檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)探析

楊洋

摘要：學(xué)校檔案是學(xué)校從事管理以及各項教學(xué)科研工作和教育監(jiān)督評估的重要材料，它蘊藏著豐富的信息資源，記載著學(xué)校發(fā)展的歷史軌跡、教育、教學(xué)、管理、科研等工作的每一個細(xì)節(jié)，是學(xué)校最為珍視的財富。但學(xué)校檔案管理在信息化的建設(shè)過程中仍然存在著一些問題。檔案工作如何快速適應(yīng)新形勢需要，積極尋求創(chuàng)新發(fā)展之路，是迫切要解決的問題。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設(shè)

學(xué)校檔案是廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，它反映了學(xué)校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用，分析利用學(xué)校檔案，能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。因此，檔案管理工作是學(xué)校管理活動的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前各學(xué)校檔案信息化水平參差不齊，檔案信息資源開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴(yán)重滯后，主要表現(xiàn)在：一是學(xué)校檔案信息化建設(shè)觀念相對落后。一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，思想認(rèn)識不到位，檔案意識淡薄；二是學(xué)校檔案管理手段和管理方式落后，不能適應(yīng)新載體、新領(lǐng)域檔案管理的需要，不能適應(yīng)迅速增長的檔案工作量和檔案現(xiàn)代化管理的需要。三是學(xué)校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在電子文件歸檔方面，各學(xué)校產(chǎn)生的大量電子文件，大都未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理，且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和完善的管理制度，造成了許多寶貴的信息資源散失。四是檔案管理人員素質(zhì)不高。缺乏專門的檔案管理人才，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，缺乏積極性和主動性。計算機應(yīng)用水平和實際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

二、檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)路徑

（一）創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標(biāo)。

（二）健全檔案管理制度，完善檔案管理體系。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，在結(jié)合學(xué)校自身情況的基礎(chǔ)上，制定出一套科學(xué)完善的檔案管理規(guī)章制度及檔案管理機制，建立起檔案工作的責(zé)任制度，使檔案管理工作做到照章辦事和按規(guī)操作。建立系統(tǒng)完善的《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》、《綜合檔案室工作職責(zé)》等制度，使檔案管理工作形成一套完整的體系機制，從而促進學(xué)校檔案管理工作良好發(fā)展。

（三）加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新。檔案管理信息化建設(shè)是今后檔案管理的必然趨勢。首先，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，為開展檔案信息服務(wù)創(chuàng)造條件；其次，要加強對電子文件的管理，統(tǒng)一文件格式，提高數(shù)據(jù)的通用性和可靠性，同時要做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，保護電子文件的原始信息；最后，要解決好歸檔電子文件的保存問題，要定期對電子文件進行復(fù)制，防止信息的損壞和丟失。

（四）加快館藏檔案數(shù)字化進程。結(jié)合學(xué)校檔案館館藏情況，優(yōu)先對重要的、急需保護的檔案和利用率高的檔案，包括歷史檔案、需要搶救的紙質(zhì)檔案（字跡模糊不清晰、圖紙等）、照片檔案、聲像檔案以及利用率較高的學(xué)籍檔案等進行數(shù)字化加工，建立數(shù)字化加工的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)字化工作流程，確保檔案信息資源（紙質(zhì)檔案、磁盤、光盤和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等）著錄格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)、文字符號表達與轉(zhuǎn)化等的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實現(xiàn)館藏數(shù)字檔案與電子文件歸檔后形成的電子檔案的集成管理與統(tǒng)一存儲。

（五）對電子文件進行歸檔管理。在對電子文件的檔案屬性進行確定后，要把應(yīng)該進行歸檔的電子文件從網(wǎng)絡(luò)存儲器中拷貝或者刻錄到可脫機運行的存儲載體中，以確保文件的長期存儲。如果要對通過存儲載體傳遞的電子文件進行歸檔的話，就要做一些必要的認(rèn)證及輔助性工作，把電子文件進行雙重備份，一種備份成紙張形式，一種備份成數(shù)字化載體的方式比如光盤等，并對這兩種方式進行分別歸檔管理。一套交由檔案管理部門進行統(tǒng)一保管，另一套則由相關(guān)的部門進行保管。為保證電子文件的真實性，對歸檔的電子文件的格式也要有要求，文檔文件應(yīng)該采用DOC或者TXT格式的，數(shù)據(jù)文件應(yīng)該用DBF格式的，圖像文件應(yīng)該用JPG格式的。

（六）案管理工作的互動性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要進一步突出檔案工作的互動性，使檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對檔案工作進一步改進。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進行溝通，積極建立讀者信息反饋機制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要廣泛應(yīng)用推廣OPAC（聯(lián)機公共目錄）系統(tǒng)服務(wù)，為檔案使用者打造互動的平臺。同時，要進一步與其它檔案館進行聯(lián)動，實現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好校園網(wǎng)、校域網(wǎng)、城域網(wǎng)，增強與其它學(xué)校檔案館的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務(wù)的實效性。

（七）推進檔案數(shù)字化和資源共享。資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計劃，強化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。

（八）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校加強檔案信息化建設(shè)中需要的基礎(chǔ)設(shè)施包括計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)傳輸與其他的信息輔助措施，這是最為基本的設(shè)施條件。在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要根據(jù)實際情況的需要為檔案室配備掃描儀與檔案信息化管理的軟件等措施，檔案管理的過程中需要建立上電子檔案室，實現(xiàn)電子文件信息的采集與管理，檔案信息管理軟件需要具有采集、存儲整理、利用等功能，保證檔案信息管理的順利進行，因此，在檔案信息化管理的過程中，需要不斷地加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

（九）加強學(xué)校檔案信息安全保障體系建設(shè)。檔案信息的安全性是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案部門應(yīng)把檔案信息的安全放在突出的位置，加強對檔案信息管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備的管理，做好對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行定時的異地備份工作，確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。在內(nèi)部管理系統(tǒng)中，檔案部門應(yīng)制訂電子檔案全過程管理制度和信息安全責(zé)任制度，設(shè)置不同的工作權(quán)限和查詢權(quán)限，加強檔案網(wǎng)上利用的身份認(rèn)證和密鑰管理，確保不同權(quán)限的人查看不同檔案內(nèi)容的信息。

【參考文獻】

[1]高繼蓮.淺析新時期學(xué)校檔案管理[J].檔案天地，2012（04）

[2]黃夏基.檔案信息化建設(shè)和檔案管理研究[J].山西檔案，2014（06）

[3]張建國，張英彩.關(guān)于檔案信息化建設(shè)中幾個問題的思考[J].山東檔案，2012（13）