臺州市公路系統檔案工作起步較早,市本級公路管理部門綜合檔案室分別于2003年、2006年和2008年通過檔案目標市一級、省二級、省一級標準認定,2010年被評為浙江省首批示范數字檔案室,下屬各縣市區公路部門全部通過省二級以上檔案目標管理認定工作(其中3家省一級、7家省二級),可以說臺州公路部門檔案工作已經踏入規范化、科學化、現代化管理的路子。
隨著檔案管理水平的提高,各項工作對檔案信息資源的需求日益增大,檔案編研工作也有了長足的進步,但通觀全系統編研工作,普遍存在兩個較為突出的問題,一是存在重管理輕編研的“舊觀念”,一直以來,大家都認為檔案工作重點在于收集、整理、保管資料,強調歸檔及時、分類合理,較少注意編研工作,使得檔案利用工作受到限制。二是存在重“編”少“研”情況,檔案編研工作停留在基礎階段,即文件匯編型階段,大部分屬于對檔案資料的羅列和匯總,如大事記、組織沿革、年鑒、數據匯編、專題概要、全宗介紹等,在編研創新、編研深度方面存在不足,和省市級檔案主管部門的編研成果比較起來水平和質量差距很大,檔案的價值難以得到充分發揮。本文就以筆者所在的公路部門為例,談談如何優化檔案編研工作,不斷深化檔案利用工作。
1 改變對編研工作的舊觀念
要改變對編研工作的模糊認識,破除“重藏輕用”的舊觀念,樹立正確的檔案編研觀。檔案工作好比一座金字塔,收集、整理、歸檔工作處于金字塔的底部,是檔案管理工作的基石,基石必須牢固,嚴絲無縫,這是做好檔案工作的基本要求。而檔案編研處于金字塔的中上部,其中“編”位于金字塔的中部,是對室藏檔案的篩選、匯編,屬于一次加工,“研”則位于金字塔的頂部,是對室藏檔案的深層次加工,是一項技術含金量較高的工作。要對檔案資料進行深入探索和挖掘,有效地開發利用檔案資源,編研工作才能取得成效,檔案管理工作才有持久力和生命力。
2 圍繞公路部門中心工作選題
編研工作的目的是為領導決策服務、為中心工作服務,這也是檔案編研選題的基本方向。脫離業務工作的選題,就談不上編研材料的專業性。要了解和掌握公路部門的中心工作,在安排全年的檔案編研工作計劃時,要先摸清公路部門檔案利用需求的趨向,以此來確定選題,才能滿足單位實際工作的需求。比如從公路部門年度工作目標考核切入,體現檔案工作圍繞中心、服務中心的主旨。同時,要關注公路部門的熱點工作,比如2014年迎國檢工作(迎接交通部檢查)是省市公路部門的重中之重、2016年度美麗公路建設更是列為市政府工作重點,以這些公路熱點工作為立足點和著力點,聯合業務科室進行深加工,才能編出高質量、深層次的編研成果,才能使檔案資料發揮價值。
3 結合部門特色工作挖掘編研亮點
以室藏檔案資源為立足點,突出特色,加強資料的搜集,深入挖掘公路管理中的特色內涵,加以提煉。選題上既要堅持有創意,又要注重實用性,將靜態的檔案資料轉化為動態的、可利用的信息資源。編研的選題不在于大,而在于精,從一個點面切入,能完整地、連貫地、準確地反映某一項工作。比如以臺州農村公路的發展歷史為主題開展編研,臺州農村公路的發展市從成立康莊辦開始的,主要針對一些農村公路的路面硬化及改造、連成網絡、等級提升,2003年開始進入農村公路提標、提質的上升期,我們可以用圖文并茂的方式,詳細地展示臺州農村公路變遷之路,體現臺州公路工作的跨越式進步。
現在越來越多的信息可以通過圖片來解讀,我們可以在傳統以文字為主的編研基礎上,進行一些圖片編研材料的開發,結合工作特點選擇用圖片就可以直接表現主旨的某項工作或成果,比如臺州的橋梁管養工作一直走在全省前列,安全監管經驗在全省推廣的基礎上,更是得到交通運輸部專家的高度肯定。我們以臺州公路橋梁發展為主題,以時間為線,梳理橋梁的發展史,或以橋梁等級為主脈絡,時間為輔,每類進行細致的分析。確定主題和大綱后進行高質量圖片的搜集、整理、編輯,標出詳細、精確的圖注,再延伸出橋梁的工作亮點和飛躍式進步。
總之,只有因地制宜,特色鮮明,與時俱進,才能保證檔案編研不斷出亮點。
作者簡介
馬慧敏(1980-),女,浙江臺州,碩士研究生,檔案館員,研究方向:檔案管理,人事檔案。