加強檔案管理工作的幾點思考

林燕杰

（黑龍江省北安市房產(chǎn)管理局，黑龍江 北安 164000）

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加強檔案管理工作的幾點思考

林燕杰

（黑龍江省北安市房產(chǎn)管理局，黑龍江 北安 164000）

摘要：檔案管理工作在社會發(fā)展進程中起著極其重要的作用，在創(chuàng)建服務(wù)型社會和信息化高速發(fā)展的今天，隨著電子商務(wù)、電子檔案的誕生，如何創(chuàng)新工作思維，科學(xué)規(guī)范的做好檔案管理工作，提高檔案利用價值，是檔案管理人員面對的新課題。立足于檔案管理工作現(xiàn)狀，從人員管理、制度建設(shè)等方面去闡述如何做好檔案管理基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案管理，開發(fā)和利用好檔案資源，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；檔案管理人員；檔案使用價值

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案管理的要求也越來越多，無疑給檔案管理工作帶來了許多新的挑戰(zhàn)。如何做好新形勢下的檔案管理工作，是擺在各級管理人員面前的一個重要課題，必須引起高度重視和認真思考。筆者認為應(yīng)該從以下幾個方面入手:

一、取得領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，為做好檔案管理工作奠定基礎(chǔ)

檔案管理是一項默默無聞的工作，因此，個別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作存在著一些認識上的誤區(qū)。認為檔案工作就是簡單的收存材料，只要守好攤，不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，不需要領(lǐng)導(dǎo)親自抓。由于思想認識不到位，個別地方在工作中存在著人員配備不到位、投入不夠、基礎(chǔ)設(shè)施配套不全、檔案人員政治、經(jīng)濟待遇不高等情況，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性，檔案管理工作不到位現(xiàn)象。

二、加強教育培訓(xùn)，努力提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

要注重檔案管理人才的培養(yǎng)和專業(yè)技能教育，加強對專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)常組織檔案人員參加相關(guān)部門舉辦的檔案工作培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，要根據(jù)新形勢的要求，從檔案管理工作的實際出發(fā)，進行現(xiàn)優(yōu)化、信息化管理的基本知識教育和計算機應(yīng)用能力的培訓(xùn)，檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。要逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，采用多層次的、全方位的檔案培訓(xùn)形式，因材施教，因人施教。培訓(xùn)方法可根據(jù)不同類型、不同類別的培訓(xùn)要求，采用集中、分散、短期、座談或?qū)ｎ}講座等各種形式。通過靈活多樣的教學(xué)方式和手段，吸引學(xué)員興趣，滿足他們的實際需要，真正提高教育培訓(xùn)的效果，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

三、建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

沒有規(guī)矩，不成方圓。健全的管理制度，完善的管理機制，是提高檔案管理工作水平的保障。要結(jié)合本單位情況，制定出切實可行、符合實際，具有操作性的各項檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循，按制度辦事。對已有的檔案制度進行修訂、完善，實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化的檔案管理。如制定《檔案歸檔制度》、《檔案室工作人員職責(zé)》、《檔案工作保密制度》、《安全保管制度》、《檔案借閱制度》等一系列制度辦法，明確檔案管理范圍、管理原則和管理方法，補充完善與本單位檔案工作相適應(yīng)的收集、整理、借閱等各項管理制度，使檔案管理的責(zé)、歸、移、管、用、銷等環(huán)節(jié)都有章可循。同時加強檔案日常管理，將檔案管理工作列入各科室口標管理責(zé)任制范圍，明確檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、移交等環(huán)節(jié)的具體要求，依托計算機等現(xiàn)代管理手段，實施“人工檢索’，與“計算機檢索’，相結(jié)合，提高查閱效率。鑒于檔案管理的復(fù)雜性和機密性，對各類檔案必須實行集中管理、統(tǒng)一存放的管理模式，所有的檔案均由專職檔案管理人員統(tǒng)

一立卷、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一保存，形成檔案管理“一條線”的管理體系及“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作格局，努力做到組織上有保證，工作上重嚴密，責(zé)任上強落實。使檔案工作走上靠制度建設(shè)實現(xiàn)規(guī)范化管理的軌道，不斷完善管理機制，切實有效地保證檔案管理工作的正常開展。

四、實現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化

管理思想現(xiàn)代化，既指檔案的基本理論思想的先進科學(xué)性，又指檔案利用指導(dǎo)思想的先進科學(xué)性。在信息時代的今天，許多傳統(tǒng)觀念必須改變，檔案工作作為一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識，以科學(xué)的精神辦事，才能使檔案工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。其一，檔案管理人員應(yīng)更新觀念。檔案管理是一門高度綜合的社會科學(xué)，具有自身的理論和發(fā)展規(guī)律，從事檔案管理的人員應(yīng)正確認識檔案管理工作在當今高效機構(gòu)改革中的重要地位和所能發(fā)揮的巨大作用。在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，從服務(wù)觀點出發(fā)，以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)。其二、樹立質(zhì)量意識和創(chuàng)新意識。檔案管理人員在操作過程中應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律及其理論，對檔案形成的全過程嚴加控制，自始至終抓好每個環(huán)節(jié)，實行不間斷的質(zhì)量管理，把檔案的差錯消滅在操作過程中。檔案管理工作要適應(yīng)當前科技發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的要求，就要在管理方法和手段上不斷創(chuàng)新。

五、創(chuàng)新工作思維，充分發(fā)揮檔案的使用價值

檔案保管的目的是為了利用，俗話說:“檔案貴在活，而重在于用。”因此，檔案管理工作者在做好檔案收集、歸檔、保管的同時，在嚴格執(zhí)行國家的保密政策，嚴防泄密，處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具，豐富檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，使其在黨政管理、教學(xué)科研、基本建設(shè)及文化建設(shè)等方面發(fā)揮重要的無可替代的作用，為和諧社會建設(shè)提供及時、準確、周到的服務(wù)。

六、結(jié)語

管理思想現(xiàn)代化，既指檔案的基本理論思想的先進科學(xué)性，又指檔案利用指導(dǎo)思想的先進科學(xué)性。在信息時代的今天，許多傳統(tǒng)觀念必須改變，檔案工作作為一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識，以科學(xué)的精神辦事，才能使檔案工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。其一，檔案管理人員應(yīng)更新觀念。檔案管理是一門高度綜合的社會科學(xué)，具有自身的理論和發(fā)展規(guī)律，從事檔案管理的人員應(yīng)正確認識檔案管理工作在當今高效機構(gòu)改革中的重要地位和所能發(fā)揮的巨大作用。在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，從服務(wù)觀點出發(fā)，以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)。其二、樹立質(zhì)量意識和創(chuàng)新意識。檔案管理人員在操作過程中應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律及其理論，對檔案形成的全過程嚴加控制，自始至終抓好每個環(huán)節(jié)，實行不間斷的質(zhì)量管理，把檔案的差錯消滅在操作過程中。檔案管理工作要適應(yīng)當前科技發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的要求，就要在管理方法和手段上不斷創(chuàng)新。

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）07-0133-01