面向智慧城市的檔案信息資源建設(shè)初探

文/孟 歆 Meng Xin

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面向智慧城市的檔案信息資源建設(shè)初探

文/孟 歆 Meng Xin

摘要：文章從理論與實(shí)踐發(fā)展的現(xiàn)狀分析入手，闡述了智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)的新內(nèi)涵；并借助SWOT分析法探討了智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)的對(duì)策，以期實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)智慧滿足社會(huì)需求、實(shí)現(xiàn)城市發(fā)展可持續(xù)創(chuàng)新的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：智慧城市；檔案信息資源建設(shè)；SWOT；對(duì)策

一、智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與內(nèi)涵

檔案信息資源建設(shè)要著眼于社會(huì)需求的智能滿足和城市發(fā)展的可持續(xù)創(chuàng)新。其次，智慧城市環(huán)境下的檔案信息資源建設(shè)將面臨城市級(jí)別的海量檔案信息的考驗(yàn)，必須有效應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)采集、智慧化處理、提供利用等過程中出現(xiàn)的一系列新問題。第三，智慧城市是一個(gè)泛在互聯(lián)的生態(tài)有機(jī)體，以實(shí)現(xiàn)不同部門、系統(tǒng)間的信息共享和協(xié)同作業(yè)為目標(biāo)，因此智慧城市環(huán)境下的檔案信息資源建設(shè)必須實(shí)現(xiàn)檔案信息子系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的智能融合。

目前，智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)尚處于探索階段。在實(shí)踐領(lǐng)域，隨著各地智慧城市建設(shè)的推進(jìn)，檔案部門積極投身其中，如上海市檔案局開展的民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)，青島市開展的智慧檔案館建設(shè)，南京、杭州等地的智慧檔案建設(shè)等都是檔案部門融入智慧城市建設(shè)的有益嘗試。在理論研究方面，筆者以“題名=智慧*檔案”為檢索條件，在中國知網(wǎng)（CNKI）學(xué)術(shù)文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出版總庫中進(jìn)行相關(guān)文獻(xiàn)檢索，發(fā)現(xiàn)檔案界對(duì)此研究起步較晚、成果少、主題零散，與當(dāng)前智慧城市建設(shè)熱潮不相適應(yīng)，因此加強(qiáng)相關(guān)研究勢(shì)在必行。

檔案信息資源建設(shè)“包括檔案的收集、信息加工及提供利用的過程”［1］，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)，在智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)涵必將發(fā)生深刻變化。首先，在智慧城市環(huán)境下

二、智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設(shè)的SWOT分析

本文將借用SWOT戰(zhàn)略分析法對(duì)智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)因素、內(nèi)部弱勢(shì)因素、外部機(jī)會(huì)因素和外部威脅因素展開綜合考量，并以矩陣列出（如圖）。

借助上述SWOT分析，我們明確了現(xiàn)階段開展檔案信息資源建設(shè)的基本態(tài)勢(shì)。這就要求我們發(fā)揮優(yōu)勢(shì)與機(jī)遇，正視劣勢(shì)與挑戰(zhàn)，提出智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設(shè)的有效對(duì)策。

三、智慧城市環(huán)境下開展檔案信息資源建設(shè)的對(duì)策

（一）以科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)指導(dǎo)檔案信息資源建設(shè)的實(shí)踐

智慧城市環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)需要通過科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)需求、業(yè)務(wù)、技術(shù)間的動(dòng)態(tài)匹配。一要樹立記憶導(dǎo)向。面對(duì)智慧城市運(yùn)轉(zhuǎn)過程中瞬息萬變的海量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這就要求我們以“記憶”為視角重構(gòu)檔案收集策略，為城市中每個(gè)組織、每個(gè)個(gè)體留下具有自身鮮明特色的印記，使檔案信息資源成為能真實(shí)、完整反映城市生產(chǎn)、生活的全息視圖。二要樹立資源導(dǎo)向。我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源不僅是一種固化的信息，更是一種活化的資源，而且是“最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”［2］（p11），是智慧城市運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的信息保障。三要樹立需求導(dǎo)向。智慧城市建設(shè)旨在提升管理者的為民服務(wù)能力、應(yīng)急反應(yīng)速度和智能決策水平，這就要求檔案信息資源建設(shè)必須以公眾為中心，根據(jù)智慧城市建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求與檔案的固有屬性，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確定檔案信息資源建設(shè)的指導(dǎo)思想。

（二）以大數(shù)據(jù)思維建設(shè)具有協(xié)同創(chuàng)新能力的檔案信息資源體系

加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)，豐富內(nèi)容，優(yōu)化結(jié)構(gòu)。智慧城市環(huán)境下館藏檔案資源應(yīng)覆蓋城市生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，“轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”［3］；同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)多媒體檔案、實(shí)物檔案、口述檔案等館藏稀缺資源的實(shí)時(shí)接收和廣泛征集工作。做好傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，增強(qiáng)檔案信息的交流與共享能力。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“我國各級(jí)國家檔案館在2011年的館藏已達(dá)3.3億卷，預(yù)計(jì)到2020年將達(dá)到6億多卷。”［4］因此，做好傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作是目前檔案信息資源體系建設(shè)的重要途徑之一。有效應(yīng)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，保證智慧城市環(huán)境下檔案信息資源的質(zhì)與量。當(dāng)下檔案信息資源不僅應(yīng)包含檔案工作者耳熟能詳?shù)碾娮游募?、照片、多媒體、數(shù)據(jù)庫等，更應(yīng)關(guān)注滲透入城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、生活等各方面的大數(shù)據(jù)的采集、獲取和適度清洗，保證智慧城市環(huán)境下檔案信息資源的質(zhì)與量，為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供最優(yōu)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

[13]Laufer,B&Nation,P.(1999).A vocabulary-size test of controlled productive ability Language testing,16,33-51.

（三）以泛在的檔案信息服務(wù)為基礎(chǔ)打造智慧檔案公共服務(wù)平臺(tái)

統(tǒng)一規(guī)劃，有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。智慧城市環(huán)境下社會(huì)檔案利用需求將呈現(xiàn)出海量、跨區(qū)域、動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)、個(gè)性化等新特征。而在現(xiàn)實(shí)工作中，任何一個(gè)檔案部門都不可能擁有滿足所有需求的檔案信息資源。這種檔案需求的無限性與館藏資源的有限性之間的矛盾決定了智慧檔案公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的首要問題就是要遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、有效集成”的原則，通過對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的資源共享，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的有效集成，實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)檔案信息資源的共建共享。

依托智慧城市建設(shè)，無縫接入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。智慧城市是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在智慧檔案公共服務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)與建設(shè)過程中必須充分考慮自身的開放性和兼容能力，最大限度地實(shí)現(xiàn)與第三方符合標(biāo)準(zhǔn)的其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫鏈接，在實(shí)時(shí)共享信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上完成智慧城市的一站式管理與服務(wù)。

服務(wù)方式靈活多樣，實(shí)現(xiàn)泛在的檔案信息服務(wù)。泛在的檔案信息服務(wù)的對(duì)象是包括政府部門、企事業(yè)單位，社會(huì)組織、普通公眾在內(nèi)的整個(gè)社會(huì)；內(nèi)容涵蓋“民生、環(huán)保、公共安全、城市服務(wù)、工商業(yè)活動(dòng)”等各個(gè)方面，囊括數(shù)字信息、編研成果、知識(shí)解決方案、趨勢(shì)預(yù)測(cè)分析等不同層次；服務(wù)方式有滿足查詢、展覽等普通利用需求的常規(guī)服務(wù)，面向利用者問題解決的整合式協(xié)同服務(wù)，根據(jù)利用者需求和喜好部署相應(yīng)資源、服務(wù)及應(yīng)用等的定制化專屬服務(wù)，根據(jù)用戶利用習(xí)慣分析做出的智能推送服務(wù)等；從獲得服務(wù)的途徑看，泛在的檔案信息服務(wù)應(yīng)廣泛支持日常生活中存在的各類終端設(shè)備，如電腦、移動(dòng)設(shè)備、電視等，其未來也必將走向“面向多終端設(shè)備的多屏服務(wù)”［5］，實(shí)現(xiàn)云服務(wù)化。

（四）四位一體加強(qiáng)保障體系建設(shè)

加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。制定標(biāo)準(zhǔn)體系要關(guān)注基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定，并在此基礎(chǔ)上設(shè)定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如智慧城市物聯(lián)感知、云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)通信、服務(wù)接口、結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化虛擬檔案數(shù)據(jù)模型、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理、智能分析與挖掘標(biāo)準(zhǔn)等；同時(shí)設(shè)定電子文件鑒定、管理、元數(shù)據(jù)規(guī)范等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)設(shè)計(jì)、測(cè)試、運(yùn)行、評(píng)價(jià)等管理標(biāo)準(zhǔn)，云環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)及智慧檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)等。

加強(qiáng)制度體系建設(shè)。智慧城市環(huán)境下的檔案信息資源建設(shè)離不開制度保障，這就需要從電子文檔管理、隱私保護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等出發(fā)，構(gòu)筑適應(yīng)智慧城市信息共享需要，維護(hù)檔案信息資源完整與安全，保障國家、組織、個(gè)人數(shù)據(jù)安全的政策環(huán)境；從建設(shè)和完善檔案信息資源的共享制度、保密制度和審計(jì)制度等入手，明確不同檔案數(shù)據(jù)的傳播范圍和方式，保障檔案信息資源從生成、存儲(chǔ)、遷移、整合到挖掘、分析、利用各環(huán)節(jié)的真實(shí)、可靠性。

加強(qiáng)安全體系建設(shè)。加強(qiáng)安全體系建設(shè)就必須在實(shí)時(shí)開展數(shù)字檔案資源異質(zhì)異地備份，保障檔案實(shí)體安全的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保障云時(shí)代檔案大數(shù)據(jù)的信息安全；通過統(tǒng)一身份認(rèn)證和訪問權(quán)限控制提高檔案系統(tǒng)的隱私保護(hù)能力，降低安全風(fēng)險(xiǎn)；通過加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案的日常監(jiān)管，降低檔案需求無序性和檔案數(shù)據(jù)聚集性引發(fā)的泄密風(fēng)險(xiǎn)，真正建立起既適應(yīng)智慧城市建設(shè)要求，又符合檔案固有屬性的信息安全保障策略。

加強(qiáng)專業(yè)人才建設(shè)。人才是智慧城市環(huán)境下順利推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)的決定因素，因此檔案部門應(yīng)從加強(qiáng)職業(yè)準(zhǔn)入機(jī)制、考評(píng)激勵(lì)機(jī)制、繼續(xù)教育機(jī)制等入手不斷優(yōu)化人才策略，提高從業(yè)者的檔案專業(yè)技能及相關(guān)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及法律知識(shí)，使其真正成為適應(yīng)智慧城市建設(shè)發(fā)展要求的檔案業(yè)務(wù)專家，成為檔案信息資源的有效組織者、審計(jì)師和導(dǎo)航員。

（責(zé)任編輯：聞 道）

參考文獻(xiàn)：

［1］周珺."智慧城市"中的檔案信息資源建設(shè)［N］.中國檔案報(bào)，2012-05-28.

［2］馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2006.

［3］楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會(huì)議上的講話［N］.中國檔案報(bào)，2010-12-24.

［4］楊冬權(quán).關(guān)于隨館藏?cái)?shù)量增加而相應(yīng)增加各級(jí)國家檔案館人員編制的提案［N］.中國檔案報(bào)，2013-03-07.

［5］李臻，姜海峰.圖書館移動(dòng)服務(wù)變遷與走向泛在服務(wù)解決方案［J］.圖書情報(bào)工作，2013，（2）.

中圖分類號(hào)：G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-9652（2016）03-0064-03

作者簡(jiǎn)介：

孟 歆（1980—），女，江蘇常熟人，蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室館員，碩士。

A Smart City Oriented Study of Archival Information Resources Construction