企業檔案工作與文化建設淺析

黃濤 謝旭 張麗微

摘 要：隨著我國經濟體制改革和知識經濟的迅速發展，企業文化對于提升企業競爭力的作用日益顯著，眾多企業正努力通過加強自身文化建設來提升企業內部凝聚力和行業競爭力。在知識經濟爆炸和全球經濟一體化的今天，企業檔案工作與文化建設的聯系愈加緊密。本文試通過對于企業檔案工作和文化建設兩者關系的闡述和分析，旨在探討如何通過提升企業檔案工作助推企業文化建設工作，實現企業檔案的文化價值，為企業戰略實施和日常業務提供強有力的保證。

關鍵詞：企業；檔案工作；文化建設

1 企業檔案與企業文化

1.1企業檔案是企業在生產、經營、科研、建設項目活動中形成的對國家、社會、企業和職工有保存和使用價值的各種形式的文件材料，是企業無形資產的重要組成部分，也是企業戰略實施中“軟實力”的綜合體現。企業檔案作為企業各項活動的原始記錄，它所記錄的事項反映出企業當時的意識形態，或者說是一種文化，因此可以說企業檔案具備文化性的特征或者說是一種企業文化現象。

1.2 1981年，泰倫斯·迪爾和艾倫·肯尼迪編著了《企業文化--企業生存的習俗和禮儀》一書。該書在當年出版后就立刻成為最暢銷的管理學著作，隨即被世界各國企業所引進和倡導。作為一種先進的管理理論，企業文化引進我國是改革開放的產物，是我國以經濟建設為中心發展戰略的必然要求。

什么是企業文化？赫爾雷格爾等人在1992年提出：企業文化是企業成員共有的哲學、意識形態、價值觀、信仰、假定、期望態度和道德規范。另一個比較成熟的定義是：企業文化是在一定的條件下，企業生產經營和管理活動中所創造的具有該企業特色的精神財富和物質形態。它包括文化觀念、價值觀念、企業精神、道德規范、行為準則、歷史傳統、企業制度、文化環境、企業產品等。

1.3從以上定義可以看出，企業文化從企業的創建就開始伴生，而企業檔案自企業創建之日起就真實、可靠地記錄著企業文化，成為企業發展的歷史文化積淀。因此企業的檔案工作就需要把企業文化這種無形的資源轉換為有形，并通過多種形式展現出來，使檔案利用者能夠充分利用企業文化創造出可觀的經濟效益和社會效益，從而更好地服務于企業日常各項工作和發展戰略。企業要想在激烈的行業競爭中獲得有利地位和持續發展，就必須高度重視企業文化建設和檔案工作。

2 企業檔案工作與文化建設現狀

2.1 缺乏企業文化價值觀和檔案工作價值觀

客觀上講，目前我國企業文化建設的水平仍處于較低水平，企業管理者認為企業文化在日常經營活動中不能產生價值，而價值觀正是企業文化的核心。許多企業缺乏企業使命和企業愿景的設定，以單純追求利潤和股東財富為根本目標，導致企業短期戰略決策傾向，很少從企業的長遠發展和職工的切身利益出發考慮問題，忽視了企業價值最大化和相關者利益最大化的原則。在這種背景下，企業文化通過簡化信息處理、補充正式控制、促進合作并減少討價還價成本為企業創造價值就無法實現。

另一方面，在企業管理者看來，檔案工作只是一種簡單的文書處理，清閑養老，屬于輔助崗位，甚至只設置兼職崗位開展檔案工作，企業管理者主觀地認為檔案工作并不能為企業產生經濟利益和價值。檔案工作真得不能產生價值嗎？舉個簡單例子，企業檔案機構保管的與企業資質和信用有關的資料，如海關和銀行信用評級、質量體和環境體系認證書、職業健康認證書、產品等級認證書等都是企業經營的重要成果，在企業日常經營管理工作中，利用這些信用檔案可以產生可觀的經濟效益，增加企業的財富。另一方面，企業管理者并不了解國家檔案局早在1994年就發布文件規定了開發利用檔案所創效益的計算方法，更不必說了解和掌握其效益計算方法。由此看來，企業管理者檔案工作價值的缺失嚴重阻礙了檔案工作的發展，而通過檔案工作提升企業文化建設就更是無從談起。

2.2 缺乏文化體系和檔案工作體系建設

目前，企業文化建設導向從理論上分為四類：即權利導向型、角色導向型、任務導向型、和人員導向型。四種類型都存在各自優缺點，例如其中權力導向型文化是小業主企業的典型模式；角色導向型可能導致高效率但不太適合動蕩的環境；任務導向型文化具有很強的適應性，但需要依賴于不斷地學習，建立和長期保持這類文化的成本十分昂貴；人員導向性文化中的人員不易管理，造成很多企業不能持有這種文化而存在。因此，企業在進行文件建設工作時要根據自身性質和特點，揚長避短，確定和搭建持續、穩定并與企業自身發展相適應的文化建設體系。

檔案工作方面，企業檔案機構雖然建立和運營，但是缺乏軟硬件購置資源和業務辦理權力，檔案工作崗位無明確晉升方向，職務職級低下，人員配置不足且異動頻繁。在這樣的環境下，企業檔案管理人員只能開展最基本的收集、整理、保管和提供利用工作，檔案資源“束之高閣”，編研工作無暇顧及，檔案工作人員只能是“有心無力”、“望檔興嘆”，通過檔案工作促進文化建設就成為紙上談兵的事情。

2.3 企業文化建設和檔案工作停留于口號和表面文章

目前企業文化最常見的文化建設方式包括空喊口號，頻換標語，開展專項學習和專場和宣講等，開展活動時組織方大張旗鼓、轟轟烈烈，結果卻收效甚微甚至適得其反。至于企業使命、企業宗旨、企業價值觀以及企業目標等更是無人問津，文化建設根本達不到預期效果，相反地，頻繁、大規模的文化建設不得人心，影響職工日常作息，造成職工怨聲載道，不能認同甚至反對企業文化建設，極大地影響了企業文化建設工作。

同樣，拘泥于形式的企業文化建設對檔案工作產生了很不利的影響。有些企業雖然建立了檔案管理機構，配備了相應的工作人員，購置了軟、硬件等辦公設備，但是對于檔案工作日常業務疏于管理，缺乏檔案工作績效考核和目標管理，檔案工作并沒有系統開展起來。在許多企業里，企業管理者對于檔案工作的日常業務知之甚少，檔案工作開展過程中受到各種阻礙，致使企業檔案工作水平長期停滯不前。

3 強化檔案工作，助推文化建設

3.1 提高企業管理者對于檔案工作的重視程度

企業檔案工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計等各項工作，具體涉及到文書、科研、會計、基建、設備、聲像、實物、電子等各種門類和載體的檔案，服務于應對訴訟、勞資糾紛、應收賬款收回、項目申報、稅務減免、信用評級、客商驗廠、工程改建擴建、設備改造、職工培訓、參展布展、品牌宣傳等各項事務。檔案工作作為企業管理工作的重要組成部分，應加強其在企業中的重要地位，企業管理者要真正重視檔案工作、合理配備工作人員、提供明確的晉升方向和較高的薪酬水平，將檔案工作作為文化建設的重要“抓手”，充分發揮出檔案工作的價值。

3.2 加大檔案編研工作力度，展現企業文化魅力

企業應在檔案日常工作的基礎上，加強檔案編研開發工作，編制諸如“企業會議文件匯編”、“企業發文匯編”、“企業專題概要”、“科技項目簡介”、“企業宣傳專題匯編”、“企業年鑒”、“企業組織沿革”、“企業榮譽錄”、“企業信用檔案匯編”等專題性資料，將這些專題性資料所包含的企業文化淋漓盡致地展現出來，使檔案利用者能夠充分感受和融入到企業文化建設中來。

3.3 加強檔案利用工作，以檔案利用促進文化建設宣傳工作

檔案工作的終極任務是提供利用服務工作，大力開展檔案利用工作是實現檔案工作價值的最佳途徑。檔案管理機構應圍繞利用工作實施“走出去”戰略，開展多種形式的檔案利用服務工作，有條件的企業可以著手開展檔案展館建設，使檔案展館成為上級來訪、商務會談、客戶驗廠、職工教育、品牌推廣的前沿“陣地”和文化展示中心。同時，對與職工利益密切相關的企業檔案，如職工代表大會會務材料、企業重大戰略決策、工會福利分配、職務晉升機制等與員工利益密切相關的檔案，要鼓勵以適當的形式公開出來，以充分尊重和體現員工的知情權和使用權，使企業職工真正認同和了解企業檔案工作，為企業文化建設的發展起到推動作用。

加強企業文化建設，是企業提升核心競爭力和持續、健康發展的重要保證和有效途徑。檔案工作作為企業文化建設的“抓手”和推動力，其在企業文化建設中將發揮越來越重要的作用。我們要通過不斷加強和改進檔案工作，創造出一系列文化建設成果，推動企業文化建設蓬勃、快速、穩定地向前發展。

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