件編纂、目標檢索越來越便捷，而且檔案館的容量也逐漸增加。但是，在這種情況下，仍然有很多檔案管理人員思維落后，職業素質較低，不能明確的認識到電子網絡的重要性和應用優勢，對于電子檔案的收集工作不夠重視。

1.4 檔案內容不完整，檔案材料的成套性、系統性差

在很多已經保存的檔案中，材料有印件卻沒有定稿，有批復但是沒有請示，有上文卻沒有下文，因此很多檔案并不能表示單位活動的全過程。在檔案收集工作中，對于一個機關的檔案，應該集中保存在某一個機關檔案室中，同時對于一個全宗的檔案，也應該集中存放。

2 完善檔案收集工作的措施

現如今，制約檔案收集工作的因素主要有兩點，分別為內部因素和外部因素，然而最為重要的因素是檔案工作人員職業素質較低。因此，為了提高檔案收集工作水平，檔案工作人員應該努力提高自身職業素質，掌握并會熟練運用各種檔案收集辦法，對檔案的形成過程進行全方位管理。

2.1 建立健全歸檔制度，強化檔案管理

在檔案管理部門對檔案進行收集、指導、檢查過程中，歸檔制度十分關鍵。因此，檔案管理部門必須嚴格依據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等相關法律，并且綜合考慮本單位實際情況，建立健全歸檔制度。通過實踐研究，在檔案工作中，如果沒有行之有效的歸檔制度，則很難提高檔案工作的完整性和準確性，而且還會在一定程度上制約檔案的合理利用。

2.2 加強檔案工作的宣傳，增強檔案收集意識

為了做好檔案收集工作，必須加強宣傳教育，提高人們對于檔案管理工作重要性的認識程度。新時期，隨著信息化時代的到來，檔案信息的收集和利用越來越重要，其中，檔案利用服務更是逐漸成為檔案工作的重點。因此，必須對檔案工作加強宣傳，使人們都能夠清晰的認識到檔案收集工作的重要性，在日常工作中重視檔案的收集和管理。檔案收集工作的有效進行與領導的重視程度息息相關，如果不能得到領導的重視和支持，則很難保障檔案收集工作的正常進行。因此，必須采取有效措施，使領導能夠意識到檔案收集工作的重要性，落實相關規章制度，促進檔案收集工作水平的提高。

2.3 加強檔案管理人員培訓，全面提高其素質

在歸檔工作中，檔案工作人員是檔案資料收集的主體，為了提高檔案收集率，有效利用檔案，必須全面提高檔案工作人員職業素質和服務質量。檔案管理工作系統性較強、復雜程度較高，在日常工作中，檔案工作人員往往容易產生負面情緒。因此，檔案管理部門應該加強對于檔案管理人員的心理引導，疏導其不滿情緒，增加其工作積極性，廣泛收集各種檔案資料。另外，由于檔案工作的專業性很強，因此，檔案工作人員應該具備較高的專業素質，這樣才能提升檔案管理工作水平。由此可見，在日常工作中，單位應該根據實際情況，對檔案管理工作人員加強培訓教育，突出工作重點，提升檔案管理工作人員職業素質。

2.4 科學地、有計劃、有目的地開展檔案收集工作

為了促進檔案工作朝向規范化和現代化的方向發展，單位應該采用科學有效的檔案管理手段，同時檔案工作人員也需要結合實踐經驗，建立健全檔案工作標準，確保檔案收集工作能夠有序進行。為了有效提高檔案質量，必須結合檔案收集工作的特點開展相關工作，具體應該做到以下幾點：①一旦獲得價值較高的檔案資料，就應該及時制定檔案收集計劃，然后根據計劃開展檔案收集工作；②確保檔案的系統性和完整性，這也是檔案日常維護最為重要的基礎，如果檔案殘缺不全或者雜亂無章，則其收集價值和應用價值也會大大降低。因此，在檔案收集工作中，應使每份收集的檔案不僅在種類、內容上齊全完整，同一類、同一項活動的檔案也應當是一個有機整體，不應破壞檔案的系統性和完整性。

3 結束語

綜上所述，檔案收集工作在整個檔案管理中具有十分重要的作用，也是檔案管理工作的關鍵。因此，現如今，在進行檔案收集管理中，應及時找出檔案收集工作中的難點，秉持認真負責的工作態度做好檔案收集和管理工作，使其能夠發揮自身價值。

[1]張向春.檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2010（5）：51～52.

G272.2

A

1004-7344（2016）09-0012-01

2016-2-18

梁建寧（1978-），女，助理工程師，本科，主要從事檔案管理工作。