關于企業檔案管理數字化建設的思考

文/郎繼榮

關于企業檔案管理數字化建設的思考

文/郎繼榮

信息技術在檔案管理工作中的應用，給檔案管理工作帶來了難得的發展契機。檔案管理的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。但檔案管理的數字化之路并非一蹦而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能更好地推進檔案數字化建設。為此，本文闡述了企業檔案管理數字化建設的必要性，以及企業檔案管理數字化建設的對策。

企業；檔案；管理；數字化；建設

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的高速發展和推廣應用使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時，信息技術的發展與廣泛應用使檔案管理的數字化建設提上了日程，給我們企業檔案工作帶來了新的契機，信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題——這就是檔案管理的數字化建設。

1 檔案管理數字化建設的必要性

1.1 檔案管理的數字化是改善檔案管理工作的需要

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

1.2 檔案管理的數字化是實現辦公自動化的需要

檔案數字化可以提高單位的辦公效率，可以使文件材料得到及時有效地歸檔，辦公人員足不出戶便可查詢想要的檔案資料。總而言之，這種無墻界檔案管理模式適應了辦公自動化的需求。

1.3 檔案管理的數字化是檔案載體更新換代的需要

傳統意義上的檔案管理以紙質、照片、錄音、錄像等為載體，其容易損壞或是丟失，近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案部門提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案如何更好地收集、保管、保護和利用，而這個問題只能通過檔案的數字化來解決。

1.4 檔案數字化是深化檔案利用的需要

當今，人們的時間觀念越來越強，領導做出重大決策要求迅速準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾利用要求方便快捷，這都迫切需要檔案信息資源保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務舉措，使館（室）藏檔案信息資源能及時、方便地提供給各方面的利用者。

2 加強企業檔案信息數字化的有效途徑

2.1 提高認識，科學規劃

首先，必須在思想上充分認識企業檔案信息資源的重要意義，它是國家檔案信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，企業檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現代化建設中發揮重要作用時，企業檔案和企業檔案工作的意義和價值才能充分地展現出來。因此，我們要按照國家有關規定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現實有用信息。其次，要作好科學規劃。將大量的企業檔案數字化。首先要做好館（室）藏情況的調查，包括企業檔案的類型，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，載體形態與狀態、館（室）藏檔案數量、檔案信息利用等基本情況。根據館（室）藏情況制定檔案數字化的科學規劃，包括硬件的購置計劃和數字化處理規劃。企業檔案數字化要經過一個較長的過程，硬件購置要根據企業的經濟效益逐步解決，應從實際和長遠打算，保證所購買的掃描儀等硬件設施的配套性，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。企業檔案數字化實施處理規劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館（室）藏重點檔案和利用率高的檔案先行數字化，盡快滿足企業生產和利用者的需求。

2.2 強化企業檔案基礎工作，為檔案數字化作好準備

首先，檔案數字化必須有所選擇，針對館（室）藏的檔案資源，不加選擇地全部數字化那是不可能的、也是不必要的。在實際工作中，我們要根據企業生產經營的具體情況確定那些館（室）藏檔案原件應該數字化，那些不需要數字化以及那些優先數字化。也就是將企業珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案優先數字化。其次，要做好企業檔案數字化時掃描儀掃描參數的選擇。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加，否則掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。第三，做好企業檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查重點要檢查數字化前的檔案整理檢查，要進行數字化的檔案原件必須完整、排列正確，對影響掃描質量的原件要預先進行修復；數字化后的數據質量、圖像質量檢查，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，對文件圖像質量有問題的應重新掃描；數據連接檢查，通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行連接，形成一一對應。

2.3 加強企業檔案信息數字化人才培養

檔案信息數字化涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以應加強這方面技術人員的培養。由于企業檔案人員身兼多職，要想脫產學習不大可能。所以就必須采取適合企業需要的學習方式，一是加強在職人員的教育培訓，通過繼續教育、專題培訓、專題講座、專題研討形式等提高信息化管理知識，培養一批檔案信息化管理型人才，充分發揮檔案信息化管理型人員的紐帶輻射作用。二是加強檔案人員的上崗培訓，通過崗位培訓，技能訓練，使他們了解和掌握現代化管理的基本知識，熟練操作、靈活使用檔案管理軟件。三是建立檔案工作目標激勵機制，激勵每一個人認真鉆研，刻苦學習檔案業務知識和信息技術、現代管理等相關知識，不斷追求新目標，成為檔案信息化建設的行家里手。

3 結語

總之，企業數字檔案信息資源的獲取和管理是一項長期的工作，這項工作的開展情況直接影響著企業檔案信息資源建設的質量，它是企業檔案信息化建設成敗的關鍵，也是衡量企業檔案信息化水平的一個重要標志。因此，我們的檔案管理人員必須重視數字檔案信息資源的獲取和管理，要認真研究、解決工作中遇到的問題，勇于面對新的機遇和挑戰，不斷完善我們的工作制度、工作方法，把這項工作開展好、發展好。

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（作者單位：山東壽光港投集團）