規范管理流程 促進信息化大項目落地
——通過信息化手段管理信息化大型項目的研究與應用

汪洋，胡淼，呂春明，楊志剛，魏先峰，李艷南（.遼寧省衛生信息中心，遼寧 沈陽 0005；.遼寧省衛生對外交流中心，遼寧 沈陽 0005；東軟集團股份有限公司，遼寧 沈陽000）

規范管理流程 促進信息化大項目落地
——通過信息化手段管理信息化大型項目的研究與應用

汪洋1△，胡淼2，呂春明3，楊志剛3，魏先峰1，李艷南3
（1.遼寧省衛生信息中心，遼寧 沈陽 110005；2.遼寧省衛生對外交流中心，遼寧 沈陽 110005；3東軟集團股份有限公司，遼寧 沈陽110001）

摘 要：近幾年隨著深化醫療體制改革的不斷向前推進，國家對衛生信息化的投資也在不斷加大，致使衛生系統大型的信息化項目層出不窮。網絡速率的提升和云計算技術的廣泛使用，使大集中部署的應用系統（云模式）以其獨有的優勢逐漸為大家認知。如何管理好這些大項目，對于缺乏大項目管理經驗的衛生系統來說，這帶來了不小的難題。本文以遼寧省基層醫療衛生機構管理信息系統項目為例，介紹遼寧省衛生信息中心通過建立項目管理信息系統來管理大型信息化項目的研究與應用。

關鍵詞：信息化；大型項目；項目管理；TSS

0 引言

長期以來，衛生行業信息化建設的主體集中在大型醫院，隨著2009年新醫改的推進，為國民提供可及的、低價的基本公共衛生服務在國家戰略位置得到了大幅度的提升，對衛生信息化的要求也出現了非常大的轉變，不再局限于提供機構化、專業化的信息服務，而是向區域化、普及化方向邁進。先后出現了基于居民電子健康檔案的區域衛生信息平臺、基層醫療衛生機構管理信息系統、婦幼保健管理信息系統、計劃免疫管理信息系統等等一系列面向整個區域的醫療衛生信息化系統。

“區域”是指具有獨立財政支撐，具有完整的醫療衛生體系的行政區劃地區，一般說來主要指省、地級市、縣區等。這些“區域”信息化系統面向的人群不僅僅是到醫院就診的病患，而更多的是社區的普通居民，建設的內容也從給醫院提供門診、住院、檢查、化驗等就診流程的信息化服務，演變成為除了提供基本診療服務外，還提供城鄉居民提供健康檔案管理、疾病控制、慢病管理、婦幼保健、老年人管理、衛生監督等基于健康檔案和公共衛生的信息化服務。建設的主體從醫院自建，轉變為由衛生行政管理機構主抓，區域內的全體相關醫療機構共同配合建設。這類項目建設的廣度和復雜度都較之于以單個醫院為主體的信息化建設有了大幅度的增加，從而帶來了對項目管理上的更高的要求。

1 遼寧省基層衛生系統項目建設特點與問題分析

1.1項目簡介

基層醫療衛生機構是指城市社區服務中心（站）、農村鄉鎮衛生院和村衛生室。基層醫療衛生機構主要承擔一般常見病及多發病的基本醫療服務、基本公共衛生服務、計劃生育、基本藥物管理以及醫療保險（新農合、醫保、大病保險等）、衛生綜合管理等服務。

遼寧省基層醫療衛生機構管理信息系統（以下簡稱“基層衛生系統”）項目總投資2.48億元，其中中央投資1.34億元。項目覆蓋全省14個地市、100 個縣區的100個衛生局、100個醫改辦、244家中心鄉鎮衛生院、423家社區衛生服務中心、779家鄉鎮衛生院、1302家社區衛生服務站和每個行政村1所共11823家承擔基本公共衛生服務并實施基本藥物制度的村衛生室，服務人口4300萬人。全省統一采購1套應用軟件，14個市分別建立各自的基層業務應用中心，分別招應用軟件實施建設單位（即1+14模式）。

1.2項目特點

（1）涉及面廣。項目共覆蓋基層醫療衛生機構近1.5萬家，這些機構均勻分散在全省各地，覆蓋范圍非常廣。項目建設既要包括軟件開發、差異化需求、軟件實施，又涉及到網絡及硬件設備采購安裝集成，還涉及到技術、質量、計劃、安全等各個方面的管理內容［1］。

（2）涉及的干系人眾多、需求復雜。參與項目建設的單位比較多，包括多個建設方、承建方、實施單位、醫療衛生機構、監理單位等，需要處理需求、研發、培訓、實施、質量、進度、后續服務等諸多環節。業務需要滿足全省14個地市，數萬家醫療衛生機構的需求。

（3）溝通的層級多。項目的管理核心在省級，而主要的終端用戶在街道、在社區，在鄉村，從省到村共五個層級，如何將上層的意圖正確的傳達到基層，把基層的需求和問題完整的反饋到上層，成為項目建設的難點之一。

（4）人力資源缺乏。項目管理面臨的重大的挑戰是能否在有限的人力情況下，能夠組織起大規模的實施。對實施人員既要有質的要求，又有量的要求。這就要求及時地了解實施人員的工作進度，實施能力和存在的問題，對實施能力低的人員要有合理的培養機制。

（5）1+14合作模式。這是遼寧省基層衛生系統項目有別于其他項目的重要建設模式，即系統開發商和實施單位不是由一家廠商來承擔。這樣可以有效地防止項目對一家廠商的依賴性。但同時也帶來了問題，如何能協調開發商與實施單位密切配合，達到項目建設的效果，又是一個擺在面前的難題。

（6）實施經費不足。在本項目各地的可行性研究報告中，按照省發改委意見最終將培訓、實施經費控制在3-4%，實施經費緊張增加了項目實施風險。控制實施成本，保證實施質量成為本項目成敗的關鍵。

1.3問題分析

基本上述特點，借鑒以往項目的實施經驗，遼寧省基層衛生系統項目可能存在諸多風險因素，這些問題如不能及時地解決，勢必會影響項目建設的進度和質量。

1.31需求、開發、實施等關鍵階段缺乏完善的管理流程

在粗放型的項目建設中，項目管理的各個階段無必然的劃分，由于項目人員少，面向的服務對象單一，甚至有些關鍵階段即使缺失對項目也無必然的影響。然而，面對當前的復合型項目，經驗主義的方式很難讓項目順利的執行。項目組需要處理來自于14個地市的不同實施單位反饋上來的成千上萬家基層衛生機構的需求；應對各地市繁雜的新農合系統，處理原公衛系統歷史數據；各實施單位需要解決實施過程中最終用戶的問題等等。這是一項僅憑借管理者自身的肉眼和雙手難以完成工作，如果沒有一套完善的管理流程，不能對項目不同階段的關鍵任務進行有效的掌控，不能對關鍵任務進行實時跟蹤，會將項目組每天陷入亂糟糟的會議、電話、郵件、投訴等事務中無法自拔。

1.32缺乏對工作任務合理分配和跟蹤監控的有效手段

口頭的計劃傳達廣泛的應用在傳統型項目的實施過程中，項目負責人需要定期或不定期的召開會議布置任務和跟蹤任務。參會人員往往集中在幾個主要干系人身上，會后干系人需要將正確的意圖傳達給具體的實施人員按計劃落實，并定時的跟蹤結果。在這樣一個僅通過會議傳達信息的項目里，項目管理者對工作任務能否貫徹執行的作用力非常的低，也往往容易產生工作邊界不清晰的問題，結果或是置之不理，或是相互推諉。分析其主要原因，就是在項目實施過程中產生的信息資源沒有及時地傳遞、采集、跟蹤，對于相互推諉的任務不能及時發現。

1.3.3缺乏多層級溝通、信息的有序傳遞的便利渠道

對于一個需要層層傳遞的信息，在傳遞過程中保持信息的完整性和及時性是非常重要的。在實際的項目建設中，我們往往會發現，從下面反饋上來的問題，經過層層的傳遞和理解后，到具體的執行層面已經是幾天以后，甚至幾周以后的事情了，問題本身也早已因不同的理解而變得面目全非，反之亦然。

2 系統設計

2.1TSS系統介紹

TSS（Technical Service System）系統是由遼寧省衛生信息中心與軟件公司合作設計開發的一套用于大型信息化項目管理的軟件系統。促使開發TSS系統的主要原因就是基于遼寧省基層衛生系統項目的特點及可能面臨的問題。TSS系統采用了B/S的架構并且嵌入了工作流軟件，目前TSS系統已經在遼寧省基層衛生信息系統項目中投入使用并取得了良好的效果。主要功能分為以下四類：一是需求、開發、實施流程管理；二是問題處理流程管理；三是數據分析、輔助決策；四是培訓考核的管理（如圖1所示）。

培訓考核系統是TSS系統的一個業務分支，相對獨立。目的是解決實施單位能夠快速掌握、運用系統功能，量化實施服務能力的手段。同時也是實施單位對醫療衛生機構操作人員培訓考核的工具。

系統包括三個主要功能（如圖2所示）：

一是對實施單位的培訓功能。包括培訓機構人員管理、培訓課件管理、培訓申請管理等；

二是對實施單位進行業務考核的功能。包括題庫管理、在線選題、考核過程管理等；

圖2　培訓考核管理系統功能圖

圖1　TSS系統功能架構圖

三是實施單位對醫療機構上線前的業務考核功能。包括操作員類型管理、對應題庫管理、在線選題、考核過程管理等。

2.2TSS系統流程設計

2.2.1需求管理流程設計

需求管理包括總體需求的管理和需求變更的管理，這里主要介紹一下TSS系統對需求變更管理的控制。需求變更主要發生在實施過程中，用戶在系統應用時發現系統提供的功能與實際需求有差異或缺失，此時，可以啟動需求變更流程（如圖3所示）。

在需求變更流程控制中，可以分為幾個主要的任務：

一是進行需求采集和評估。在實施過程中由基層醫療衛生機構提出發現的需求差異，現場的實施人員理解溝通后，由實施人員將需求錄入TSS系統并啟動需求評估工作。提交的初始需求分別由實施組和開發組進行評估，確認該需求是否為新的需求，一旦確認為新的需求，提交到省專家組進行討論。

圖3　需求變更流程設計圖

二是需求討論和變更控制。已確認的新需求，由省衛生信息中心組織專家會議進行討論。省專家組由省基層衛生業務及管理專家，軟件開發商、實施單位軟件設計人員多方組成。在會上確認的新需求將進入需求變更控制流程，提交給開發組進行后續的開發工作，未確認或暫時不予開發的需求說明原因和延期開發計劃。

三是需求的開發和版本發布。在需求開發過程中，TSS系統會輔助開發組管理開發任務和開發版本，并由TSS系統進行打版和發布。發布的需求經現場驗證方可關閉該任務。TSS系統讓實施組、開發組、專家組和衛生管理人員都能看到需求當前的狀態和推進的進度。

2.2.2問題管理流程設計

這里主要介紹TSS系統對一個常規問題如何去處理。問題產生的源頭主要是基層醫療衛生機構的醫生、護士、財務、行政管理人員以及在現場的實施人員。問題提出后，現場實施人員將會對問題進一步確認，如果這個問題可以在現場通過交流、培訓解決，則不視為問題，否則將啟動問題管理流程（如圖4所示）。

問題管理主要分為以下幾個主要流程：

一是問題初判流程。實施單位要對實施人員錄入的問題進行判斷，如果是操作類問題，則自行解決并關閉問題。如果此問題未查明原因或涉及到程序修改，則需要正式提交。

二是問題定位流程。被初步判定判定為BUG或者新需求的問題，將由開發組進行審核，將問題詳細的定位，分配給相應角色進行處理，如果是新需求，將進入需求變更處理環節。

三是問題處理流程。對于BUG問題、UI修改問題等，開發組會判斷是否進入專家組討論環節，如果需要討論，則由專家組給出修改意見，否則直接進入開發環節。

四是問題驗證管理流程。所有經過開發環節的BUG，在補丁發布后，需要由實施組對問題進行驗證，驗證通過才能最終關閉問題。

圖4　問題管理流程設計圖

2.2.3分析與監管流程設計

在TSS系統之前，對項目實施進度的跟蹤更多的依賴于項目例會、項目報告等手段。然而，無論是例會還是報告，更多是對形勢主觀的判斷，缺乏客觀的數據依據，不僅無可靠的說服力，而且還會人為的忽視了風險的存在。所以，TSS系統在設計時要求，一是將過程數字化，可以跟蹤到每個任務當前的狀態；二是將規范手段和監管手段結合到一起的，共同促進項目的按時達成（如圖5所示）。

TSS系統的監管模式主要服務對象是衛生行政管理部門，在監管模式下，系統從三個方面可以獲取到所需要粗細力度的數據。

一是管理信息分析。當用戶登錄時，系統會根據登陸人的權限對數據進行預處理，例如按區域、按機構等，生成所轄區域的分析報表，分析報表的數據顆粒度比較粗，幫助管理者從整體上觀察問題的發展趨勢和比較相同條件下的差異性。

二是按主題對問題監管。用戶可以按自己的需求設定監管指標，例如設定查詢未完成類的問題，查詢某一區域的需求處理情況等等。為監管的便利，系統支持監管指標約束的數據統計和明細條目查詢。監管條件的數據顆粒度適中，能夠按管理者的主觀意愿生成分析結果，能夠發現實施過程中存在的實際問題。

三是對重點問題定位。對管理人員來說，對于重點地問題需要定位到問題本身。用戶可以輸入檢索條件，查詢后，將需要重點監管的問題檢索出來，也可以通過對重點問題的分類，將需要關注的問題檢索出來。

圖5　監督管理流程設計圖

2.2.4培訓考核管理流程設計

（1）培訓流程設計

從各地市進入實施階段起，負責地市的實施單位首先要接受項目的統一師資培訓工作，培訓的內容包括：業務系統部署、使用，TSS系統使用以及流程和規范等。對實施工作來說，培訓具有承上啟下的作用，所以做好培訓工作是非常重要的。要首先由地市衛生計生委向省衛生計生委發起培訓申請，提交參加培訓人員名單，確認具備實施工作條件，經過審批后方啟動培訓工作流程（如圖6所示）。

培訓系統是培訓考核系統的功能之一，主要完成的功能有：

一是發起培訓申請。由下級部門向上級部門發起培訓申請，經上級部門審批同意，確定本次培訓的具體安排，安排包括培訓的時間、地點，培訓的計劃及要求等，并通過首頁或短信提醒通知參培人員準備。

二是培訓前準備工作。培訓開始前需要進行培訓的準備工作，首先搭建培訓環境，維護培訓課件庫，上傳培訓課件和講義；其次是維護培訓人員名單并創建學員賬號。

三是培訓出勤考核。通過培訓系統，在學員報道時刷有效證件（二代身份證或居民健康卡）進行登記。在培訓期間刷卡記錄出勤情況，出勤記錄會作為最終考核成績的一部分。

（2）考核流程設計

圖6　培訓流程設計圖

由于遼寧省基層衛生系統項目的培訓和考核工作非常繁重，對在線考核系統的設計，側重點在于三個方面，一是突破空間限制，支持異地參加考試；二是提高考試效略，讓考試更加智能化。三是強化題庫管理，考核內容即是對培訓效果的驗證，也是為了發現和改正培訓中存在的問題，強化培訓工作。

在每次培訓結束后，對學員進行一次綜合考核。主要考查考生對業務、流程和規范的理解以及動手操作能力。

考核方式全部采用上機考試，形式分別是在線答題和上機操作（考試系統與應用軟件聯動，通過科學設置記錄關鍵業務點來評定對系統的實際掌握情況）（如圖7所示）。

圖7　考核流程設計圖

在線考核系統主要完成的功能如下：

一是試卷管理。可以從課程、各種題型及題目數量等方面制定試題生成規則，同時，還可以對庫中已有的試卷進行修改和刪除，添加新試卷等。

二是題庫管理。添加新的考題、刪除舊有考題、修改原有考題，其中試題類型包括判斷題、填空題、選擇題；對于每種類型的試題，培訓老師可以設置題干、答案等屬性。

三是成績管理。查看考生的考試成績，并針對不同的課程進行成績統計，包括考試人數、最高分、最低分、平均分以及各分數段得分人數等。

四是考生管理。對考生的資料進行查詢、刪除，分配考生帳號。

五是在線考試。可以任選時間進行在線考試，考試結束后，系統會根據已有的標準答案進行在線判卷，學員可以立刻知道考試成績。

3 使用效果

目前，遼寧省基層衛生系統項目已經在全省14個地市全面開展鋪開，隨著各地市的實施工作陸續啟動，TSS系統會在項目建設中發揮更大作用。除了基層衛生項目外，TSS系統還在全省大集中部署的婦幼健康服務管理信息系統中得到應用。

TSS系統尚處在一個不斷完善和發展階段，根據最佳實踐情況改進遼寧省項目管理的理論與方法，通過不斷的探索完善項目管理信息系統的功能，逐步總結出一條適合于遼寧省衛生系統的大型信息化項目的管理之路。

4 討論

通過TSS系統在遼寧省基層項目中的應用情況和取得的成效，可將此系統應用到類似的項目中來，發揮其管理功能，保基本、強基層、建機制［2］，提高項目的實施效率、節省實施成本。

參考文獻

［1］ 王孝寧，張合華，汪洋；遼寧省基層衛生信息化建設現狀調查與分析；［J］.中國衛生信息管理雜志，2014，（5）:474-478.

［2］ 周樂明，吳開明；當前基層醫療衛生機構信息化建設難點及對策；［J］.中國衛生信息管理雜志，2014，（4）:408-409.

基金項目：國家“十二五”科技支撐計劃（項目編號：SQ2015BA0200500）

作者簡介：汪洋，男，遼寧省衛生信息中心，技術總監；研究方向：人口健康信息化、區域衛生信息平臺、衛生信息標準、健康服務與管理、電子商務、互聯網金融。

To Standardize Management Process and Promote the Implementation of the Large Informatization Project——Research and Application of Large Informatization Project Management by Informatization Methods

WANG Yang，HU miao， Lü Chunming，YANG Zhi-gang，WEI Xian-feng， LI Yan-nan
（Health Information Center in Liaoning， Shenyang 110005； Liaoning Province health of foreign exchange center， Shenyang 110005； 3 Neusoft Group Co.， Ltd.， Shenyang 110001）

Abstract：In recent years， along with the deepening of medical system reform continuously moving forward， national investment in health information technology has also been increased， the informationzation projects for health system abounded accordingly. Then， with the development of Internet technology and the widely used of cloud computing technology， the superiority of the centralization deployment for application system （cloud model） is just gradually acquainted by people. For the health system， that’s a really big problem that how to manage these large informationzation projects due to lacking experience. This paper， taking the grassroots medical and health institutions management information system project in Liaoning province as an example， expatiates on the research and the application of building project management information system to manage large informationzation projects， which is constructed by LiaoNing Health Information Center.

Keywords:Informatization； Mega project； Project Management； Technical Service System