開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究

陳楠

摘 要：本文以開放大學(xué)的學(xué)籍檔案為載體，從管理和服務(wù)兩個方面就其創(chuàng)新進行了探究。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué)；學(xué)籍檔案；創(chuàng)新

在當前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學(xué)只有在學(xué)籍檔案方面對管理和服務(wù)進行創(chuàng)新，才能更好地優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，對服務(wù)進行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對管理流程進行創(chuàng)新。在準備階段，制訂畢業(yè)審核方案，對畢業(yè)生成績的發(fā)布和審核的時間以及畢業(yè)審核報告的形勢和畢業(yè)審核通知的發(fā)布等均需做好準備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復(fù)審以及終審，對數(shù)據(jù)進行審核和校對，并制作和發(fā)放畢業(yè)證書。但是必須保證信息的準確性，嚴禁存在任何錯誤。在上報環(huán)節(jié)，主要是整理好學(xué)生數(shù)據(jù)之后及時上報到有關(guān)主管部門。而在存儲環(huán)節(jié)，要根據(jù)建檔要求，將畢業(yè)生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進行保存。

2.從管理制度上進行創(chuàng)新。在學(xué)籍檔案管理中，注重管理流程創(chuàng)新的同時還應(yīng)在管理制度上進行創(chuàng)新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現(xiàn)有管理機制，明確檔案管理的目標和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術(shù)上進行創(chuàng)新。這里主要是加強計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，盡可能地摒棄傳統(tǒng)的手工模式，利用計算機技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，集檢索和編研以及統(tǒng)計為一體，提升學(xué)籍檔案工作效率與信息開發(fā)效益，傳播各種信息資源，這對提升學(xué)籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學(xué)籍檔案信息資源的共享作為目標，加強建設(shè)的力度，著力提高學(xué)籍檔案資源的信息化建設(shè)水平。而在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，盡可能地為學(xué)生提供交互式和開放式的學(xué)籍檔案管理平臺，使其更好地對有關(guān)信息進行檢索，實現(xiàn)檔案資源的共享。

二、從服務(wù)方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案服務(wù)的創(chuàng)新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優(yōu)化管理，就需要將管理上升到服務(wù)的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應(yīng)提供多元化的服務(wù)，促進服務(wù)的創(chuàng)新。

1.在服務(wù)意識方面進行創(chuàng)新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內(nèi)，應(yīng)給廣大師生和社會上的一些學(xué)籍檔案信息的發(fā)布等提供支持。由于學(xué)籍檔案中所記錄的內(nèi)容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴肅性和神秘感，所以在學(xué)籍檔案資源的開發(fā)和研究方面難以形成一定的氛圍，進而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學(xué)籍檔案服務(wù)平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設(shè)法調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升。

2.在服務(wù)模式方面進行創(chuàng)新。主要是對歸檔材料實施數(shù)字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應(yīng)加強對其的數(shù)字化處理，并及時建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)存儲中心，將檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫中，從而促進學(xué)籍檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。而在此基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學(xué)籍檔案管理標準和規(guī)范，并對這些資源進行網(wǎng)絡(luò)備份，從而確保數(shù)據(jù)資料的安全性。

3.在服務(wù)手段上進行創(chuàng)新。首先是制作網(wǎng)頁，并將學(xué)籍檔案信息及時錄入，以便于對學(xué)籍檔案信息進行檢索，從而更好地促進服務(wù)水平的提升。其次是建設(shè)電子文檔中心，對各種學(xué)籍信息進行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現(xiàn)電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統(tǒng)的獨立格局，將信息系統(tǒng)變得更加開放和更具共享性，實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統(tǒng)的整體優(yōu)勢發(fā)揮出來，從而更好地實現(xiàn)資源的共享，促進學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升，并加強對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，在服務(wù)手段上贏得客戶的認可和青睞。

三、結(jié)語

綜上所述，開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進管理水平的提升，還應(yīng)從傳統(tǒng)的管理理念上轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來，并對管理模式、服務(wù)方式等進行不斷創(chuàng)新和發(fā)展，才能更好地為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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