科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的思路探討

文/慈麗

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科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的思路探討

文/慈麗

摘要：隨著財(cái)政科學(xué)技術(shù)投入的不斷增加，科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)體量不斷擴(kuò)大，固定資產(chǎn)管理工作要求越來越高，工作內(nèi)容越來越繁瑣，于是固定資產(chǎn)管理信息化越發(fā)受到重視。一套科學(xué)合理、貼近實(shí)際需求的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)可以大大提高固定資產(chǎn)管理水平，提高固定資產(chǎn)使用效率。本文在結(jié)合科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了構(gòu)建固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)時(shí)應(yīng)貼合實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)或建立賬套時(shí)應(yīng)科學(xué)設(shè)置的關(guān)鍵點(diǎn)，以使固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)更具有實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：科學(xué)事業(yè)單位；固定資產(chǎn)管理；信息系統(tǒng)構(gòu)建

2006年，《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020）》、《中共中央、國務(wù)院關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》先后出臺(tái)，2012年全國科技創(chuàng)新大會(huì)隆重召開，對(duì)深化科技體制改革作出了全面部署。同時(shí)，國家持續(xù)大幅增加科技投入，國家財(cái)政科學(xué)技術(shù)投入由2007年的2135.70億元，持續(xù)上升至2014年的5314.45億元，基本保持持續(xù)增長態(tài)勢(shì)，年均增長率13.91% （如圖 1）。

圖1 國家財(cái)政科學(xué)技術(shù)投入（2007-2014）

資料來源：國家統(tǒng)計(jì)局

從以上數(shù)據(jù)可以看出，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展近些年得到高度重視，財(cái)政投入不斷加大。這必然導(dǎo)致科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)總額快速上升。

一、科學(xué)事業(yè)單位高效使用固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的重要意義

（一）科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)的定義

事業(yè)單位，指“國家為了社會(huì)公益為目的，由國家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織”［1］。科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)是指科學(xué)事業(yè)單位持有的使用期限超過1 年（不含1 年），單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，并在使用過程中基本保持原有物資形態(tài)的資產(chǎn)。單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但使用期限超過1年（不含1年）的大批同類物資，也作為固定資產(chǎn)核算和管理。

（二）科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)存問題

學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)體量迅速增大，管理水平直接影響固定資產(chǎn)使用效益。目前固定資產(chǎn)管理工作中存在的問題如下：

第一、賬實(shí)不符、賬賬不符；

第二、資產(chǎn)相關(guān)信息不健全；

第三、資產(chǎn)信息公開透明性差；

第四、需求信息收集速度慢；

綜合以上現(xiàn)存問題，最佳的解決方案是量身構(gòu)建最符合科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)特點(diǎn)及固定資產(chǎn)管理工作內(nèi)容的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。

二、科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建思路

科學(xué)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作內(nèi)容繁多，需要量身構(gòu)建以動(dòng)態(tài)管理、靜態(tài)管理、公開透明為原則的三位一體的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)予以配合（圖2）。即在通用的固定資產(chǎn)管理軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行軟件升級(jí)，并在建立賬套過程中體現(xiàn)出科學(xué)事業(yè)單位工作特點(diǎn)，以便于該資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)更加貼合科學(xué)事業(yè)單位資產(chǎn)管理的工作內(nèi)容。

圖2 固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建原則

（一）固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)完善的靜態(tài)管理［2］

所謂靜態(tài)管理，是指固定資產(chǎn)在一定的時(shí)間范圍內(nèi)相對(duì)保持穩(wěn)定的形態(tài)反映。從系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上看，主要包括：資產(chǎn)編號(hào)，資產(chǎn)類別，資產(chǎn)價(jià)值，采購方式，資金來源等內(nèi)容。靜態(tài)管理原則主要是記載資產(chǎn)實(shí)物屬性以外的屬性，以實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，為審計(jì)部門提供審計(jì)材料，向上級(jí)單位申報(bào)決算報(bào)表等。在系統(tǒng)建賬時(shí)須注意如下特殊情況：

1.資產(chǎn)類別的設(shè)置。在資產(chǎn)管理工作中，對(duì)資產(chǎn)分類的角度較多，最主要的是《科學(xué)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》從財(cái)務(wù)核算角度將科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)分為房屋及構(gòu)筑物；專用設(shè)備；通用設(shè)備；文物及陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動(dòng)植物六個(gè)門類［3］。與之相對(duì)應(yīng)的還有中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)固定資產(chǎn)分類與代碼》［4］，將固定資產(chǎn)進(jìn)行了詳細(xì)分類與代碼規(guī)定，并與六個(gè)門類進(jìn)行了對(duì)應(yīng)。同時(shí)，有些科學(xué)事業(yè)單位還在以上標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定了便于自行管理的部門固定資產(chǎn)管理分類標(biāo)準(zhǔn)。此外，還存在《科學(xué)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》中固定資產(chǎn)分類六類的同時(shí)，同屬財(cái)政部出臺(tái)的《中央級(jí)事業(yè)單位國有資產(chǎn)處置管理暫行辦法》［5］中將固定資產(chǎn)分為十類的文件仍在繼續(xù)使用的情況。因此，在固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建立賬套時(shí)，就應(yīng)實(shí)現(xiàn)能對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行多角度分類的設(shè)置，并建立好勾稽關(guān)系，以便不同工作內(nèi)容可從不同角度快速提取資產(chǎn)信息（圖3）。

圖3 資產(chǎn)類別與邏輯關(guān)系設(shè)置

2.購置方式。購置是科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)增加的主要方式，購置方式也有其相應(yīng)規(guī)定。很多情況下科學(xué)事業(yè)單位的采購工作需要執(zhí)行《中華人民共和國政府采購實(shí)施條例》、《中華人民共和國招投標(biāo)法》及其實(shí)施條例。而在規(guī)定情況下是否執(zhí)行了相關(guān)規(guī)定，又成為審計(jì)工作審查的重點(diǎn)，因此，在固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)建立賬套過程中，就需要將可能出現(xiàn)的采購方式選項(xiàng)提前設(shè)定全面，主要包括批量集中采購、協(xié)議供貨、公開招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等［6］。

3.資金來源。科學(xué)事業(yè)單位購置固定資產(chǎn)的資金來源一般被劃分為財(cái)政撥款、事業(yè)收入、其他資金；然而實(shí)際工作中存在著一家單位多個(gè)上級(jí)單位的情況，例如科學(xué)事業(yè)單位附屬的幼兒園，作為科學(xué)事業(yè)單位的后勤部門，既受科學(xué)事業(yè)單位管理，又要接受幼兒園所屬地理區(qū)域的地方教委管理。其財(cái)政撥款也是來自兩方，對(duì)固定資產(chǎn)的管理要求也有所不同，比如教委撥款采購的低值易耗品須按照固定資產(chǎn)管理，登記固定資產(chǎn)賬；固定資產(chǎn)報(bào)廢由地方教委統(tǒng)一報(bào)廢，禁止使用單位自行報(bào)廢等。因此，在固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建立賬套時(shí)，就應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況做出設(shè)置，通用的設(shè)置往往無法滿足管理需求。

（二）固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)靈活的動(dòng)態(tài)管理［2］

所謂動(dòng)態(tài)管理，是體現(xiàn)固定資產(chǎn)從購入到報(bào)廢的全部使用過程，包括購置、建造、領(lǐng)用、折舊、出租出借、調(diào)撥、捐贈(zèng)、閑置、報(bào)廢等。動(dòng)態(tài)管理原則主要是對(duì)實(shí)物進(jìn)行管理，通常需要與使用部門進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)使用狀況的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

1.計(jì)提折舊。2013年財(cái)政部規(guī)定科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)開始計(jì)提折舊［3］。這與以往對(duì)于固定資產(chǎn)進(jìn)行簡單登記的情況有所不同，這一改變需要對(duì)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)重新建賬。在建賬過程中須明確固定資產(chǎn)以開始使用日期為起點(diǎn)，使用平均年限法進(jìn)行折舊。

2.使用部門。落實(shí)使用部門是管理固定資產(chǎn)的重要內(nèi)容之一。無論是正常領(lǐng)用、出租出借、還是調(diào)撥，都應(yīng)由使用部門承擔(dān)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理責(zé)任，并且該管理責(zé)任應(yīng)與使用部門績效掛鉤，以保證對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的足夠重視。同時(shí)，固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)能在實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)移時(shí)，做賬進(jìn)行部門變更，同時(shí)保留歷史變更記錄。各使用部門也應(yīng)能隨時(shí)從該管理系統(tǒng)中看到自己部門的資產(chǎn)狀況，如有疑義可以隨時(shí)提出，如有閑置資產(chǎn)可申請(qǐng)調(diào)撥至其他使用部門，以提高資產(chǎn)使用效率。

（三）公開透明

所謂公開透明是指利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使管理部門、使用部門、審計(jì)部門都能登陸固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)查看資產(chǎn)狀況，便于使用部門隨時(shí)掌握所屬資產(chǎn)范圍及相關(guān)信息，內(nèi)審部門隨時(shí)檢查資產(chǎn)管理工作，分管領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)全面了解資產(chǎn)狀況。但這并不意味著無限制的放開，為了保證工作秩序、更好的落實(shí)崗位責(zé)任，強(qiáng)化內(nèi)部控制，必須對(duì)登陸人員權(quán)限進(jìn)行限制。例如使用部門和審計(jì)部門應(yīng)只有查看的權(quán)限，如需修改相關(guān)信息必須經(jīng)過資產(chǎn)管理部門等。

三、補(bǔ)充與建議

隨著財(cái)政科學(xué)技術(shù)投入的不斷增加，科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)體量不斷擴(kuò)大，固定資產(chǎn)管理工作要求越來越高，工作內(nèi)容越來越繁瑣，于是固定資產(chǎn)管理信息化越發(fā)受到重視。一套科學(xué)合理、貼近實(shí)際需求的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)可以大大提高管理工作效率，提高固定資產(chǎn)的使用效率。然而，只有最熟悉資產(chǎn)管理工作內(nèi)容的管理人員，才能充分利用通用化的資產(chǎn)管理軟件建立起最符合實(shí)際情況、最大程度滿足工作需要的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。同時(shí)，高效適用的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)只是一種管理手段和管理工具，最終要充分發(fā)揮該系統(tǒng)的最佳功能，達(dá)到高水準(zhǔn)的工作要求，仍離不開管理人員的高度重視。

參考文獻(xiàn)：

［1］國務(wù)院關(guān)于修改〈事業(yè)單位登記管理暫行條例〉的決定.（中華人民共和國國務(wù)院令第411號(hào)）.

［2］王繼征.高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.成都：電子科技大學(xué)，2012：5.

［3］財(cái)政部關(guān)于印發(fā).科學(xué)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度.的通知（財(cái)會(huì)［2013］29號(hào)）.

［4］中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)固定資產(chǎn)分類與代碼.（GB/T 14885-2010）.

［5］中央級(jí)事業(yè)單位國有資產(chǎn)處置管理暫行辦法.（財(cái)教［2008］495號(hào)）.

［6］中華人民共和國政府采購實(shí)施條例.（國務(wù)院令第658號(hào)）.

作者單位：（中國科學(xué)院行政管理局）