淺談科研單位檔案工作存在的問題及對策

于謐

科技檔案記錄和反映了科學(xué)技術(shù)研究及技術(shù)推廣應(yīng)用等活動，是科研活動開展的重要參考和必要條件，是一項(xiàng)極其珍貴的科研信息資料。水利科研檔案中涵蓋大量的水利科研及水利科技信息，它記載和反映了水利科學(xué)研究活動的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)和最終的研究成果，為水利科技信息和科技知識的儲備提供平臺。

1 檔案工作中存在的問題

1、檔案工作的認(rèn)識誤區(qū)。科研單位是承擔(dān)科研管理及技術(shù)創(chuàng)新的主體，主要業(yè)務(wù)范圍包括各類基礎(chǔ)性研究、新技術(shù)研究以及新技術(shù)的推廣應(yīng)用等。因此，科研類的單位的室藏檔案以科技和科研類的檔案為主，也包含引進(jìn)新設(shè)備的科技檔案。而科研單位通常具有人員數(shù)量少，科研場地面積小，科研領(lǐng)域?qū)I(yè)化的特點(diǎn)，極少設(shè)置專門的檔案管理部門。與科研工作不同，檔案管理工作所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益不夠直接，也使得有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理在科研工作中所起到的重要作用缺乏認(rèn)識，進(jìn)而對檔案工作平時(shí)的工作量估計(jì)不足。

由于科研單位大多數(shù)存在重科研業(yè)務(wù)、輕行政管理的問題，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，科研單位的檔案管理工作一般掛靠在相關(guān)的非業(yè)務(wù)科室，比如綜合辦公室，處于科研管理活動的邊緣。這也造成具體從事檔案工作的人員責(zé)任心缺失，出現(xiàn)對自身工作定位的偏差，認(rèn)識不到檔案工作的意義，放松學(xué)習(xí)，缺乏扎實(shí)的檔案管理理論和基礎(chǔ)知識，對本單位涉及業(yè)務(wù)的專業(yè)知識特點(diǎn)也了解不夠。同時(shí)，科研工作主要以項(xiàng)目分組進(jìn)行，業(yè)務(wù)科室之間人員調(diào)動、調(diào)配頻繁。這也直接導(dǎo)致兼職檔案人員無法長期固定，對科研項(xiàng)目檔案收集管理工作的職責(zé)搞不清楚，同時(shí)檔案管理責(zé)任科室也難以對其進(jìn)行集中的專業(yè)培訓(xùn)。

2、科技檔案歸檔文件資料不完整。作為檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案收集工作直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項(xiàng)工作。通常一個(gè)科研項(xiàng)目從前期調(diào)研、立項(xiàng)到最后的項(xiàng)目驗(yàn)收、成果鑒定，需要一年甚至幾年的時(shí)間。科技檔案應(yīng)注重日常收集，時(shí)間跨度較大導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)，保管不善，易丟失。由于科技檔案管理與科技項(xiàng)目管理相互脫節(jié)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理的人員大多僅對關(guān)鍵性技術(shù)材料保管較好，而對于科研中期的試驗(yàn)數(shù)據(jù)等材料的收集重視程度不夠，而這些材料對于今后的科研工作具有極大的參考價(jià)值。另外，由于缺乏對科研內(nèi)容的深入認(rèn)識，項(xiàng)目檔案管理的人員在收集資料時(shí)容易出現(xiàn)“數(shù)量多、質(zhì)量低”的情況，收集的資料名義上都有，但缺少重要原始記錄和關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容，甚至不屬歸檔范圍的資料也放進(jìn)科技檔案中，造成以后檔案參考、查閱的不便。

3、科技檔案管理手段落后。科研單位由于檔案數(shù)量較少，大多還采用傳統(tǒng)的檔案保管利用的辦法。隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)的普及程度越來越高，無紙化辦公被廣泛接受，無論公文還是普通文件，直接在電腦上產(chǎn)生的越來越多，文件的傳閱也多在單位內(nèi)部通過OA系統(tǒng)完成。在目前的檔案工作中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于檔案文件的檢索查閱，其他方面的功能普及率相對較低。科技檔案管理手段落后的一個(gè)重要原因也是檔案管理人員隊(duì)伍年齡偏大、對計(jì)算機(jī)技能的掌握不夠熟練。檔案管理人員需要對電子檔案的歸檔管理以及室藏檔案的數(shù)字化等方面的技能進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高科研檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，促進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，進(jìn)而提高科研檔案管理手段，增強(qiáng)科技檔案的信息化程度。

2 思考與對策

1、加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識。首先，加大檔案作用的宣傳，使科研單位從領(lǐng)導(dǎo)層面上加強(qiáng)對于檔案工作的了解，理解檔案工作的意義，認(rèn)識到檔案工作的重要性。只有從領(lǐng)導(dǎo)層面真正重視檔案工作，科研人員及具體負(fù)責(zé)檔案工作的科室及人員才能更加積極、認(rèn)真的對待檔案管理工作。對于具體工作人員，應(yīng)加強(qiáng)檔案收集、整理等具體操作和基本知識的宣傳學(xué)習(xí)。了解科技檔案范圍，結(jié)合本單位的科研活動實(shí)際制定出有針對性的收集和整理辦法，加強(qiáng)同其他兄弟單位的交流，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高本單位科研檔案收集的效率和質(zhì)量。在最好基礎(chǔ)的收集和保管工作的基礎(chǔ)上，負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源的利用，注意從本單位室藏檔案中挖掘有價(jià)值、有亮點(diǎn)的內(nèi)容，在單位內(nèi)部甚至外部進(jìn)行宣傳報(bào)道。

2、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)尊重檔案、尊重歷史、保守機(jī)密的檔案工作職業(yè)道德。增強(qiáng)檔案工作人員愛崗敬業(yè)的精神，熱心為科研業(yè)務(wù)人員提供服務(wù)。檔案工作人員還應(yīng)熟悉有關(guān)的科研項(xiàng)目從申報(bào)到驗(yàn)收結(jié)題的具體流程，加強(qiáng)本專業(yè)必備的各種新的理論知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能的學(xué)習(xí)。在檔案管理隊(duì)伍中，吸收年輕員工，為檔案管理隊(duì)伍注入新能量。同時(shí)，能夠按照這些專業(yè)知識的要求對所收集的文件資料進(jìn)行篩選、整理加工和分析研究，去偽存真，不斷充實(shí)和完善專業(yè)知識的能力。

社會形勢在變化，工作方式在發(fā)展，檔案工作人員也要提高思想認(rèn)識，抓住信息化管理的大方向，在工作中積極創(chuàng)新，在工作中遇到的新情況、新問題時(shí)要善于分析，結(jié)合以往積累的經(jīng)驗(yàn)對這些新情況和問題進(jìn)行總結(jié)，探索出符合本單位實(shí)際情況的新方法。檔案管理人員必需提高自己的綜合素質(zhì)，除必須具備的政治理論知識外，還應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識以及改革創(chuàng)新能力。使自己成為一個(gè)既熟悉檔案專業(yè)，又懂得相關(guān)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才。

3、做好歸檔資料的收集整理工作。在科研項(xiàng)目工作開展的初始階段，就要落實(shí)該項(xiàng)目的具體檔案管理專員，對項(xiàng)目實(shí)行從始至終的跟蹤，負(fù)責(zé)項(xiàng)目開展過程中的所有文件材料收集管理。一旦出現(xiàn)文件材料丟失或不完整，要及時(shí)補(bǔ)救。科研活動中有些形成周期短、時(shí)效性強(qiáng)的文件材料，要隨時(shí)收集，以免出現(xiàn)因拖延造成的資料缺失，影響檔案收集質(zhì)量。而項(xiàng)目進(jìn)行過程中，部分形成周期較長的文件材料，應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行的節(jié)點(diǎn)劃定收集的時(shí)間段，從而保證文件材料的完整性。在檔案資料收集整理過程中，應(yīng)特別注意歸檔文件的原始性要求，盡量不要出現(xiàn)以復(fù)印件替代原件的情況，保證檔案材料能夠如實(shí)記錄一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到鑒定驗(yàn)收的過程。

4、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理。加大計(jì)算機(jī)信息化管理軟件的開發(fā)及更新力度，將科技檔案信息以數(shù)字形式進(jìn)行存貯和處理，以網(wǎng)絡(luò)化的互聯(lián)方式進(jìn)行統(tǒng)一管理。在加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。科技檔案的信息化管理就是以現(xiàn)代科學(xué)的管理手段和理論方法，對檔案工作中存在的規(guī)律性問題進(jìn)行處理。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅是對歸檔材料進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入和實(shí)現(xiàn)電子檢索，還要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)科技信息自由存儲以及資源共享。