淺談不動產登記檔案的有效管理

文/孫文偉 瀘縣不動產登記中心 四川瀘州 646100

淺談不動產登記檔案的有效管理

文/孫文偉 瀘縣不動產登記中心 四川瀘州 646100

隨著《不動產登記暫行條例》的出臺和實施，不動產統一登記工作在我國示范點已率先啟動，將原來分散在國土、住建、農林等部門的登記職能整合到不動產登記機構，作為不動產登記重要基礎性工作的不動產檔案工作也面臨新的抉擇，管理模式也在不斷的探索過程中。筆者就當前不動產登記檔案如何有效實施管理談談自己的看法。

不動產；管理方式

1 不動產登記檔案的形成

不動產登記檔案是不動產登記簿記載相關信息后，各類不動產申請登記的原始憑證，以及登記機構的內部調查審核文件收集、整理、歸檔而形成，不動產原始登記憑證包括不動產權利登記申請審批表；申請人、代理人身份證明材料、授權委托書；相關不動產權屬來源證明材料、登記原因證明材料、不動產權屬證書；不動產界址、空間界限、面積等不動產權利設立、變更、轉移、消滅或限制的具體依據，以及申請人提交的其他資料。

2 不動產登記檔案的分類和管理方式

2.1 檔案分類

整個不動產登記機構以不動產登記工作為中心編制分類方案，明確文書、不動產登記登記、照片、光盤、實物五個類別，按保管期限的不同分別給予1-9的目錄號。為方便不動產登記檔案的整理、保管、利用，將不動產登記檔案按保存期限的不同劃分為3類，永久、定期、短期。涉及權屬類登記的（所有權預告檔案視為不動產權屬檔案）為永久，抵押檔案（抵押權預告檔案視為抵押檔案）為定期，地役權檔案、查封檔案、異議檔案、查詢檔案為短期。

2.2 不動產登記檔案的管理方式

不動產登記檔案管理應建立在以計算機技術為核心的現代信息處理技術為基礎的數字化管理，實現不動產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化。檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索。

3 不動產數字化登記檔案的內容

3.1 目錄管理

對歸檔的不動產權屬文件材料進行分類編目，編制檢索工具。因為采用計算機系統進行登記發證，目錄管理就實現了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉變，只要定義好電子目錄與圖像庫數據庫記錄的連接條件，便可根據需要檢索到要求的資料。

3.2 檔案數字化

是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描（數碼攝像）、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案。掃描建檔過程與目錄管理實現無縫連接，掃描圖像的存儲宜選擇數據庫方式的高性能、大容量的存儲系統。

3.3 檔案管理網絡化

網絡化（包括局域網和互聯網）應用是不動產登記檔案利用的主要形式，只有實現檔案管理網絡化，才能真正體現檔案數字化的真正優勢。及時為公安、民政、財政、稅務、工商、金融、審計、統計等各項工作提供服務，加強不動產登記有關信息互通共享。

4 不動產登記檔案的整理

4.1 不動產登記檔案的裝訂方式

不動產登記檔案中的永久檔案以卷為保管單位，編寫頁號，編制目錄，按封面、目錄、一個不動產單元權屬登記內容、封底的順序裝訂；不動產登記檔案中的定期和短期檔案則以袋為保管單位，將一個不動產單元抵押、查封、異議、地役權、查詢登記的內容按順序裝入定制的檔案袋中，由于保管時間相對較短，不再編寫頁號、編制目錄。照片、光盤、實物檔案按相應的專門檔案整理方法整理。

4.2 不動產登記檔案號的編制及歸檔

4.2.1 永久檔案

4.2.1.1 檔案號的編制。不動產登記檔案結合登記信息平臺，權屬類的永久性不動產權登記檔案采用9位數字（如000000123），不按定作物類型進行區分，即房、地、農、林等的不動產權登記檔案統一存儲，如下圖所示：

注：

①檔案采用統一存儲管理，如上表，1柜1 格1盒存放了4個檔案，分別有土地、房屋、林地和承包經營權。

②每個檔案號內按業務鏈關系合并存放，比如房屋檔案000000002包含該套房屋產權鏈上對應3手業務（首次登記、變更登記、轉移登記）的檔案資料，其他定作物的檔案合并方式與房屋類似。

4.2.1.2 永久性不動產權登記檔案采用合檔模式，即同一個不動產單元的不動產權登記鏈上的多手業務應存放在一個檔案保管號中。

4.2.2 定期檔案

4.2.2.1 檔案號的編制。抵押檔案、（抵押權預告檔案視為抵押檔案）為定期，采用8位數字（如00000123） ，不動產抵押業務的檔案，包括土地抵押、房產抵押、林權抵押、在建建筑物抵押等。

4.2.2.2 定期檔案采用合檔模式，不同類型的定期檔案均采用合檔模式，比如抵押設定登記產生新檔案號后，該抵押的轉移、變更、更正業務件均歸入抵押設定業務件所在的檔案號內。

4.2.3 短期檔案

檔案號的編制。查封檔案、異議檔案、地役權檔案、查詢檔案為短期，采用7位數字（如0000123）。查封檔案：預查封和查封登記的檔案，包括土地查封、房產查封、林權查封等。異議檔案：異議登記的檔案。 地役權檔案：地役權登記的檔案。查詢登記檔案：查詢登記的檔案（由于資料少，一般沒有歸檔）。按辦理生存時間的順序，一直使用大流水號，不倒號。

［1］孫軍，姬廣鵬.房產登記檔案查詢制度在法治社會中的承載——從“房妹”、“房叔”、“房姐”到“限制以人查房”的思考［J］.檔案學通訊，2013，（03）.

［2］郭慧敏.關于如何規范房產信息查詢的法律探索［J］.法制與經濟（中旬），2013，（03）.

［3］劉紅梅.對房產管理信息化建設的研究和探索［J］.黑龍江科技信息，2012，（31）.