試析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

王丹竹

摘 要：辦公室是一個機構的核心，在機構運行過程中，出于不可缺少的部分。在經濟高度發展的背景下，辦公室起著上達下發的作用，而辦公室的綜合管理工作也應該有所加強，本文通過對此分析，提出可行性對策。

關鍵詞：辦公室；綜合管理；研究

一、辦公室綜合管理工作的特點

（一）政策性

綜合辦公室在日常工作中收集、整理、綜合單位內部和外部各方面信息，并綜合分析，定期向單位領導層匯報。這種工作在公司機構中不可或缺，企業管理層對于公司情況的了解，直接關系到高層對于企業決策的走向，對企業信息的把握，這對于企業各方面的發展走向具有重要的意義。所以，綜合辦公室就相當于一個企業的智囊團體，意義重大。在平常的工作里要肩負起收集，整理信息的作用。

（二）服務性

綜合辦公室是為企業內部服務的一個部分，服務對象為：（1）給管理階層服務，將管理階層下達的命令傳到下面部門，并作為決策實施助手幫助單位各部門領會決策精神；（2）為給部門服務，部門之間需要工作上的對接，辦公室作為協調部門，在部門工作內容的銜接上有著獨特優勢；（3）為單位內部職工服務，匯總職工意見，并及時向領導層反映單位職工思想狀況。

二、辦公室管理工作的不足

（一）工作目標不明確

在辦公室管理工作當中，工作目標不明確現象十分普遍，導致工作缺乏有效計劃，影響工作效率。工作目標不明確主要體現在兩個方面：1.在辦公室這個大團體里，缺乏統一的目標規劃，對于自身的工作內容以及相關程序都不太了解。2.辦公室人員分工不明確，各個工作人員對于自身要工作的內容理解不全，不知道自己應該干什么，該怎么干，只是被動的跟著領導走，被領導安排著工作，缺少積極主動性。

（二）工作職責不清晰

在辦公過程中，工作職責不明確也是個大麻煩，有以下幾點：第一，服務對象不明確，辦公室不僅僅是為領導層服務的，基層也是辦公室服務的重要對象，但是實際當中，大多辦公室側重于服務領導，對基層服務質量較差。第二，崗位精細化水平較低，許多崗位多由其它人員兼職的，有些崗位之間存在交叉重疊，同時又有部分崗位存在空白，各個崗位之間職責不清，溝通不力，降低了辦公室管理效率。

（三）工作人員素質

在辦公室工作人員當中，受工作理念、個人素質等因素影響，在實際工作當中，存在著缺乏積極性，服務態度不夠熱情，工作拖沓、互相推諉等各種不良現象，對辦公室本身職能的發揮造成了嚴重阻礙。

三、辦公室綜合管理水平的提高措施

（一）提高重視程度

1.以高層管理者做后援。像辦公室這個部門可以多領導階層分擔一些困難，對于一些公司難題，要主動去分析，去思考，以公司的利益為出發點，給領導階層提供一些意見，幫助領導階層排憂解難，讓領導認可這個部門。

2.進行有效的溝通。首先要做到知己知彼，也即辦公室必須要能掌握組織成員的動向，而且要了解對方的個人特點，并對于不同的對象，使用不同的溝通方式。當然有效的溝通也常以推理的方式來進行，所以辦公室管理者必須以數據作為溝通的基礎，或是運用一些特定事件，再以數據或資料來輔助說明。辦公室管理者可以通過信息系統的運用，來掌握必要的信息。另外，辦公室管理者要達成有效的溝通，還需抓對時機以收事半功倍的效果，充分利用公司資源，找對溝通的窗口，掌握住小團體的關鍵人物，以及適當的介入游戲規則的制定等。

（二）推廣辦公自動化

辦公自動化并沒有一個統一的定義，是指將現代化辦公同計算機網絡技術等結合起來的一種新型的辦公方式。實際上，凡是在傳統辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化領域。在行政部門，習慣上將辦公自動化稱為電子政務，而企事業單位則習慣叫OA。辦公自動化涵蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等多個學科的理論與技術，通過辦公自動化，能更好的優化管理組織結構，調整管理體制，既能有效的提高辦公效率，又能提升協同辦公能力，強化決策管理水平。

（三）創新管理模式

1.從思想上創新。思想理念層面的重視是組織辦公室工作的基石。如果員工不能夠從思想層面對于辦公室工作進行深入認識與認同，則無論采取何種措施都無法保證組織能夠取得辦公室工作的成果，也無法高效的加以開展。因此，組織辦公室工作的創新，必須從思想層面提升組織員工對于辦公室工作的認識，尤其應該糾正對于辦公室工作的錯誤認識。

2.創新工作的載體與工具。辦公室工作必須要有新的載體與工具對該項工作進行支持，從而真正使其具有可操作性與可見性。這也就是說，在時代不斷進行變遷的條件下，辦公室工作的內容應當不斷的進行創新，并且緊密結合具有創新理念的員工培訓、先進組織文化創造等內容，運用新的方法與工具來確保組織辦公室工作的落實有效性。在這種思想理念的指導之下，組織必須不斷創新自身的工作方法，將現代化的科學技術融入到各項工作當中，從而極大的豐富辦公室工作的路徑與空間，在緊密結合實際條件的情況下，賦予組織員工參與到辦公室工作中來的機會，為員工的長期、快速發展提供很好的平臺，確保員工能夠從日常工作與辦公室工作的結合過程中實現自身的價值。

（四）重視綜合控制管理

辦公室針對潛在或實際的危機，必須本著動用資源最少、使用時間最短、波及范圍最小、損害程度最低的態度；有組織、有計劃的采取最有效、最可行、最切實的對策與行動，通過層級式的危機意識、危機處理及控制管理等機制，防止危機發生或在危機發生之后盡快解除危機源，以恢復辦公室正常運作狀態。

四、結束語

綜上所述，辦公室管理工作在企業中占據著十分重要的地位，加強對辦公室管理工作的研究有著重要意義。在當前辦公室管理工作中，還存在一些問題，對此，采取有效的完善措施，提升辦公室綜合管理水平。

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