淺談檔案數字化

許丹峰

（國網浙江蘭溪市供電公司浙江蘭溪321100）

淺談檔案數字化

許丹峰

（國網浙江蘭溪市供電公司浙江蘭溪321100）

隨著現代社會科學技術的快速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足社會需求，為了更好的發展檔案事業，檔案數字化勢在必行。本文將對檔案數字化的含義、檔案數字化的優點、過程中將會遇到的問題及對策等方面進行闡述。

檔案事業；檔案管理模式；檔案數字化

檔案是一個國家和民族的歷史記憶，是人類繼承并傳承歷史文明的重要素材，它形成的方式多種多樣，有文字、聲音、圖像以及其他各種方式載體。檔案是一種原生態的信息資源，是一種原始的歷史記錄，是社會發展、人類生命活動的記錄儀。中國自古以來便是一個重“史”的國家，所以我們國家的檔案管理工作一直以來便得以重視，檔案的保存和管理隨著時代的變革并未停止，而是不斷地發展，在歷史的長河中不斷進步，不斷創新，并且取得了不錯的成績和豐富的經驗。

時移世易，科技的高速發展給檔案事業提出了更高的要求，隨著信息數量、信息傳播速度等的快速增長，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的要求，檔案數字化已成為檔案事業的必然趨勢。

1 檔案數字化的含義

檔案數字化是隨著現代計算機技術、掃描技術、存儲技術等高新技術的發展而產生的一種新型的檔案信息形態，就是把各種載體的檔案信息轉換為二進制代碼，以數字化的形式儲存，網絡化的形式連接，利用計算機系統進行統一管理，形成一個有序的、結構化的檔案數據庫，通過互聯網進行計算機檢索時，可以及時、準確、便捷的給用戶提供利用，使檔案資源信息可以得到共享。檔案數字化可以打破傳統檔案工作模式的種種局限，提升檔案信息的利用價值。

2 檔案數字化的優點

2.1 節省存儲空間

現代社會的快速發展給檔案管理部門帶來了新的挑戰，資料文件日益增多，其中一些需要保存的時間較短的文件可以采用數字化方式來代替實體檔案原件進行管理，從而減輕檔案庫房的存儲壓力，實現檔案存儲空間的最大利用率。

2.2 提高工作效率，降低利用成本

檔案數字化之前的檢索工作有時需要大量的時間和人員，浪費了人力和時間，大大增加了檔案信息利用成本。檔案數字化之后，用戶可以通過計算機網絡查詢方式檢索自己需要的相關信息，不需要到檔案管理部門查詢調閱實體檔案，不僅提高了工作效率，而且傳統的手工檔案信息檢索過程中可能造成的人力和時間的浪費就會減少，從而降低利用成本。

2.3 提升檔案信息利用率

檔案數字化是把數據信息以數字化形式存儲在網絡上，檔案信息不再只局限在檔案管理部門，其他部門工作人員或是社會公眾可以通過互聯網查詢自己所需信息，這樣可以大大提升檔案信息的利用率。

2.4 避免實體檔案的損壞、丟失

有時候同一份檔案可能會有多個部門借閱使用，在翻閱過程中，借閱人員可能需要多次翻閱，而翻閱次數的增加，會增加紙張磨損殘缺的概率；因為工作需要，有時還會將檔案借出檔案室，如果借閱者馬虎大意，還會將檔案丟失。而檔案數字化則可以很好的解決這些問題，因為檔案數字化是將實體檔案信息轉化為數字化信息存儲到計算機系統中，所以借閱人員只需要在網上檢索查詢自己所需檔案信息即可，無需借閱實體檔案，這樣就可以避免實體檔案在借閱過程中可能出現的損壞、丟失狀況。

3 檔案數字化過程中遇到的問題

3.1 檔案數字化硬件設備及軟件問題

檔案數字化主要需要三類電子設備：①采集設備，主要有掃描儀、聲像信息采集卡等，這類設備的價格較高，并不是所有檔案管理部門都擁有；②存儲設備，主要有磁盤、光盤等，這類設備更新較快，如果不定期檢查更新，原有的存儲設備一旦被淘汰，那么有些信息很有可能面臨消失；③利用設備，主要有計算機、打印機等，計算機硬件出現故障，若能修復，也不能確保檔案信息不受影響，有些信息很有可能因此出現錯亂現象，重新整理需要很長時間；若不能修復，那么存儲在里面的一些信息甚至會出現消失現象。由于各種原因，有些檔案管理部門設備嚴重不足，給檔案數字化工作帶來了很大困難。

目前沒有一個合適的檔案管理信息系統，檔案管理部門使用的系統有些是自主研發的、有些則是外購的，相互之間不能通用，而且使用的計算機型號不一、規格各異，不能達到資源信息共享的目的，這就在很大程度上阻礙了檔案數字化的發展。

3.2 檔案數字化網絡安全問題

檔案數字化工作是在計算機網絡上進行的，所有的信息都是通過網絡渠道進行，但是現在的網絡并不是完全安全的。隨著計算機的不斷發展，網絡安全問題也日益突出，各種各樣危害性極大的網絡病毒、網上駭客的不斷攻擊、不軌之徒的網上竊聽和篡改信息的行為等不斷地在侵害網絡世界，使得網絡安全問題成為了檔案數字化發展過程中的最大障礙。

4 解決檔案數字化問題的對策

4.1 加大硬件投入力度，統一軟件系統工具

向相關部門領導說明檔案數字化工作的重要性，盡量爭取更多的設備資金，這樣在選擇產品時就可以選擇先進性和安全性高的設備；開發統一的檔案管理軟件系統，使用型號一致的計算機設備等，讓檔案數字化工作可以更好的進行。

4.2 引進更加先進的軟件技術

面對網絡完全問題，檔案部門可以引進先進的軟件技術，如防病毒軟件、設置信息訪問身份驗證、對于機密內部文件設置加密操作等，可以有限的防止信息在傳輸過程中可能遇到的病毒侵害，駭客入侵等現象，以此保證檔案的安全和完整。

5 結論

檔案一直是社會發展的重要信息資源，之前由于技術原因，使得它不能被很好的利用，但是現在技術問題已經解決了，所以檔案的發展也越來越受關注，而檔案數字化則是順應潮流，適應信息化時代發展的新要求、新措施，是檔案事業發展的必然趨勢。檔案數字化是一個非常細致的工作，需要進行長期的籌劃，但是做好了可以給檔案管理工作帶來許多方便和快捷。檔案數字化的特點是依賴現代信息技術，如果沒有相關信息技術及設備的支持，檔案數字化也只能是紙上談兵。

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