簡述鄉鎮人口普查檔案特點與管理建議

高蕾

摘要：本文作者結合近年來的工作經驗。簡述了人口普查檔案的一些特點，并就此指出了相關的管理建議，希望對今后的工作提供幫助。

關鍵詞：人口普查檔案；特點；建議

一、什么是人口普查檔案

人口普查檔案指在人口普查工作中直接形成的有價值的歷史記錄。主要包括兩部分：一是人口普查工作中形成的調查統計材料、表冊；二是領導和組織人口普查工作中形成的文件材料。

1.人口普查工作中形成的調查統計材料、表冊如人口普查登記表、計算機編制的各種數據帶、各種手工匯總表和機器匯總表等（全國人口普查條例規定：人口普查中獲得的原始普查資料，按照國家有關部門規定保存、銷毀。）

2.領導和組織人口普查工作中形成的文件材料

如關于人口普查工作的指示、決定、通知、規定以及普查辦法、實施細則、會議文件、工作計劃、總結、報告、來往函電等。人口普查登記表是直接向居民調查的原始記錄。是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據。

二、人口普查檔案的特點

人口普查檔案是人口普查部門在具體組織進行人口普查工作過程中直接形成的具有保存價值的有關人口普查資料的搜集。數據匯總，資料評價，分析研究，公布出版等專門的文件材料。

1.普查檔案數據案卷多

按照2010年人口普查的工作進度圖，全部工作分為22個大項、121個小項，可形成的統計表格達35種之多，它主要包括戶口整傾、調查摸底、入戶登記、地址與行職業編碼、全部手工與機器快速匯總表等，而且表格長短不一，如此眾多的統計表格整理出來的數據案卷，可占人口普查全部檔案的三分之二以上。

2.普查檔案形成周期長

人口普查工作是一項復雜龐大的系統工程。由于它具有涉及面廣，工作繁雜，技術性強等特點，因此，形成的檔案周期性較長。有的文件可按階段收集歸檔。有的則要在下一階段或幾個階段結束后方能補充歸檔。全面掃尾工作需較長時間。至于建立數據庫后進行資料分析研究，需要的時間則更長。決定了人口普查檔案形成周期的長期性。

3.普查檔案涉密性強

人口普查檔案中很多資料涉及普查對象的個人的隱私。關系到全市公民的根本利益，如果泄露，將帶來不可估量和難以彌補的損失，所以加強對普查檔案的保密管理非常重要。

4.普查檔案規范要求高

一個完整的人口普查檔案，必須全面、真實、系統地記載人口普查工作的各項活動，做到數據準確，分類科學，手續完備，材料真實，正確地反映人口普查工作的全部過程，人口普查檔案的案卷整理和排列也要符合規范要求。

三、完善管理建議

1.提高員工專業知識。培養員工職業素養

我國曾出臺法律法規，促進檔案管理的規范化，其頒布的法律文件主要有《檔案法》，《檔案管理法》等，其頒布的目的在于提高檔案管理，促進單位加強檔案管理意識，但是現實效果并不理想。為了改變檔案管理工作現狀，首先，領導要提高認識，在此基礎上督促員工端正工作態度，鼓勵其學習專業知識，熟知法律法規，進一步促進管理員工專業能力的形成。進而做好檔案管理工作；加大宣傳力度，使檔案管理人員加強工作意識，通過宣傳教育，還可以促進其職業素養的形成，保證檔案管理工作的順利開展。與此同時，檔案管理人員在不斷的學習中，專業知識不斷增強，職業素養不斷完善，在此基礎上，對自己的工作有了更深層次的認識，進而更加重視自己的工作，深刻體會到檔案管理工作在單位中的地位，提高管理人員的素質，進一步加深對檔案管理工作的認知。

2.創新檔案管理，加大資金投入

隨著信息化的不斷推進。傳統的檔案管理模式已經無法跟隨時代的發展腳步，無法滿足信息化發展的需求，因此，必須出臺新型的檔案管理方式，而且是具有信息化功能的新型模式，以此取代傳統模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特點，其實施主要依靠計算機來完成，并且將是單位管理的一種信息化趨勢，采用計算機進行檔案管理，還必須借助一些軟件來完成，這不僅可以提高管理人員的工作效率。而且能夠保證檔案數據準確錄入電腦，并入庫保存，這個過程非常的快捷、有序，而且保證信息的完整性。檔案管理人員通過計算機軟件，建立檔案查詢的相關網站，然后將數據傳送到網站，供人查閱，這對于檔案管理人員來說，是自己工作成果的展現，而對于查閱人員而言，方便了其查詢工作，節省了時間與精力。與此同時，檔案管理人員在使用計算機時，要注意網絡安全，防止病毒入侵，避免檔案信息丟失，進而導致檔案信息的泄露給事業單位帶來不必要的損失。另一方面.企業檔案管理新模式的引進，還需要單位投資大量資金，建立辦公環境，引進先進設備，對于單位而言.這是一筆不小的投資，而針對經濟不發達地區，檔案管理可以向政府尋求支持，申請資金補助，利用這筆資金，進行管理設備的引進，并且建立優越的辦公環境，這在一定程度上，促進新型管理模式的良好運作，提高檔案管理工作效率。

3.開發檔案信息

從資源管理角度分析。開發檔案管理信息首先要改善管理理念，然后進行管理方式的優化，進而端正工作理念，提高信息資源的重視度。另一方面，進行檔案優化管理時，應體現單位的特點，即主動性、自覺性。同時，單位還可以根據一定的形式.通過網絡傳播，向社會提供服務政策，改善民生，同時，又可以幫助單位，為其樹立良好的公眾形象。從而營造良好的社會環境，促進檔案管理工作有效提高。