淺談檔案數字化管理

李丹辰

摘 要：長期以來，檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索費時，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤，這對社會經濟的發展不利，隨著計算機信息技術的發展，檔案的數字化已成為必然的趨勢。

關鍵詞：檔案管理；數字化

檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，為了充分發揮檔案資源的價值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題，但長期以來，我們的檔案資料固守傳統的模式，一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便，對檔案的備份也需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤，這對社會經濟的發展不利，隨著計算機信息技術的發展，檔案的數字化已成為必然的趨勢。

1 檔案數字化管理定義

檔案數字化管理就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 檔案管理數字化是信息時代的必然要求，建設數字化的檔案管理應注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。

2 實現檔案數字化管理措施

要實現檔案數字化管理，最關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中，而要實現這個動作，一是需要有關硬件，有關硬件即電腦設備、掃描設備、數碼相機等；二是需要電腦軟件，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發設計的檔案管理軟件；三是檔案實體和信息化成果和設備的安全；四是加強對檔案工作者的培養與培訓。首先，徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。其次，加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。最后，強化檔案工作者訓練，加強培訓。對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，同時突出時代應用知識教育，對檔案工作者進行市場經濟理論、法律等知識系統的教育培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

3 對檔案管理數字化軟件要求

檔案管理數字化軟件必須是以公文處理一條龍、各類檔案的規范化管理為一體的檔案管理軟件，該軟件可采用Access、Sql sever數據庫，分為單機版、C/S網絡版兩個版本，可穩定運行于主流操作系統，軟件應嚴格參照國家檔案管理局《歸檔文件整理規則》進行開發設計，軟件界面友好、功能全面、操作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助等模塊，涵蓋日常工作的方方面面，并且應有檔案自動采集、登記簿連續打印等功能。

筆者認為檔案管理軟件應具有8大特點：

1、以國家檔案局最新發布的《歸檔文件整理規則》為標準設計，專業性強，權威性高，操作方便易上手，成功應用于很多行業。

2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助模塊，涵蓋資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，并使工作處理流程規范化，從而大大提高工作效率。

3、支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持保存電子路徑，可直接打開目標文件夾、文件或網頁。

4、根據錄入檔案資料的不同，可自定義檔案模板。

5、可利用日常錄入的數據對檔案內容進行自動采集，方便省心。

6、內置完備的打印格式并可對打印格式自定義，支持連續打印登記簿，類似銀行打印存折，使每頁最終打印為滿頁。

7、可以設置多個用戶，并且根據工作需要為每個用戶設置不同權限，提高了系統數據的保密性和安全性，滿足了各類檔案的管理和控制需求。

8、可以通過局域網或廣域網上的其它計算機進行數據的登記、檢索，并可授權相關用戶直接打開登記的電子文檔。

4 檔案實體的安全管理

1、檔案部門要對擬數字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄或標示。

2、檔案部門人員應按照工作計劃分批調檔，并與數字化服務機構的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內容、數量、狀況、交接時間和經辦人等。

3、檔案數字化加工不得損毀檔案，出現檔案損毀的，需按有關規定進行處罰，并進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。

4、檔案數字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設備編號、數量、經手人、加工時間等，數字化加工過程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉。

5、檔案數字化過程中發現有涉密標識且無解密標識的檔案，數字化外包服務機構應停止該檔案的數字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6、正在進行數字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

7、數字化檔案要專人專柜保管，數字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲處理。

5 檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理

1、檔案數字化任務完成后，檔案部門應組織專業人員按照本《規范》的要求，對向檔案部門移交的數字化加工介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）、加工監控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收。

2、檔案數字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數據交接手續。

3、檔案數字化任務完成后，數字化服務機構應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，并將其與數字化過程中使用過的其他移動存儲介質一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續。

4、檔案數字化任務完成后，檔案部門必須組織專業人員對數字化服務機構所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

5、數字化服務機構應將檔案數字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內容進行管理。

目前我國正處于信息時代，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現信息現代化管理的主要問題。隨著數字化技術的廣泛應用，隨著電腦網絡及其他數字平臺的應用，數字化管理已經成為可能。知識經濟時代對檔案管理工作提出了更新更高的要求，這就需要檔案管理逐漸完成由傳統管理模式向現代管理模式的轉變，由傳統的管理理念向現代管理理念的轉變，同時貫穿于管理實踐之中。檔案管理人員更要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理現代化和自動化的需要，為企事業發展提供良好的服務。