淺談檔案數(shù)字化

許丹峰

（國網(wǎng)浙江蘭溪市供電公司浙江蘭溪321100）

淺談檔案數(shù)字化

許丹峰

（國網(wǎng)浙江蘭溪市供電公司浙江蘭溪321100）

隨著現(xiàn)代社會科學技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會需求，為了更好的發(fā)展檔案事業(yè)，檔案數(shù)字化勢在必行。本文將對檔案數(shù)字化的含義、檔案數(shù)字化的優(yōu)點、過程中將會遇到的問題及對策等方面進行闡述。

檔案事業(yè)；檔案管理模式；檔案數(shù)字化

檔案是一個國家和民族的歷史記憶，是人類繼承并傳承歷史文明的重要素材，它形成的方式多種多樣，有文字、聲音、圖像以及其他各種方式載體。檔案是一種原生態(tài)的信息資源，是一種原始的歷史記錄，是社會發(fā)展、人類生命活動的記錄儀。中國自古以來便是一個重“史”的國家，所以我們國家的檔案管理工作一直以來便得以重視，檔案的保存和管理隨著時代的變革并未停止，而是不斷地發(fā)展，在歷史的長河中不斷進步，不斷創(chuàng)新，并且取得了不錯的成績和豐富的經(jīng)驗。

時移世易，科技的高速發(fā)展給檔案事業(yè)提出了更高的要求，隨著信息數(shù)量、信息傳播速度等的快速增長，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的要求，檔案數(shù)字化已成為檔案事業(yè)的必然趨勢。

1 檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是隨著現(xiàn)代計算機技術、掃描技術、存儲技術等高新技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)，就是把各種載體的檔案信息轉(zhuǎn)換為二進制代碼，以數(shù)字化的形式儲存，網(wǎng)絡化的形式連接，利用計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，形成一個有序的、結(jié)構化的檔案數(shù)據(jù)庫，通過互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索時，可以及時、準確、便捷的給用戶提供利用，使檔案資源信息可以得到共享。檔案數(shù)字化可以打破傳統(tǒng)檔案工作模式的種種局限，提升檔案信息的利用價值。

2 檔案數(shù)字化的優(yōu)點

2.1 節(jié)省存儲空間

現(xiàn)代社會的快速發(fā)展給檔案管理部門帶來了新的挑戰(zhàn)，資料文件日益增多，其中一些需要保存的時間較短的文件可以采用數(shù)字化方式來代替實體檔案原件進行管理，從而減輕檔案庫房的存儲壓力，實現(xiàn)檔案存儲空間的最大利用率。

2.2 提高工作效率，降低利用成本

檔案數(shù)字化之前的檢索工作有時需要大量的時間和人員，浪費了人力和時間，大大增加了檔案信息利用成本。檔案數(shù)字化之后，用戶可以通過計算機網(wǎng)絡查詢方式檢索自己需要的相關信息，不需要到檔案管理部門查詢調(diào)閱實體檔案，不僅提高了工作效率，而且傳統(tǒng)的手工檔案信息檢索過程中可能造成的人力和時間的浪費就會減少，從而降低利用成本。

2.3 提升檔案信息利用率

檔案數(shù)字化是把數(shù)據(jù)信息以數(shù)字化形式存儲在網(wǎng)絡上，檔案信息不再只局限在檔案管理部門，其他部門工作人員或是社會公眾可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢自己所需信息，這樣可以大大提升檔案信息的利用率。

2.4 避免實體檔案的損壞、丟失

有時候同一份檔案可能會有多個部門借閱使用，在翻閱過程中，借閱人員可能需要多次翻閱，而翻閱次數(shù)的增加，會增加紙張磨損殘缺的概率；因為工作需要，有時還會將檔案借出檔案室，如果借閱者馬虎大意，還會將檔案丟失。而檔案數(shù)字化則可以很好的解決這些問題，因為檔案數(shù)字化是將實體檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息存儲到計算機系統(tǒng)中，所以借閱人員只需要在網(wǎng)上檢索查詢自己所需檔案信息即可，無需借閱實體檔案，這樣就可以避免實體檔案在借閱過程中可能出現(xiàn)的損壞、丟失狀況。

3 檔案數(shù)字化過程中遇到的問題

3.1 檔案數(shù)字化硬件設備及軟件問題

檔案數(shù)字化主要需要三類電子設備：①采集設備，主要有掃描儀、聲像信息采集卡等，這類設備的價格較高，并不是所有檔案管理部門都擁有；②存儲設備，主要有磁盤、光盤等，這類設備更新較快，如果不定期檢查更新，原有的存儲設備一旦被淘汰，那么有些信息很有可能面臨消失；③利用設備，主要有計算機、打印機等，計算機硬件出現(xiàn)故障，若能修復，也不能確保檔案信息不受影響，有些信息很有可能因此出現(xiàn)錯亂現(xiàn)象，重新整理需要很長時間；若不能修復，那么存儲在里面的一些信息甚至會出現(xiàn)消失現(xiàn)象。由于各種原因，有些檔案管理部門設備嚴重不足，給檔案數(shù)字化工作帶來了很大困難。

目前沒有一個合適的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理部門使用的系統(tǒng)有些是自主研發(fā)的、有些則是外購的，相互之間不能通用，而且使用的計算機型號不一、規(guī)格各異，不能達到資源信息共享的目的，這就在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展。

3.2 檔案數(shù)字化網(wǎng)絡安全問題

檔案數(shù)字化工作是在計算機網(wǎng)絡上進行的，所有的信息都是通過網(wǎng)絡渠道進行，但是現(xiàn)在的網(wǎng)絡并不是完全安全的。隨著計算機的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題也日益突出，各種各樣危害性極大的網(wǎng)絡病毒、網(wǎng)上駭客的不斷攻擊、不軌之徒的網(wǎng)上竊聽和篡改信息的行為等不斷地在侵害網(wǎng)絡世界，使得網(wǎng)絡安全問題成為了檔案數(shù)字化發(fā)展過程中的最大障礙。

4 解決檔案數(shù)字化問題的對策

4.1 加大硬件投入力度，統(tǒng)一軟件系統(tǒng)工具

向相關部門領導說明檔案數(shù)字化工作的重要性，盡量爭取更多的設備資金，這樣在選擇產(chǎn)品時就可以選擇先進性和安全性高的設備；開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件系統(tǒng)，使用型號一致的計算機設備等，讓檔案數(shù)字化工作可以更好的進行。

4.2 引進更加先進的軟件技術

面對網(wǎng)絡完全問題，檔案部門可以引進先進的軟件技術，如防病毒軟件、設置信息訪問身份驗證、對于機密內(nèi)部文件設置加密操作等，可以有限的防止信息在傳輸過程中可能遇到的病毒侵害，駭客入侵等現(xiàn)象，以此保證檔案的安全和完整。

5 結(jié)論

檔案一直是社會發(fā)展的重要信息資源，之前由于技術原因，使得它不能被很好的利用，但是現(xiàn)在技術問題已經(jīng)解決了，所以檔案的發(fā)展也越來越受關注，而檔案數(shù)字化則是順應潮流，適應信息化時代發(fā)展的新要求、新措施，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案數(shù)字化是一個非常細致的工作，需要進行長期的籌劃，但是做好了可以給檔案管理工作帶來許多方便和快捷。檔案數(shù)字化的特點是依賴現(xiàn)代信息技術，如果沒有相關信息技術及設備的支持，檔案數(shù)字化也只能是紙上談兵。

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