加強(qiáng)畢業(yè)大學(xué)生檔案管理的論述

黃剛

摘 要：我國大學(xué)生的畢業(yè)檔案在社會(huì)整體人事檔案管理中占據(jù)重要位置，通常情況下，在大學(xué)生畢業(yè)參加工作后，單位都要參考檔案，進(jìn)行對(duì)大學(xué)生綜合能力的評(píng)估工作。所以，大學(xué)生檔案對(duì)于畢業(yè)生的發(fā)展前景等具有重要意義。在本文中，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)如何加強(qiáng)畢業(yè)大學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行討論和研究，并且在文章中提出一些解決措施。希望可以對(duì)相關(guān)工作提供一定的幫助，有效提高大學(xué)生檔案管理工作的準(zhǔn)確性和整體效率。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)大學(xué)生；檔案管理；加強(qiáng)

畢業(yè)生的個(gè)人檔案，是學(xué)生自身信息的重要承載體，在畢業(yè)生在進(jìn)一步升學(xué)和步入社會(huì)求職過程中，會(huì)發(fā)揮重要位置。大學(xué)生檔案主要記載的就是，學(xué)生在大學(xué)期間參加活動(dòng)和學(xué)習(xí)的情況的記錄。其可以充分反映大學(xué)生的思想道德水平和專業(yè)素質(zhì)水平，主要有大學(xué)各學(xué)期成績?cè)斍椤€(gè)人特點(diǎn)、獎(jiǎng)懲情況、身心素質(zhì)、專長愛好等信息。用人單位在前期可以通過學(xué)生檔案，進(jìn)行對(duì)大學(xué)生綜合素質(zhì)的判定，從而決定要不要錄取畢業(yè)生進(jìn)入單位。另外，畢業(yè)生檔案不僅會(huì)在學(xué)生競爭工作崗位時(shí)，發(fā)揮重要作用，還會(huì)在后期單位的選拔和任用以及考核中，發(fā)揮重要作用。同時(shí)，對(duì)于學(xué)校在進(jìn)行對(duì)學(xué)生的管理時(shí)，大學(xué)生檔案也會(huì)發(fā)揮重要作用。可以在學(xué)生管理中起到重要位置。但是，在現(xiàn)階段的學(xué)校畢業(yè)生檔案管理中，存在不少材料錯(cuò)誤，材料不完整收集不及時(shí)，檔案遞交不及時(shí)的情況，造成了大學(xué)生檔案存在一定缺陷和不足。所以，在高校不斷擴(kuò)招學(xué)生，提高教學(xué)質(zhì)量的情況下，為提高對(duì)大學(xué)生前途的負(fù)責(zé)性，必須進(jìn)行對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的加強(qiáng)和提高。

1 加強(qiáng)學(xué)校對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視程度

現(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作時(shí)，對(duì)于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只負(fù)責(zé)保管，而不加強(qiáng)對(duì)檔案準(zhǔn)確性的負(fù)責(zé)。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在上級(jí)部門進(jìn)行檢查時(shí)，能夠及時(shí)的進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。但是，對(duì)于學(xué)生來說，檔案記錄著個(gè)人經(jīng)歷，并且對(duì)工作后的辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)，考取公務(wù)員等，都要進(jìn)行查閱檔案。所以，學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視。

2 規(guī)范檔案材料的整理

首先組織人事 需要對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時(shí)組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責(zé)任落實(shí)在人上，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據(jù)檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時(shí)，在進(jìn)行對(duì)檔案文件進(jìn)行整理時(shí)，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時(shí)盡量選擇碳素墨水。同時(shí)，需要對(duì)工程不同階段的檔案文件進(jìn)行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。

3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作

3.1 提高創(chuàng)新觀念

進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理工作，首先就需要改變相關(guān)畢業(yè)生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創(chuàng)新管理理念。通過對(duì)高素質(zhì)人員的培養(yǎng)以及對(duì)相關(guān)工作人員的定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其可了解到最新的學(xué)生管理方式，緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，把所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到畢業(yè)生檔案管理中，再結(jié)合畢業(yè)生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進(jìn)的管理方案。通過對(duì)工程相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的提升，建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，不斷吸取新知識(shí)，保持工程管理方式的先進(jìn)性。另外，需要明確畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理具有緊迫性，每一份畢業(yè)生檔案，就關(guān)系到畢業(yè)生的前途問題。同時(shí)也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經(jīng)驗(yàn)，不斷通過對(duì)畢業(yè)生檔案管理管理的創(chuàng)新，保持畢業(yè)生檔案管理水平維持在一個(gè)較高的水平。

3.2 重視加強(qiáng)人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)建設(shè)

進(jìn)行創(chuàng)新管理，需要進(jìn)行建設(shè)一個(gè)完整有效的人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)，在其中對(duì)于相關(guān)部門的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明文規(guī)定，更加有效的保證了各部門聯(lián)接工作，使其意見更夠統(tǒng)一，減少對(duì)管理措施進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量水平。另外，對(duì)于人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質(zhì)較高，實(shí)踐能力較強(qiáng)并且具有創(chuàng)新意識(shí)的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)順利運(yùn)行，以及建筑畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理，提高管理水平與高素質(zhì)人才投身管理實(shí)踐中的熱情。

3.3 建立創(chuàng)新管理機(jī)制

管理機(jī)制在畢業(yè)生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業(yè)生檔案管理的管理工作人員，應(yīng)積極的對(duì)相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新管理。積極的引進(jìn)外界具備現(xiàn)代化優(yōu)點(diǎn)的管理機(jī)制。在管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，工作人員可提出一部分的激勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新管理的鼓勵(lì)制度，提高工作人員對(duì)自身工作的熱愛。

4 檔案工作人員綜合素質(zhì)不高的問題以及解決措施

4.1 工作人員綜合素質(zhì)不高

進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的工作人員中，大多數(shù)缺乏專業(yè)知識(shí)。在開始工作之前沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，不了解畢業(yè)生的檔案管理方式，同時(shí)不重視檔案收集整理工作質(zhì)量。極易導(dǎo)致最后造成整理的學(xué)生檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，嚴(yán)重不符學(xué)生實(shí)際情況等，對(duì)學(xué)生今后進(jìn)入社會(huì)和工作，造成不良的影響。

4.2 加強(qiáng)人員綜合能力的措施

4.2.1首先加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理中專業(yè)人才管理，檔案管理專業(yè)人員是保證畢業(yè)生檔案管理工作的重中之重，作為整個(gè)檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質(zhì)量，首先就要對(duì)檔案收集整理的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀。使其在進(jìn)行收集整理或者是在進(jìn)行檢查檔案工作時(shí)更有利。減少在工作時(shí)的失誤。所以定期對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)工作已刻不容緩。

4.2.2其次提高畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，建立相應(yīng)的責(zé)任制度。保證畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行，提高相關(guān)工作人員的質(zhì)量意識(shí)，對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，使其增強(qiáng)其對(duì)工作的責(zé)任感和相關(guān)科學(xué)技術(shù)水平。使其具有準(zhǔn)確率第一的觀念，嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，明確其工作職責(zé)。同時(shí)加強(qiáng)管理階層對(duì)于工作人員的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。

4.2.3保證人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。才能做到對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的保證。只有畢業(yè)生檔案管理工作人員具有進(jìn)行施工的綜合素質(zhì)，并發(fā)揮自身所掌握的知識(shí)和技能的有利影響，就可有效推動(dòng)檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，避免人的因素阻礙工作的進(jìn)行，進(jìn)而提高檔案收集整理工作的規(guī)范性。

5 運(yùn)用信息化技術(shù)手段

現(xiàn)如今社會(huì)的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對(duì)于社會(huì)來說就是第一生產(chǎn)力，運(yùn)用高科技的信息化技術(shù)手段，進(jìn)行畢業(yè)生檔案收集整理管理。修復(fù)在檔案收集整理數(shù)據(jù)上出現(xiàn)的一些混亂性的情況，針對(duì)這點(diǎn)，必須在畢業(yè)生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進(jìn)而為檔案管理效率以及準(zhǔn)確性的提升做出大幅度的貢獻(xiàn)。

6 結(jié)束語

在進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理工作時(shí)，我們需要對(duì)眾多的影響因素進(jìn)行重視，但是最主要的還是加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓工作人員能夠真正具有重視檔案管理工作的意識(shí)，同時(shí)，這也是保證畢業(yè)生檔案管理工作順利開展的前提。相關(guān)單位可以通過進(jìn)行各種講座培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)等，有效保證畢業(yè)生檔案管理工作的整體質(zhì)量。

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